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• 단계
• 방법 1/2: 조직 변경 관리 계획 작성 방법
• 방법 2/2: 프로젝트의 변경 사항을 추적하는 방법
• 권장 사항

변경 관리 계획에는 두 가지 유형이 있습니다. 그 중 하나는 변화가 조직에 미치는 영향을 고려하고 전환 기간을 지원하는 것을 목표로 합니다. 다른 유형의 계획을 사용하면 단일 프로젝트의 진행 상황을 추적하고 프로젝트 과정 및 규모의 편차 또는 변경 사항을 캡처할 수 있습니다. 두 계획의 목표는 정확히 무엇을 해야 하는지 명확하고 명확하게 설명하는 것입니다.

단계

방법 1/2: 조직 변경 관리 계획 작성 방법

1. 1 변경 이유를 기술하십시오. 낮은 생산성, 신기술 또는 조직의 사명 변경과 같이 변경 구현 결정에 영향을 미친 요소를 나열하십시오.
   • 한 가지 접근 방식은 조직의 현재 상황과 향후 계획에 대해 설명하는 것입니다.
2. 2 변경 유형 및 규모를 지정합니다. 프로젝트 내에서 예상되는 변경 사항의 특성을 간략하게 설명합니다. 변경 사항이 어떤 영향을 미칠 것인지 정확히 명시하십시오: 직무 책임, 프로세스, 정책 및/또는 조직 구조. 다가오는 변경 사항의 영향을 받을 부서, 팀, 시스템 및 기타 조직 구성 요소를 나열합니다.
3. 3 이 프로젝트를 지원하는 이해 관계자를 나타냅니다. 고위 경영진, 프로젝트 관리자, 프로젝트 후원자, 최종 사용자 및/또는 회사 직원과 같이 이 계획의 구현에 영향을 받을 모든 이해 관계자를 나열하십시오. 각 범주에 대해 이러한 이해 관계자가 변경 프로젝트를 지원하는지 여부를 나타냅니다.
   • 더 명확하고 명확하게 하기 위해 이 정보를 표에 반영하십시오. 예를 들어, 인지도, 지원, 영향력과 같은 메트릭은 유용한 템플릿으로 간주되어 각 이해 관계자 그룹에 대해 높음/중간/낮음으로 순위가 매겨질 수 있습니다.
   • 가능하면 대면 인터뷰를 수행하여 이해 관계자 지원을 구축하십시오.
4. 4 변경 관리 팀을 만듭니다. 이 팀은 모든 이해 관계자에게 정보를 전달하고, 우려 사항을 경청하며, 변경 사항이 최대한 원활하게 구현되도록 할 책임이 있습니다. 조직에서 신뢰하고 존경하며 의사 소통 능력이 뛰어난 사람을 선택하십시오.
   • 이는 고위 경영진에게도 적용됩니다. 계획에 동의할 뿐만 아니라 적극적으로 변화를 추진해야 한다는 리더의 관심을 강조합니다.
5. 5 조직 관리에 대한 개념적 접근 방식을 개발합니다. 조직 내 영향력 있는 사람들의 전적인 지원은 성공적인 변화 구현에 매우 중요합니다. 각 리더가 변화에 대한 발언권을 갖도록 하고 모든 사람이 성공적인 변화를 가져오는 데 적극적인 역할을 하도록 격려합니다.
6. 6 각 이해관계자 그룹에 대한 계획을 세웁니다. 변화를 지지하는 것을 포함하여 각 이해관계자 그룹의 위험과 우려를 평가합니다. 변경 관리 팀 구성원 간에 작업을 나누어 이러한 문제를 해결합니다.
7. 7 커뮤니케이션 계획을 세웁니다. 커뮤니케이션은 변경 관리의 가장 중요한 구성 요소입니다. 변경 프로세스에 관련된 모든 사람과 가능한 한 자주 의사 소통합니다. 변화의 이유와 그것이 가져올 이점을 끊임없이 강조하십시오.
   • 이해 당사자는 양방향 커뮤니케이션을 보장하기 위해 직접 커뮤니케이션할 수 있어야 합니다. 대면 회의는 필수입니다.
   • 정보 출처는 고위 경영진 후원자, 각 직원의 직속 관리자 및 이해 관계자가 신뢰하는 추가 회사 대표여야 합니다. 모든 정보는 통일된 방식으로 수행되어야 합니다.
8. 8 트랙 저항. 변화는 항상 적대적으로 받아들입니다. 이것은 개인 수준에서 발생하므로 이해 관계자와 직접 대화하여 저항의 근본 원인을 식별하십시오. 변경 관리 팀이 적시에 문제를 해결할 수 있도록 고충 및 불만 사항을 추적합니다. 이러한 성격의 가장 일반적인 문제는 다음과 같습니다.
   • 변화하려는 동기가 부족하거나 긴박감이 부족합니다.
   • 큰 그림이나 변화가 필요한 이유에 대한 이해 부족.
   • 프로세스에 대한 입력 부족.
   • 미래, 미래 책임 또는 미래 책임에 대한 요구 사항에 대한 불확실성.
   • 경영진이 변경 또는 의사 소통의 구현에 대한 기대를 충족시키지 못했습니다.
9. 9 장애물을 제거하십시오. 대부분의 고충에 대한 응답은 추가 정보 또는 특정 문제에 대한 커뮤니케이션 전략의 변경이어야 합니다. 다른 경우에는 계획에 포함해야 하거나 변경 관리 팀이 필요에 따라 구현해야 하는 추가 단계가 필요할 수 있습니다. 다음 중 귀하의 조직과 관련이 있을 수 있는 항목을 고려하십시오.
   • 직무나 업무 프로세스가 변경되는 경우에는 직원 교육에 집중할 필요가 있습니다.
   • 팀 사기가 떨어지거나 스트레스가 많은 새로운 환경으로의 전환이 예상되는 경우 기업 행사나 직원 보상으로 분위기를 완화하세요.
   • 이해 관계자가 변경하려는 동기가 없으면 인센티브 시스템을 개발하십시오.
   • 이해 관계자가 과도하다고 느끼면 회의를 열어 피드백을 받고 그에 따라 계획을 조정하십시오.

