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• 단계로
• 3 단계 중 1 : 자신을 식별
• 3 단계 중 2 단계 : 의견을 말하세요.
• 3/3 부 : 마무리
• 팁
• 경고

업무를 위해 고객에게 자주 전화해야하는 경우 음성 메일을 자주 남겨야 할 가능성이 높습니다. 그러나 삐 소리가 난 후에 정확히 무엇을 말해야합니까? 의사 소통 할 모든 관련 정보를 기억하는 것은 신경이 쓰일 수 있으며, 이로 인해 중요한 세부 정보를 말하지 못할 수 있습니다. 음성 메일 시스템을 사용하면 혼란스럽고 즉석에서 음성 메일을 다시 녹음 할 필요가 없습니다. 머릿속의 체크리스트를 빠르게 살펴보면 필요한 모든 정보를 제공했고 다시 전화를받을 가능성이 더 높다는 것을 확인할 수 있습니다.

단계로

3 단계 중 1 : 자신을 식별

1. 올바른 억양을 사용하십시오. 메시지 녹음이 시작되면 명확하고 이해하기 쉽게 말해야합니다. 중얼 거리거나 너무 빨리 말하지 마십시오. 청취자의주의를 끌 수 있도록 흥미롭고 쾌활하게 들리도록 최선을 다하십시오. 리시버가 당신을 볼 수는 없지만 당신의 일반적인 인토네이션은 전화로 인식 될 것이므로 정확한 인토네이션을 전송하고 있는지 확인하십시오.
   • 당신이 말하는 모든 것을 명료하게 표현하십시오. 수신 상태가 좋지 않으면 음성이 왜곡되어 중퇴 할 수 있습니다. 정상적인 말하는 음성조차도 전화를 통해 중얼 거리는 소리처럼 들릴 수 있습니다.
   • 당신의 목소리는 당신이 걸고있는 전화의 유형과 일치해야합니다. 예를 들어, 고등학교 졸업을 축하하는 조카를 축하하기 위해 음성 메일을 남길 때 쾌활하게 들리는 것은 괜찮습니다. 그러나 슬픔에 잠긴 친구에게 애도를 표하고 싶다면 목소리가 엄숙하고 정중한지 확인해야합니다.
2. 이름을 적어주세요. 가장 먼저 할 일은 이름을 말하는 것입니다. 이렇게하면 전화를 건 사람이 누구와 거래하고 있는지 즉시 알 수 있습니다. 대부분의 상황에서는 간단한 "이것은 (사용자 이름)"이면 충분합니다. 아직 누군가를 만나지 않았다면 "내 이름은 (이름)"을 선택할 수 있습니다. 친구와 친척은 신원을 밝히지 않고도 당신을 알아볼 것입니다. 비즈니스 통화 인 경우 상대방은 즉시 음성 및 메시지와 연결할 이름을 갖게되므로보다 개인화 된 형태의 의사 소통이 가능합니다.
   • 이 단계는 분명해 보이지만 호출자가 종종 잊어 버립니다.
   • 후속 조치를 위해받는 사람에게 유용 할 수있는 특정 직책이나 자신에 대한 설명이있는 경우 이름 뒤에 포함하십시오. 예를 들어 "내 이름은 Dr. Versluis, 암스테르담 대학 병원의 방사선 전문의 "또는"이 사람은 딸과 함께 수업을하는 클로이의 어머니 인 Ariane Janssens입니다. "
3. 전화 번호를 남겨주세요. 이름을 기재 한 후 즉시 전화 번호를 기재하십시오. 대부분의 발신자는 연락처 정보를 제공하기 위해 음성 메일이 끝날 때까지 기다립니다. 그러나 수신자가 처음에 정확하게 기록 할 수없는 경우 전체 메시지를 다시들을 의무가 있습니다. 전화 번호를 전달할 때 천천히 말하고 모든 것을 명확하게 전달하여 이해할 수 있도록하십시오.
   • 메시지 시작 부분에 전화 번호를 포함하는 간단한 방법은 '이건 (이름), 내 번호는 (전화 번호)'또는 '내 이름은 (이름)입니다. ) '.
   • 발신자 번호 표시 기능은 어디에나 있지만, 전화를 건 사람이 귀하의 번호를 저장하지 않았거나 다른 번호로 콜백을 요청하는 경우 항상 전화 번호를 남겨 두는 것이 좋습니다.
4. 연결 지점을 제공하십시오. 비즈니스 음성 메일이나 알 수없는 발신자의 메시지를들을 때, 사람들은 당신이 누구인지, 왜 전화를 거는지 모르면 금방 의심이되거나 관심을 잃게됩니다. 번호를 알려준 상호 친구 나 추천인을 언급하여 안심 시키십시오. 이렇게하면 전화 통화가 더욱 전문적으로 전달됩니다. 음성 메일은 덜 방해가되지 않고 다시 전화를받을 가능성이 높습니다.
   • "보트 판매를 고려하고 있다고 말 해준 Patrick에게서 번호를 받았습니다."와 같이 청취자의 관심을 불러 일으키는 짧은 소개를 포함 시키십시오.
   • 비즈니스 전화를 걸지 않더라도 수신자를 안심시키기 위해 연락처를 찾는 것이 중요합니다. "이것은 바로 옆에있는 당신의 이웃 Bob입니다"는 "This is Bob Vermeersch"보다 더 개인적입니다.

