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• 단계로
• 3 가지 방법 중 1 : 불만 사항 작성
• 3 가지 방법 중 2 : 올바른 어조 및 형식 사용
• 3 가지 방법 중 3 : 후속 조치
• 팁
• 경고

불만 편지를 작성하는 것은 대부분의 사람들이 언젠가는해야 할 일입니다. 회사 제품이나 서비스에 불만이 있더라도 일반적으로 단호하지만 정중 한 불만 편지를 통해 상호 이익이되는 방식으로 문제를 해결할 수 있습니다. 불만을 제기하는 회사를 작성하는 것은 어렵거나 두렵지 않아야합니다. 사실을 명확하고 정중하게 설명하여 해결을 요청하면됩니다.

단계로

3 가지 방법 중 1 : 불만 사항 작성

1. 고객 서비스 부서로 편지를 보내주십시오. 불만 편지를 쓰는 경우 회사의 고객 서비스 부서에 편지를 보내면 성공 가능성이 가장 높습니다. 고객 서비스 부서는 불만을 처리하는 데 익숙하며 귀하의 편지는 효율적이고 효과적으로 처리 될 것입니다.
   • 고객 서비스 관리자 또는 이사의 이름을 찾아서 그 또는 그녀에게 개인적으로 편지를 보내십시오. Dear와 함께 편지 시작 경 또는 부인.성이 뒤 따릅니다. 고객 서비스 관리자의 이름을 찾을 수없는 경우 친애하는 선생님 / 부인.
   • 고객 서비스 주소는 회사 웹 사이트, 회사의 홍보 또는 홍보 자료, 제품 포장 또는 라벨에서 찾을 수 있어야합니다.
2. 편지의 요점을 신속하게 파악하십시오. 편지의 첫 줄에는 편지를 작성하는 이유와 불만 사항이 정확히 무엇인지 명확하게 설명해야합니다. 구매 또는 서비스를받은 날짜, 시간 및 장소를 포함하여 관련 일련 번호 또는 모델 번호와 함께 가능한 한 많은 관련 사실을 제공하십시오.
   • 편지를받는 사람은 5 초 이내에 편지의 요점을 식별 할 수 있어야하므로 길고 일관성없는 소개를 피하십시오.
   • 문단의 시작 문장 뒤에 상황에 대한 자세한 내용이나 설명을 포함 할 수 있지만 첫 번째 줄은 즉시 불만 사항에 가능한 한 명확하게주의를 환기시켜야합니다.
   • 예를 들어, "저는 7 월 15 일에 귀하의 A Street 위치 인 Example City에서 귀하의 회사에서 구입 한 헤어 드라이어 고장에 대해 불만을 제기하고 있습니다."
3. 보고 싶은 결과 또는 치료법을 구체적으로 설명하십시오. 교체, 환불, 수리 또는 기타 형태의 보상을 원하는 경우 두 번째 단락에이를 명확하게 설명하십시오. 이렇게하면 양식 편지를받지 않고받는 사람에게 시작하는 데 도움이됩니다.
   • 가능한 한 건설적인 의견을 제시하고 회사와의 관계를 유지하는 데 도움이되는 방법을 제안하십시오. 돈을 돌려 주거나 다른 형태의 보상을 요청하면서 동시에 다른 회사로 이사 할 의사가 있다고 말하면 문제를 해결하려고 노력하지 않아도됩니다.
   • 회사가보다 광범위한 문제를 해결하기를 원하면 편지에 포함 시키되 시간이 걸릴 수 있음을 인식하십시오.
   • 첫 번째 편지에서 소송을 협박하지 마십시오. 궁극적으로 필요한 해결책이 될 수 있지만 먼저 불만 편지를 보내고 응답을 기다리십시오.
4. 증빙 서류 사본을 첨부하십시오. 여기에는 영수증, 보증서, 귀하가 보낸 수표 사본 및 해당하는 경우 사진 또는 비디오가 포함될 수 있습니다. 모든 문서는 귀하의 편지에 포함되어야합니다.
   • 당신을 확인하십시오 사본 원본이 아닌 첨부하려는 모든 문서의 이렇게하면 다른 사람에게 증거를 보여 주어야하는 경우 중요한 정보를 잃어 버릴 수 없습니다.
   • 또한 문자 텍스트에 정확한 첨부 파일 수를 명시해야합니다. 예 : "동봉하면 내 영수증 원본과 헤어 드라이어 보증 카드 및 일련 번호 정보 사본을 찾을 수 있습니다."
5. 문제를 해결하기 위해 일정 시간을줍니다. 문제가 해결되기를 원하는 정확한 기간을 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이렇게하면 안심하고 문제를 신속하게 해결할 수 있습니다.
   • 시간 제한을 설정하면 편지가 분실되거나 잊혀지는 것을 방지 할 수 있으며, 이는 귀하와 회사 사이에 더 많은 문제와 원한을 초래할 수 있습니다.
   • 귀하가 제공하는 기간이 합리적인지 확인하십시오.요청에 따라 다르지만 일반적으로 1 ~ 2 주면 충분합니다.
6. 편지를 정중하게 마무리하십시오. 수취인의 도움에 감사하고 문제를 해결하기 위해 언제 어떻게 연락 할 수 있는지 알려주십시오. 이렇게하면 작업이 훨씬 쉬워 져보다 효율적인 결과를 기대할 수 있습니다.
   • 편지 끝 진정으로 또는 진심으로 너의 것 (후자는 좀 더 형식적입니다). "인사말"과 같은 비공식적 인 마감 공식은 피하십시오.

