회의 의제 설정

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단계로
2 단계 중 1 : 의제 작성
처음부터 의제 만들기
캘린더 템플릿 사용
2/2 부 : 달력 사용 모범 사례
팁

질서 정연한 회의에는 잘 작성된 의제가 필요합니다. 회의가 많은 회의처럼 지루하고 효율적이되도록하지 마십시오. 상세하면서도 유연한 의제를 고수함으로써 가능한 한 짧은 시간에 모든 회의 목표를 달성 할 수 있도록 회의를 능률적이고 집중적으로 유지할 수 있습니다. 자신 만의 캘린더를 작성하든, 템플릿을 사용하든, 이미 가지고있는 캘린더를 최대한 활용하든, 시작하려면 아래 1 단계를 참조하십시오!

단계로

2 단계 중 1 : 의제 작성

처음부터 의제 만들기

달력에 제목을 지정하여 시작하십시오. 최고의 문헌에서 가장 건조한 스프레드 시트에 이르기까지 거의 모든 중요한 문서에는 제목이 필요하며 회의 의제도 예외는 아닙니다. 제목은 독자에게 두 가지 사실을 알려야합니다. 첫째, 그가 의제를 읽고 있다는 것과 둘째, 회의 주제를 알려야합니다. 마음을 정했으면 빈 문서의 맨 위에 제목을 넣으십시오. 제목이 화려하거나 복잡 할 필요는 없습니다. 비즈니스 맥락에서 일반적으로 간단하고 직접적인 제목이 가장 좋습니다.
- 제목에 별도 또는 큰 글꼴을 사용하려는 충동을 억제하십시오. 대부분의 경우 Times New Roman 또는 Calibri와 같은 단순하고 위엄있는 글꼴을 사용하고 제목을 문서의 나머지 글자와 동일한 크기 (또는 조금 더 크게)로 만들고 싶을 것입니다. 제목의 목적은 독자가보고있는 내용을 알리기위한 것이지 반드시 즐겁게하거나주의를 분산시키기위한 것이 아닙니다.
추가 "WHO?’, ’진실?"및"언제?"헤더에 데이터. 제목 뒤에 회의 의제에는 일반적으로 직장의 형식에 따라 세부적으로 달라질 수있는 헤더가 있습니다. 이 헤더는 일반적으로 제목 아래 줄에 관한 것입니다. 일반적으로 헤더에는 논의중인 주제와 관련이없는 회의에 대한 사실 정보를 간략하게 나열합니다. 이것은 참석하지 않은 사람들이 언제 어디서 일어 났는지, 누가 참석했는지 알 수 있도록하기위한 것입니다. 다음은 추가 할 수있는 몇 가지 사항입니다. 선택한 데이터에 관계없이 각 정보를 명확하게 식별해야합니다 (여기에서는 레이블 텍스트를 굵게 표시하는 것이 좋습니다).
- 날짜와 시간. 이들은 함께 그룹화되거나 별도의 섹션으로 분류 될 수 있습니다.
- 위치. 사업장에 여러 위치가있는 경우 주소를 적을 수 있지만 위치가 하나 뿐인 경우 회의중인 회의실의 이름을 지정할 수 있습니다 (예 : 회의실 # 3).
- 참석자. 직함은 일반적으로 선택 사항이지만 필수 사항은 아닙니다.
- 참석하는 특별한 사람. 특별 게스트, 연사 또는 컨퍼런스 리더가 될 수 있습니다.
목표와 함께 짧은 문장을 작성하십시오. 명확하게 정의 된 목적이없는 회의는 참석자가 논의 할 내용을 결정할 때 귀중한 시간을 낭비 할 위험이 있습니다. 머리글 다음 줄을 건너 뛰고 굵게 또는 밑줄이 그어진 텍스트를 사용하여 "목표"또는 "목표"와 같은 제목과 콜론 또는 개행으로 목표 섹션을 지정하십시오. 그런 다음 몇 가지 간결하고 예리한 문장으로 회의에서 논의 할 요점을 설명합니다. 여기에 1-4 개의 문장을 쓰는 것을 목표로 삼으십시오.
- 예를 들어 예산 회의에 대한 목표 설명을 작성하려는 경우 다음을 사용할 수 있습니다. "객관적인: 2014-2015 회계 연도의 주요 예산 목표를 나열하고 장기 비용 절감 조치에 대해 논의합니다. 또한 R & D 디렉터 인 Marcus Feldman은 최근 경쟁 설문 조사 결과를 발표 할 것입니다. "
