콘텐츠

• 단계

Mail Merge는 동시에 여러 사람에게 개인 편지 또는 이메일을 작성하고 보내는 데 유용한 도구입니다. 이 도구를 사용하여 수신자 정보가 포함 된 봉투 또는 레이블을 만들 수 있습니다. 편지 병합은 Excel과 같은 다른 원본에서 정보를 가져오고 해당 데이터를 사용하여 메시지의 자리 표시자를 메시지를 보낼 사람과 관련된 정보로 바꿉니다. 이 도구를 사용하여 한 번에 수백 명의 사용자에게 인스턴트 메시지를 보낼 수 있습니다.

단계

1/3 부 : 수신자 추가

1. 

   편지 병합 기능이 무엇을하는지 알아보십시오. 메일 병합은 다양한 정보가 담긴 봉투, 스티커뿐만 아니라 여러 개의 이메일을 생성 할 수있는 기능입니다. 수신자 데이터를 업로드하거나 수동으로 입력 한 다음 자리 표시 자 또는 "필드"를 사용하여 제출할 때 수신자 정보를 자동으로 채울 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 문서를 작성하기 만하면되지만 수백 또는 수천 명의 다른 사람에게 보낼 수 있습니다.

2. 

   
   
   수신자 데이터 테이블을 생성합니다 (선택 사항). 소수의 사람 만 보내려는 경우 편지 병합 중에받는 사람의 정보를 직접 입력 할 수 있습니다. 그러나 테이블이나 데이터베이스를 먼저 설정하면 모든 것이 훨씬 간단 해집니다.
   • Excel에서 스프레드 시트를 만드는 방법을 보려면 여기를 클릭하십시오.
   • Access에서 데이터베이스를 만드는 방법에 대한 다른 온라인 문서를 참조하십시오.

3. 

   
   
   "메일 링"을 클릭하여 메일 병합 도구를 엽니 다. Word 2003 또는 이전 버전을 사용하는 경우 "도구"메뉴를 클릭하고 "편지 및 우편물"→ "편지 병합 도구 모음 표시"를 선택합니다. ).

4. 

   
   
   "메일 병합 시작"단추를 클릭하고 형식을 선택하십시오. 이메일, 편지, 봉투, 스티커 또는 카테고리를 사용할 수 있습니다. 확실하지 않은 경우 "일반 Word 문서"를 선택할 수 있습니다.
   • "봉투"를 선택하면 봉투 옵션 창이 나타나 봉투의 형식과 크기를 선택할 수 있습니다.
   • "레이블"을 선택하면 레이블 유형 및 크기를 선택할 수있는 레이블 옵션 옵션이 나타납니다.

5. 

   "받는 사람 선택"을 클릭하고받는 사람을 편지 병합에 추가하는 방법을 선택합니다. 이 도구를 사용하면 메시지의 자리 표시 자 또는 "필드"를받는 사람의 개인 정보로 바꿀 수 있으므로받는 사람은 편지 병합의 가장 강력한 부분입니다. 수신자 수신자 정보를 수동으로 입력하거나 데이터베이스 또는 스프레드 시트 파일을 다운로드하거나 Outlook에서 연락처를 다운로드 할 수 있습니다.
   • "새 목록 입력"을 선택하면받는 사람의 정보를 직접 입력 할 수있는 새 창이 나타납니다. 이 옵션은받는 사람 정보가 포함 된 스프레드 시트가 없을 때 유용하지만 데이터를 가져 오는 가장 느린 방법입니다. 열 사용자 지정 ...을 클릭하여 입력 한 데이터에 대한 필드를 수동으로 만들 수 있습니다.
   • "기존 목록 사용"을 선택하면 컴퓨터에 액세스하여 Excel 및 Access를 포함한 스프레드 시트 및 데이터베이스를 열 수 있습니다. New Source ...를 클릭하고 온라인 SQL 서버에 연결할 수 있습니다.
   • "Outlook 연락처에서 선택"을 선택하면 Outlook 연락처가 편지 병합에로드되며 추가하지 않을 연락처는 선택 취소 할 수 있습니다.
   광고

2/3 부 : 문서 만들기

1. 

   평소처럼 문서 만들기를 시작합니다. 받는 사람의 정보를 입력 한 후 문서 생성을 진행할 수 있습니다. 처음부터 만들거나 템플릿을 사용할 수 있습니다. 문서를 만드는 동안 적절한 필드를 사용하려면 먼저받는 사람을 입력하는 것이 중요합니다.
   • 공식 편지 작성 지침도 참조하십시오.
   • 효과적인 이메일 작성 지침도 참조하십시오.

2. 

   "인사말"을 클릭하여 자신 만의 인사말을 만드십시오. 미리보기 창을 사용하여 편지 병합에서 개별 복사본을 볼 수 있습니다.

3. 

   "병합 필드 삽입"필드를 클릭하고 문서를 삽입 할 필드를 선택합니다. 이 필드는 문서를 만들 때받는 사람의 데이터로 대체됩니다.
   • 예를 들어 문서에 사용자의 성과 이름을 표시하려면 "First"를 선택하고 키를 누릅니다. 우주을 클릭 한 다음 "병합 필드 삽입"을 다시 클릭하고 "마지막"을 선택합니다.
   • 또 다른 예로, "주소 블록"버튼을 사용하여받는 사람의 주소가 인쇄 된 봉투를 만들 수 있습니다. 봉투 양식의 보낸 사람 주소 섹션에 주소를 입력 한 다음 봉투 템플릿의 수신자 영역에서 "주소 블록"을 클릭합니다.
   • 수신자 정보가 포함 된 모든 필드를 선택할 수 있습니다. 문서를 읽을 때 빈 필드가 명확하게 표시되므로 목록의 모든 수신자에게 적용해야합니다.

4. 

   방금 삽입 한 부분을 강조 표시하려면 "병합 필드 강조 표시"단추를 클릭하십시오. 이렇게하면 필드를 편집 할 때 변경 사항을 쉽게 확인할 수 있습니다.

5. 

   최종 제품을 표시하려면 "결과 미리보기"버튼을 클릭하십시오. 수신자 정보를 입력 한 후 화면에 메일 병합 문서가 표시됩니다. 광고

3/3 부 : 편지 병합 완료

1. 

   오류 확인. "오류 확인"을 클릭하여 Word에서 편지 병합의 각 텍스트를 스캔하여 모든 수신자 정보가 유효한 필드에 채워 졌는지 확인합니다. Word는 다음 단계로 이동하기 전에 수정해야 할 쓸모없는 정보를보고합니다.

2. 

   편지 병합 프로세스를 완료하십시오. 오류 확인 후 편지 병합 프로세스를 완료하고 개인 문서를 만들 수 있습니다. "Finish & Merge"버튼을 클릭하면 3 가지 옵션이 있습니다.
   • "개별 문서 편집"-이 작업을 수행 할 범주를 선택할 수 있습니다. 선택되면 Word는 새 문서를 만들고 각 범주는 새 페이지가됩니다. 각 페이지를 직접보고 편집 할 수 있습니다.
   • "문서 인쇄"-이 작업을 수행 할 범주를 선택할 수 있습니다. 선택하면 Word에서 문서를 프린터로 보내고 각 개별 문서를 인쇄합니다.
   • "이메일 문서"-제목 줄을 정의하고 수신자의 이메일 주소가 포함 된 필드를 선택할 수 있습니다. Outlook을 사용하여 여러 이메일을 보낼 수 있습니다. 이메일은 항상 전송되므로 이전에 다시 확인하세요!
   광고