3 단계 중 2 단계 : 의견을 말하세요.

1. 미리 말할 내용을 생각하십시오. 음성 사서함을 남기기 전에 말할 내용에 대한 명확한 아이디어가 있는지 확인하십시오. 특별한 이유로 전화를 걸면 문제가되지 않지만 상대방의 신호음이 들리고 응답을 받고 있다는 사실을 깨닫게되면 무슨 말을해야할지 알 수 없게됩니다. 전화를 끊기 전에 정보를 별도의 지점으로 나누고 모든 정보를 가리십시오.
   • 매우 긴급하거나 중요한 음성 메일의 경우 대본의 대략적인 버전을 미리 작성하는 것이 좋습니다.
   • 전화를 자주 끊는 경우에는 이름, 전화 할 번호, 전화를 거는 이유를 몇 마디로 적는 데 집중하십시오.
   • 어제의 낭만적 인 저녁에 후속 조치를 취하기 위해 음성 메일을 보내는 것을 상상해보십시오. 메시지를 녹음하기 전에 정신적으로 초안을 작성하면 시원하고 차분하며 수집되거나 말을 더듬고 긴장되는 것처럼 보일 수 있습니다.
2. 메시지를 간결하게 유지하십시오. 음성 사서함 메시지를 20 ~ 30 초로 제한합니다. 음성 메일이 더 길어야하는 상황은 많지 않습니다. 아주 긴 소개 나 이야기를받는 사람을 지루하게해서는 안됩니다. 간결하게 유지하십시오. 그건 그렇고, 짧은 메시지는 더 많은 호기심을 불러 일으키고 다른 사람이 돌아 오지 않을 때 누군가가 돌아 오도록 설득 할 수 있습니다.
   • 반면에 너무 짧은 음성 메일 메시지는 수신자가 중요하지 않다고 느끼게하여 듣지도 않고 지울 수 있습니다. 개인 번호로 전화를 걸 때 특히 그렇습니다.
   • 음성 사서함을 남기는 목적은 다른 사람이 다시 전화하도록하는 것입니다. 그것이 전화 대화의 목적 이었기 때문에 모든 정보를 제공하려는 의도는 아닙니다.
3. 가장 중요한 정보부터 시작하십시오. 계속해서 전화 한 이유를 명확하게 설명하십시오. 예를 들어 구매 제안이 있거나 거래를 추적하거나 약속을 확인하려는 경우에만 확인하는 경우,이를 수령인에게 분명히해야합니다. 당신이 그들에게 연락하는 이유를 처음에 말하지 않으면 당신의 청취자는 금방 흥미를 잃게 될 것입니다.
   • 요점을 전달할 시간이별로 없습니다. 솔직하지 않다면 듣는 사람이 중요한 정보를 듣기 전에 메시지를 지울 것입니다.
   • "아빠가 병원에 ​​계십니다"와 같은 나쁜 소식을 곧바로 알리는 것이 좋습니다. 나머지 메시지를 사용하여 위로하고 설명을 제공하십시오. 어쨌든 그것은 주제를 우회하고 청취자가 걱정하게하는 것보다 낫습니다.
4. 개인적이고 진실하십시오. 제작되고 평범한 "전화 음성"을 사용하려는 유혹에 저항하십시오. 친절하고, 자신이되고, 자연스럽게 말하십시오. 사람들은 특정 방식으로 무언가를 판매하려고 할 때를 알고 있으며, 당신이 그들을 동등하게 다루고 있다고 느끼면 당신에게 기회를 줄 가능성이 더 큽니다.
   • 대본을 읽는 것처럼 들리면 듣는 사람은 당신이해야하기 때문에 다른 전화를 거는 것처럼 느낄 것입니다.