방법 2/2: 프로젝트의 변경 사항을 추적하는 방법

1. 1 변경 관리에서 역할을 정의합니다. 이 프로젝트에 필요한 모든 역할을 나열하십시오. 각 역할에 필요한 책임과 기술을 설명합니다. 최소한 매일 변경 사항을 구현해야 하는 프로젝트 관리자와 전반적인 진행 상황을 추적하고 관리 수준에서 변경 관리에 대한 결정을 내려야 하는 프로젝트 후원자를 포함해야 합니다.
   • 대규모 조직의 대규모 프로젝트의 경우 배경이 다른 여러 사람들에게 프로젝트 관리 역할을 분할해야 합니다.
2. 2 변경 제어판을 사용하십시오. 소프트웨어 프로젝트에는 일반적으로 각 이해 관계자 그룹의 구성원이 액세스할 수 있는 변경 제어 대시보드가 ​​있습니다. 이러한 소프트웨어를 사용하면 변경 요청을 자동으로 조정하여 프로젝트 관리자의 이러한 책임을 제거하고 이해 관계자에게 결정 사항을 알릴 수 있습니다. 이 접근 방식은 이해 관계자가 많은 프로젝트와 프로젝트의 범위와 목표를 정기적으로 수정해야 하는 프로젝트에서 잘 작동합니다.
3. 3 변경 요청을 구현하기 위한 프로세스를 개발합니다. 팀의 누군가가 필요한 다음 단계를 식별할 때 아이디어가 어떻게 현실화되는지 고려하십시오. 이 프로세스를 설명하고 전체 팀과 미리 조정하십시오. 다음은 예입니다.
   • 팀 구성원이 변경 요청 양식을 작성하고 이 요청을 프로젝트 관리자에게 전달합니다.
   • 프로젝트 관리자는 이 요청을 일반 요청 목록에 등록하고 아이디어를 구현하거나 포기하기로 결정하면 요청 상태를 기록합니다.
   • 관리자는 필요한 리소스를 고려하여 보다 구체적인 계획을 작성하기 위해 팀 구성원의 작업을 발행합니다.
   • 프로젝트 관리자는 승인을 위해 계획을 프로젝트 후원자에게 보냅니다.
   • 변경 사항이 구현되고 있습니다. 이해 당사자는 현재 상황에 대해 정기적으로 통보받습니다.
4. 4 변경 요청 양식을 작성하십시오. 각 변경 요청은 일반 요청 목록에 등록되어야 하며 다음을 포함해야 합니다.
   • 변경 요청 날짜;
   • 프로젝트 관리자가 지정한 변경 요청 번호
   • 이름 및 설명;
   • 요청자의 이름, 이메일 주소 및 전화번호
   • 우선 순위(높음, 중간, 낮음). 즉각적인 변경 관리 계획에는 명확한 일정이 필요합니다.
   • 제품 및 버전 번호(소프트웨어 개발 프로젝트용).
5. 5 요청 로그에 추가 정보를 기록하십시오. 요청 로그는 또한 현재 결정 및 구현 조치를 반영해야 합니다. 요청 양식에 지정된 정보 외에 다음 데이터도 여기에 포함되어야 합니다.
   • 승인 결과 표시(승인 또는 취소)
   • 요청을 승인한 사람의 서명;
   • 변경 이행 기간;
   • 변경 프로젝트의 완료 날짜.
6. 6 주요 변경 사항을 추적합니다. 매일 프로젝트 상태를 추적하는 것 외에도 주어진 프로젝트에 대한 모든 주요 결정을 추적하는 것이 도움이 될 것입니다. 이와 같은 기록을 통해 리더십 변화가 일어나는 과정에서 장기 프로젝트나 프로젝트를 더 쉽게 추적할 수 있습니다. 이 정보는 또한 고객과 고위 경영진에게 알리는 데 사용됩니다. 프로젝트, 우선 순위 또는 전략의 시기, 범위 또는 요구 사항의 변경 사항이 있는 경우 다음 정보를 참고하십시오.
   • 결정을 내린 사람
   • 결정이 내려졌을 때.
   • 결정 이유 및 구현 프로세스에 대한 간략한 설명. 이 과정과 관련된 모든 문서를 첨부하십시오.

권장 사항

• 직원과 고객 모두에게 신뢰와 헌신을 구축하십시오. 변화는 사람들을 불편하게 만드는 경향이 있습니다. 사람들에게 최선의 이익을 제공하기 위해 최선을 다하고 있음을 보여주면 그들의 지지를 얻는 데 도움이 될 수 있습니다.