- 과학적 맥락에서 글을 쓴 적이 있다면 목표 진술을 회의 요약이라고 생각하세요. 기본적으로 자세히 설명하지 않고 회의에서 논의해야 할 사항을 광범위하게 말하는 것입니다.
회의의 주요 요점에 대한 일정을 작성하십시오. 일정은 비즈니스 회의가 너무 오래 지속되는 경향을 퇴치하는 데 도움이됩니다. 목표 진술 후 줄을 건너 뛰고 일정에 굵게 또는 밑줄이 그어진 제목을 지정하고 일정에서 시간을 만들기 시작합니다 (주요 토론 요점과 일치하도록). 읽기 쉽도록 각 기간마다 고유 한 줄을 지정하십시오.
- 각 기간을 어느 한 쪽 계획된 시작 및 종료 시간, 또는 각 부분에 소요되는 시간. 한 시스템 또는 다른 시스템을 선택하고 일관성을 유지하십시오. 혼합은 전문가답지 않게 보입니다.
- 즉, 해당 대화 주제의 시작 및 종료 시간으로 각 기간을 표시하거나 지속 할 시간을 적어 두는 것입니다. 예를 들어, 예제 줄은 "14:00 - 14:05: 소개 및 프레젠테이션 " 또는 ’5 분: 소개 및 현재 상태.”그러나 두 시스템 간의 전환은 피해야합니다.
특별한 손님을 위해 시간을 따로 정하십시오. 손님이 중요한 주제에 대해 논의하기 위해 회의에 오는 경우 이러한 사람들을 위해 회의 시간을 따로 확보하는 것이 좋습니다. 두 가지 이상의 대화 주제가 있더라도 각 게스트에게 자신의 시간 슬롯을 제공하십시오. 이러한 방식으로 모든 사람이 원하는대로 자신의 주제를 구성 할 수 있습니다.
- 당황스러운 일정 문제를 피하기 위해 사전에 게스트에게 연락하여 각자의 대화 주제에 대해 얼마나 많은 시간이 필요한지 알아보십시오.
회의가 끝날 때 다른 업무를 위해 여분의 시간을 남겨 두십시오. 이 시간 동안 사람들은 혼란스러운 대화 주제에 대한 설명을 요청하고, 자신의 의견을 표현하고, 향후 회의 주제를 제안하고, 기타 의견을 남길 수 있습니다. 이 설문 조사를 일정의 마지막 항목으로 포함하여 명시 적으로 만들거나 회의의 마지막 지점 이후에 직접 표시 할 수 있습니다.
- 회의가 끝나고 아무도 추가 질문이나 의견이없는 경우 언제든지 회의를 일찍 종료 할 수 있습니다. 많은 참석자들이 아마 감사 할 것입니다!
대화 주제에 대한 개요를 제공 할 수도 있습니다. 일반적으로 일정은 회의 의제에서 가장 큰 비중을 차지합니다. 사람들이 토론을 안내하기 위해 찾는 부분입니다. 그러나 이러한 추가 노력을 기울일 필요는 없지만 핵심 사항에 대한 추가 개요를 제공하면주의가 산만 한 참석자들에게 매우 도움이 될 수 있습니다. 개요는 참석자들에게 회의에서 제시된 아이디어의 배열을 상기시키고 언급 된 각 주제를 따라 가기 어려운 사람들을 돕습니다. 다음은 사용할 수있는 요약 유형의 예입니다.
- I. 우선 순위가 높은 예산 항목
  - A. 직원 출장 예산
    B. 딜러 요율
    - 나는. 더 나은 거래 협상?
    C. 로비 비용
  II. 이직률 개선 조치
  - A. 대체 서비스 계약
    - 나는. 고객에게 옵션 제시
      ii. 피드백 받기
    B. 모바일 기술에 대한 재투자
  ...등등.
오류를 전달하기 전에 달력에서 오류를 확인하십시오. 일부 참석자는 회의 의제에 크게 의존 할 수 있으므로 전달하기 전에 오류를 확인하는 것이 좋습니다. 이것은 참석자들에게만 호의를 베푸는 것이 아니라 세부 사항에 대한 관심과 직위에 대한 가치에 긍정적으로 반영됩니다.
- 또한 일기에 오류가 없는지 확인하면 도움이 될 수 있습니다. 시각 너를 구해줘 얼굴 실수로 가득 찬 의제를 설명하는 데 시간을 할애하면 회의를 혼란스럽게 할 수 있으며 특히 중요한 사람들이 참석할 때 당황 스러울 수 있습니다.