3/3 부 : 마무리

1. 구체적인 질문을하거나 무언가를 요청하십시오. 메시지를 작성할 때 수신자가 다시 전화하기를 원하는 이유를 구체적으로 설명해야합니다. 정확한 질문을하거나 전화를 받도록 유도하는 무언가를 요청하십시오. 음성 사서함을들은 후 그들이 원하는 것이 무엇인지에 대해 혼란 스럽거나 확신이 서지 않는다면 음성 사서함이 그 표시를 놓친 것입니다.
   • "내가 보낸 레시피가 마음에 들면 알려주세요"또는 "이 제안에 대한 귀하의 생각을 듣고 싶습니다."와 같은 문구를 사용해보십시오.
   • 사람들은 단순히 "콜백"이라고 말하는 대신 특정 요청이있을 때 연락하려는 동기가 더 많습니다.
2. 일반적으로 귀하의 이름과 연락처 정보를 포함하십시오. 이름과 연락처 정보를 다시 언급하여 메시지를 완성하십시오. 노래를 두 번 반복하여 듣는 사람이 올바르게 적고 숫자를 오해하지 않도록합니다. 통화가 가능하고 통화가 불가능한 시간, 통화하기 가장 좋은 시간 등 청취자가 다시 전화하는 데 도움이 될 수있는 세부 정보를 포함해야합니다.
   • 통화가 끝날 때 전화 번호를 두 번 이상 언급하는 것은 과장된 것이며 무례한 것으로 해석 될 수도 있습니다.
   • 친구 나 가족에게 보내는 일상적인 메시지라면이 단계에 대해 걱정하지 마십시오.
3. 장황한 결말을 피하십시오. 전화를 끊을 때 불필요하게 메시지를 늘리지 마십시오. 사랑하는 사람과의 개인적인 전화가 아니면 다른 사람에게 좋은 하루를 보내길 바랄 필요가 없습니다. 메시지가 계속되면받는 사람의주의가 사라 지므로 마지막에 집중하지 않도록하십시오. 시간을 내 주셔서 감사하고 다음 단계의 의사 소통을 남겨주세요.
   • "나는 당신의 의견을 기다리겠습니다"와 같은 말로 마무리하는 것이 더 따뜻하고 따라서 "나는 당신에게 좋은 하루 되세요"와 같은 일반적인 상업 문구보다 더 효과적입니다.
   • 마지막에 게시물을 요약하거나 요약 할 수 없습니다. 수신자가 특정 세부 사항을 다시들을 필요가있는 경우 나중에 메시지를 재생할 수 있습니다.

팁

• "이 사람이 나에게 원하는 것이 무엇입니까?"라고 생각하게 만든 음성 메일에 대해 잠시 생각해보십시오. 직접 받고 싶은 음성 메일을 남겨주세요.
• 수신자와 관련이있는 경우 전화 번호 외에 이메일 주소 또는 다른 연락 방법을 명시 할 수도 있습니다.
• 시간에 민감한 정보를 공유하는 경우 날짜를 포함하는 것을 잊지 마십시오.
• 미소! 이것은 전화를 통해서도 느낄 수 있습니다.
• 민감한 주제에 대해 전화하는 경우 다른 사람이들을 수 있도록 음성 메일에 제공하는 정보를 제한해야합니다.
• 긴급 또는 자연 재해시 발신 음성 메일 메시지를 사용하여 사람들에게 자신이 괜찮다는 것을 알릴 수 있습니다.

경고

• 다른 사람이 다시 전화하도록하려는 경우 이전에 실패한 전화에 대해 이야기하지 마십시오. 이것은 성가신 것처럼 보일 수 있으며 듣는 사람이 당신에게 말하는 것을 덜 편하게 만듭니다.
• 비즈니스 상황에서 전화하는 사람이 응답하지 않으면 항상 음성 메일을 남겨야합니다. 음성 메일 메시지없이 여러 부재중 전화를 보는 것은 비즈니스의 중요성을 약화시킵니다.