3 가지 방법 중 2 : 올바른 어조 및 형식 사용

1. 공손. 당신은 화를 내고 당신이 옳을 수 있지만, 무례하면받는 사람이 방어적일뿐입니다. 정중 한 어조로 작성하고 어떤 대가를 치르더라도 위협적이거나 화를 내거나 비꼬는 말을하지 마십시오. 편지를 읽는 사람은 일어난 일에 대해 직접적인 책임이 없으며 화를 내고 비난하는 사람보다 예의 바르고 예의 바른 고객을 기꺼이 도울 것입니다.
   • 당신이 쓰는 회사가 당신을 목표로 삼고 있지 않다는 것을 기억하십시오. 대부분의 회사는 고객을 행복하게 유지하는 데 관심이 있습니다.
   • 받는 사람을 악의적이라고 가정하는 대신 도움을 원하는 사람으로 대하면 훨씬 더 성공할 수 있습니다.
   • 분노 할 때 쓰지 마십시오. 편지를 쓰기 전에 진정 될 때까지 기다리십시오. 또는 원하는 경우 증기가 귀에서 나오는 동안 편지를 쓴 다음 하루나 이틀을 기다렸다가 보내십시오. 우위를 점하기 위해 일을 재구성하고 싶을 것입니다.
2. 간결해야합니다. 고객 서비스 담당자는 하루에 수백 통의 편지를받을 수 있으므로 읽기를 시작하자마자 정확히 무엇을 처리하고 있는지 알 수 있도록 요점을 빠르게 파악하는 것이 중요합니다. 편지가 너무 길거나 상세하면 독자는이를 전 세계적으로 읽고 궁극적으로 정확한 문제 나 원하는 해결책에 대해 명확하게 알지 못합니다.
   • 과도한 세부 사항이나 긴 횡포 또는 독백을 피하십시오.
   • 편지를 한면으로 제한하거나 약 200 단어 미만으로 유지하십시오.
3. 명령 존중. 편지에 존중을 강요하면 올바른 어조가 설정되고 회사에 귀하의 불만이 심각하게 처리되어야 함을 알릴 수 있습니다. 이는 심각한 재정적 결과를 초래할 수있는보다 심각한 불만의 경우 특히 그렇습니다.
   • 존중을 강요하는 것은 언어의 질, 귀하의 권리와 회사의 책임에 대한 지식, 전문적인 서신 발표와 같은 다양한 것들을 포함합니다.
   • 이 모든 것들은 당신에게 신뢰성을 제공하며, 이는 당신의 편지에 대한 응답에 긍정적 인 영향을 미칠 것입니다.
4. 명확하고 정확한 방법으로 편지를 구성하십시오. 위에서 언급했듯이 전문적인 방식으로 편지를 정리하면 불만 접수 방법에 긍정적 인 영향을 미칠 것입니다. 왼쪽 상단에 이름, 주소 및 날짜를 ​​입력 한 다음, 편지를 보낼 사람의 이름 또는 직함과 함께 편지 본문 바로 위에있는 회사 주소.
   • 항상 컴퓨터에 편지를 입력하십시오. 이렇게하면 읽기 쉽고 훨씬 깔끔해 보입니다. 편지를 손으로 써야하는 경우, 손글씨가 깨끗하고 가독성이 좋으며 줄이 그어진 단어 나 잉크 얼룩이 없는지 확인하십시오.
   • 서명을 작성하려면 아래에 빈 공간을 남겨주세요. 진정으로 또는 진심으로 너의 것 서명을 넣을 수 있습니다. 이 공간 아래에 명확하게 읽을 수 있도록 이름을 입력하십시오.
   • 대략 같은 크기의 단락으로 편지를 깔끔하고 잘 정리하십시오.
5. 맞춤법 및 문법을 확인하십시오. 잘못된 철자와 문법은 불만 접수 방식에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 편지를 인쇄하기 전에 컴퓨터에서 맞춤법 검사기를 사용하거나 편지를 보내기 전에 다른 사람이 읽도록하십시오.