캘린더 템플릿 사용

워드 프로세서에 포함 된 템플릿을 사용하십시오. Microsoft Office, Pages for Mac 등과 같은 많은 워드 프로세싱 프로그램에는 회의 일정을 포함하여 모든 종류의 개인 및 전문 문서에 대한 표준 템플릿이 있습니다. 이러한 템플릿을 사용하면 놀랍도록 빠르고 쉽게 전문적인 문서를 만들 수 있습니다. 일반적으로 이러한 유형의 템플릿은 미학적으로 만족스러운 레이아웃의 논리적 섹션으로 구성됩니다. 해당 공간에 관련 데이터를 입력하기 만하면됩니다!
- 각 워드 프로세서는 약간 씩 다르지만 대부분의 템플릿 옵션을 사용하면 프로그램 창 상단의 메뉴 표시 줄에서 템플릿으로 이동할 수 있습니다.
- 워드 프로세서에서 템플릿을 사용할 수 있지만 적절한 회의 일정 템플릿이없는 경우 프로그램 제작자의 웹 사이트에서 템플릿을 다운로드 할 수 있습니다. 예를 들어 Microsoft Word 용 템플릿은 office.microsoft.com에서 사용할 수 있으며 Mac 용 Pages 용 템플릿은 Apple App Store에서 찾을 수 있습니다.
외부 소스에서 템플릿을 다운로드 할 수도 있습니다. 워드 프로세서에 기본적으로 달력 템플릿이 포함되어 있지 않고 공식 사이트에서 얻을 수없는 경우에도 걱정하지 마십시오. 온라인에서 사용할 수있는 무료 템플릿이 많이 있습니다. 선호하는 검색 엔진에서 "회의 안건 템플릿"과 같이 간단히 검색하면 수십 개의 관련 결과가 제공됩니다. 그러나 이러한 결과가 모두 공식적이고 신뢰할 수있는 출처에서 나온 것은 아니기 때문에 사용할 템플릿을 선택할 때 구별하는 것이 중요합니다. 다음은 방문 할 수있는 몇 가지 외부 사이트입니다.
- Word 템플릿 저장-이 전문 사이트는 Microsoft Word를위한 다양한 품질의 템플릿을 제공합니다.
- Word Templates Online-Word 템플릿에 대한 또 다른 훌륭한 리소스입니다. 그러나이 페이지는 몇 가지 선택 사항 만 제공합니다.
- iWorkCommunity-Pages를위한 좋은 캘린더 템플릿입니다. 그러나이 템플릿은 이전 버전의 Pages (2009 년 이전) 용입니다.
- App Store에는 페이지 용 템플릿도 많이 있습니다. 안타깝게도 이들 모두를 무료로 사용할 수있는 것은 아닙니다.
템플릿의 필드를 채우십시오. 워드 프로세서에서 적합한 템플릿을 찾거나 원하는 템플릿을 다운로드 한 후에는 템플릿에 필요한 정보를 입력하기 만하면됩니다. 대부분의 템플릿에는 이름, 시간, 대화 주제, 섹션 제목 등을 입력 할 수있는 명확하게 표시된 영역이 있습니다. 모든 관련 필드를 작성하여 의제를 완료하고 나중에 작업에 오류가 있는지 확인하십시오. 캘린더 템플릿이 유용 할 수 있지만 맞춤법, 문법 및 사실적 오류로부터 보호하지 못합니다.
- 필드를 비워 두지 마십시오. 일정에서 "여기에 입력"이라고 만 쓰여있는 줄보다 더 아마추어 적으로 보이는 것은 없습니다. 어떤 이유로 작성하고 싶지 않은 템플릿 부분이있는 경우 비워 두지 말고 삭제하십시오.
필요에 따라 일정을 조정하기 위해 사소한 변경을 수행하십시오. 회의 일정 템플릿은 매우 유용 할 수 있지만 기본 캘린더 스타일과 레이아웃을 정확하게 고수해야하는 이유는 없습니다. 달력이 회사에서 설정 한 표준과 회의를 위해 설정 한 표준을 충족하는지 확인하려면 템플릿의 내용과 스타일을 자유롭게 변경하십시오.
- 예를 들어, 특정 템플릿이 매우 좋아 보인다고 생각하지만 헤더가 너무 길어서주의가 산만하다면, 적절하다고 생각되는 헤더의 불필요한 섹션을 삭제할 수 있습니다. 문서의 레이아웃이 훼손되지 않았거나 의제가보기 흉해 보입니다.

