콘텐츠

• 단계
• 팁
• 경고

사무실에서 올바른 업무 조직을 위해서는 문서의 효과적인 회계 및 저장 시스템을 갖추는 것이 매우 중요합니다. 문서에 접근할 수 있는 사람의 수에 관계없이 모든 사람이 필요한 문서를 찾을 수 있도록 시스템을 구성해야 합니다. 문서 기록 및 저장 시스템을 사용하기 어려운 경우 모든 문서를 파일 캐비닛에 잃어버릴까 봐 손에 들고 다니기 시작합니다. 그 결과 책상이 서류 더미로 흩어질 것입니다.

단계

1. 1 파일링 시스템을 선택하십시오. 그것이 무엇이든, 우선 각 문서의 정확한 위치를 알 수 있도록 논리적이어야 합니다. 가능한 해결책:
   • 알파벳순. 이 시스템은 대부분의 문서에 클라이언트, 환자 또는 고객의 이름이 포함된 경우 가장 잘 작동합니다.
   • 주제 또는 범주: 대부분의 시스템은 주제 또는 범주별로 구성되어 있으며 올바르게 구성되면 훌륭하게 작동하지만 제대로 구성되지 않으면 매우 혼란스럽습니다.
   • 번호가 매겨진 / 연대순. 이 시스템은 구매 주문서나 처방전과 같이 번호가 매겨지거나 날짜가 표시된 문서에 가장 적합합니다.
2. 2 서류 캐비넷에 매달린 폴더를 사용하십시오. 교수형 폴더는 제거할 수 없으며 상자에서 꺼낼 봉투를 보관하는 역할을 합니다.
3. 3 문서를 범주별로 스택으로 구성합니다. 스택 높이가 5cm 이상인 경우 하위 범주로 나눕니다. 스택이 너무 낮으면 다른 스택과 결합하고 이름을 바꿉니다. 스택 이름을 통해 특정 문서를 보낼 스택을 쉽게 결정할 수 있습니다.
4. 4 각 묶음을 종이 봉투에 넣고 명확하게 라벨을 붙이십시오. 문서를 더 깔끔하게 보이게 하려면 지그재그로 배치하기 보다는 중앙에 탭이 있는 폴더를 사용하는 것이 가장 좋습니다.
5. 5 매달린 폴더에 봉투를 넣습니다. 대부분의 문서의 경우 일반 매달린 폴더가 작동하지만 두꺼운 문서나 하위 범주 문서의 경우 바닥이 평평한 폴더를 사용합니다. 어떤 순서로든 폴더를 정렬할 수 있지만 일반적으로 알파벳순 시스템이 사용됩니다.
6. 6 봉투와 같은 이름으로 매달린 폴더에 레이블을 지정하십시오. 수직 파일 캐비닛을 사용하지 않는 경우 폴더 왼쪽에 모든 플라스틱 탭을 정렬합니다. 후자의 경우 폴더를 앞에서 뒤로가 아닌 열린 서랍에 왼쪽에서 오른쪽으로 놓고 오른쪽에 탭을 배치합니다.
7. 7 기존 폴더에 속하지 않은 문서를 손에 들고 있을 때 언제든지 빠르게 폴더를 추가할 수 있도록 여분의 폴더와 봉투를 파일 캐비닛 근처에 접어야 합니다. 너무 두껍거나 얇은 폴더는 사용하지 마십시오. 문서를 재정렬할 때 폴더 이름을 변경하는 것을 잊지 마십시오.
8. 8 연말에 모든 폴더를 제거하고 동일한 범주 이름으로 새 종이 폴더에 레이블을 지정하고 파일 캐비닛에 넣습니다. 이전 폴더로 이동하여 필요한 문서 중 일부를 현재 폴더로 전송하고 나머지는 아카이브로 보냅니다.

팁

• 컴퓨터에서 컬러 태그를 인쇄하여 폴더를 컬러로 구분하여 파일 캐비닛을 더 인상적으로 보이게 할 수 있습니다. 그러나 폴더를 하나 추가하는 것과 같이 변경해야 하는 경우 올바른 색상의 폴더가 부족하고 폴더에 수동으로 서명해야 하는 경우 좌절할 수 있습니다. 단순함이 가장 안전한 것입니다.

경고

• "기타"라는 스택을 만들지 마십시오. 그렇지 않으면 이러한 문서를 분류할 수 없습니다.
• 파일링 시스템을 구성한 후 파일 캐비닛에 질서를 유지하십시오. 매일 시간을 내어 책상에서 문서를 분류하고 제거하십시오. 서류 캐비넷 위에 깊은 문서 바구니를 놓고 싶은 유혹을 참지 마십시오. 그렇지 않으면 가득 차서 결국 지저분한 창고가 될 것입니다.