3 가지 방법 중 3 : 후속 조치

1. 설정 한 시간 제한이 지나갈 때까지 기다리십시오. 인내심을 갖고 첫 번째 편지에 주어진 시간 제한이 끝날 때까지 아무것도하지 마십시오. 이 날짜가 지나도 여전히 아무것도 듣지 못한 경우 전화 나 이메일로 후속 조치하여 편지를 받았는지 확인하십시오. 회사에 의심의 이익을주는 것이 항상 최선입니다.
   • 편지와 관련된 정보를 아직받지 못했거나 받았지만 상황이 만족스럽게 처리되지 않은 경우, 더 높은 등급의 사람에게 불만을 보내서 진행할 수 있습니다.
2. 명령 구조에서 위쪽으로 작업하십시오. 고객 서비스 책임자와의 거래에 실패하면 누가 더 높은 순위에 있는지 찾아서 그 사람에게 편지를 보내십시오. 고객 서비스 담당자에서 이사, 부회장, CEO로 사다리를 올라갈 때마다 이전 수준에서받은 서신을 추가하십시오. 이렇게하면 회사의 새로운 영업 담당자가 무슨 일이 일어나고 있는지 알 수 있으며 소송없이 문제를 해결할 수 있습니다.
   • 언덕을 오르기 전에 고객 서비스 부서에서 시작하는 것이 바로 정상으로가는 것보다 낫습니다. 이는 고객 서비스 부서가 이러한 유형의 불만을 처리하는 데 더 경험이 많고 CEO에게 보내는 편지는 어쨌든이 부서로 전달 될 가능성이 높기 때문입니다.
   • 그렇다면 고객 서비스 담당자는 머리를 넘기려고 시도하는 것에 대해 불리한 조명에서 자동으로 귀하를 볼 수 있습니다.
   • CEO 또는 총괄 관리자에게 편지를 쓰는 경우, 아직 사건에 대해 알지 못하기 때문에 더욱 명확하고 간결하며 잘 작성되어야합니다.
3. 소송을 제기하려면 변호사에게 가십시오. 그 또는 그녀는 무엇을해야할지 알게 될 것입니다. 법적 조치는 최후의 수단이며, 편지에서 즉시 제기하면 보상에 대한 부정적인 분위기와 위험 측면 추적 청구가 설정됩니다. 당신이 허세를 부리고 있음을 알아 차리면 당신에게 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

팁

• 글을 쓰기 전에 무슨 일이 있었는지 잠시 생각해보십시오. 모든 것에 대해 생각하고 원하는 것이 무엇인지, 그리고 어떻게 요청하고 싶은지 정확히 알고 있다면 편지를 쓸 준비가 된 것입니다.
• 귀하의 이름, 주소, 이메일 및 전화 번호 (가능하면 집, 직장 및 휴대폰)가 귀하의 편지에 있는지 확인하십시오. 또한 두 사람 모두 불만 사항에 대한 최신 정보를 확인할 수 있도록 독자의 세부 정보를 요청하십시오.
• 다시 읽고 모든 것이 진실하고 진실하며 검증 가능한지 확인하십시오.
• 맹세하지 마세요. 보상이나 해결책을 원하고 독자를 불쾌하게하는 것은 그것에 기여하지 않는다는 것을 기억하십시오. 보다 강력한 언어를 사용하려면 수동태를 피하고보다 직접적이고 설명적인 단어를 사용하십시오. 아마도 당신은 충격 또는 심지어 느꼈다 싫음, 단순한 것보다 강한 단어 실망한.
• 불만 사항을 서면으로 제출하는 것은 회사에 블로그 나 웹 사이트에 이메일, 팩스 또는 의견을 보내는 것보다 더 강력한 효과를 발휘합니다. 대부분의 회사는 공식적인 서면 불만을 더 높은 우선 순위로 처리합니다.
• 특정 사람에 대해 불평하는 경우 편지를 그들의 결점으로 제한하고 조직 전체에 대해 불평하지 마십시오. 회사 정책에 대해 불만을 제기하는 경우 경청자 나 정책을 모욕하지 마십시오. 문제와 해결 방법을 설명하십시오.
• 선서하에 증인 진술서를 보내지 마십시오. 사실, 결국 법정에 갈 거라고 생각한다면 증언뿐만 아니라 그녀의 이름도 보류하고 싶을 것입니다. 또한 법정에가는 것은 아마도 저렴하지 않다는 것을 명심하십시오. 대부분의 경우 비공식적으로 또는 기껏해야 분쟁위원회를 통해 합의에 도달하는 것이 좋습니다.
• 불만을 제출하고 다른 사람들이 특정 회사와 동일한 상황에 있었는지 확인할 수있는 소비자 웹 사이트가 있습니다.
• 모든 서신과 편지를 보낸 날짜의 사본을 보관하십시오.

경고

• 신체적 폭력, 재산 파괴 또는 건강이나 안전에 대한 폭행을 위협하는 편지를 쓰는 것은 불법입니다. 위협은 협박으로 해석 될 수 있으며 소송의 근거가 될 수 있으며 벌금 또는 징역형에 처해질 수 있습니다. 자신에게 호의를 베풀고 위협은 잊어 버리십시오. 종이에 붙이거나 보내지 마십시오!