2/2 부 : 달력 사용 모범 사례

먼저 가장 중요한 주제를 선택하십시오. 회의 일정을 잡을 때 가장 중요한 주제를 일정 앞에 두는 것이 일반적으로 좋은 정책입니다. 이것으로 두 가지를 달성합니다. 첫째, 회의를 시작할 때 아직 피곤하지 않은 상태에서 모든 사람이 이러한 중요한 주제에 대해 토론 할 수 있습니다. 둘째, 회의가 조기에 종료되거나 특정 참석자가 종료 전에 퇴장해야하는 경우 중요한 주제가 이미 논의되었는지 확인합니다.
- 회의가 항상 계획대로 진행되는 것은 아닙니다. 회의가 끝날 때 사소하고 중요하지 않은 주제가 삭제되는 경우 직접 해결하거나 나중에 다른 회의를 예약 할 수 있습니다. 그러나 대화의 주요 주제를 다룰 수 없다면 회의가 목표의 일부를 달성하지 못한 것이므로 실망스럽고 당황 스러울 수 있습니다. 가장 중요한 주제를 일정의 맨 위에두면 대개 이 문제.
일정에 충실하되 융통성이 있어야합니다. 회의를 계획하고 진행할 때 가장 큰 위험 중 하나는 계획보다 시간이 오래 걸린다는 것입니다. 직원은 일반적으로 싫어함 너무 길고 당연한 회의는 엄청나게 지루할 수 있고 사람들이 실제 업무를 대신하는 것을 방해 할 수 있기 때문입니다. 회의 일정을 지키려면 시계를 주시하고 기회가된다면 "제 시간에 여기에서 나오려면 다음 주제로 넘어 가야합니다. 다음 주제로 넘어 가야합니다. "
- 그러나 회의는 계획대로 진행되지 않는 경우가 많으므로 회의의 일부가 원하는 것보다 오래 걸리는 경우 보상 할 준비를해야합니다. 제한된 시간 내에 최대한 유연하게 논의하십시오. 예를 들어 회의의 일부가 기한이 지난 경우 회의의 다른 부분에 대한 토론을 다듬거나 회의에서 상대적으로 중요하지 않은 부분을 모두 생략하여 제 시간에 끝나도록 할 수 있습니다.
회의 전에 의제 작성을 시작하십시오. 캘린더가 반드시 다른 유형의 비즈니스 문서 (예 : 보고서, 데이터 스프레드 시트, 프레젠테이션 슬라이드 등)만큼 중요하지는 않지만 특히 캘린더를 동료와 공유하는 경우에는 여전히 전문적이고 세련된 캘린더를 원합니다. 회의. 회의. 양질의 문서를 작성할 수있는 충분한 시간을 확보하려면 가능한 한 빨리 일기 쓰기를 시작하십시오.
- 일찍 시작하면 회의 안건에 대한 피드백을받을 수있는 이점도 있습니다. 캘린더의 예비 버전을 동료 또는 감독자와 공유하고 입력을 요청하면 이전에 없었던 결함을 수정하고 누락 된 세부 정보를 추가하는 데 도움이 될 수 있습니다. 캘린더를 작성하는 마지막 순간까지 기다리면이 피드백을 요청할 시간이 없을 수 있습니다.
- 회의 전날 정기 회의를 위해 의제를 작성하는 것은 피할 수 있지만 중요한 회의를 준비하는 데 몇 주가 걸릴 수 있습니다.
회의 참석자들과 의제를 공유하십시오. 모든 사람이 논의 할 주제에 대한 완전한 지식을 가지고 회의에 참석할 수 있도록 미리 모든 사람과 의제를 공유하는 것이 좋습니다. 근무하는 기업 문화에 따라 여러 장을 인쇄하여 개인적으로 나눠 주거나 단순히 캘린더를 첨부 파일로 이메일로 보내는 것을 의미 할 수 있습니다. 그러나 캘린더를 배포하는 경우 보내기 전에 기술적 오류가 없는지 확인하십시오.
- 회의의 중요성에 따라 최소한 회의 1 ~ 2 시간 전에 참석자에게 의제를 제공 할 수 있습니다. 크고 중요한 회의의 경우 하루 이상 미리 의제를 보내야 할 수 있습니다.
- 사람들이 바쁘거나 잊어 버리는 경우가 많기 때문에 누군가 자신의 일정을 잊어 버린 경우를 대비하여 일정의 추가 사본을 회의에 가져 오는 것이 현명한 생각입니다.

팁

누군가 회의에 참석할 수없는 경우 의제 상단에 "결석 발표"섹션을 만들거나이를위한 공간을 남겨두고 회의 중에이를 알리십시오.
한 사람을위한 훌륭한 리소스 생산적인 회의는 "DARV"(목표, 의제, 역할 및 책임)를 사용합니다. 우선 회의에 객관적인 가지다. 정보를 제공하기 위해 회의를 개최하는 경우 회의에 사람들의 시간을 낭비하지 마십시오. 그들에게 뉴스 레터를 보내십시오. 목표에는 활성 구성 요소와 가능한 경우 표시 할 제품이 있어야합니다. "팀을위한 분기 별 목표 설정". 의제는 목표를 달성하기 위해 다룰 주제의 목록이며, 일정을 추적 할 수있는 시간 제한이 있습니다. 예 : "1. 지난 분기 목표 (15 분)의 상태 확인, 2. 목표에 대한 기타 비즈니스 제안 (20 분), 3. 상위 5 개 목표 (10 분) 선택 등") 역할 및 책임의 경우 회의를 주도하는 사람, 메모를 작성하는 사람, 회의 결과 작업 항목을 할당하는 사람을 결정합니다.
회사에 캘린더 용 특수 양식이있는 경우이 양식을 템플릿으로 사용하십시오. 어떤 곳에서는 공식을 고수하는 것이 필수적입니다.
동료가 선호하는 항목에 따라 사람들이 의제에 대한 아이디어를 제안 할 기한을 정하는 것이 유용 할 수 있습니다. 마감 날짜와 시간을 말하고 준수하십시오. 캘린더를 개선하거나 이벤트가 원래 캘린더를 대체 할 때 추가 할 공간을 만드십시오.