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• 단계로
• 방법 1/2 : 조직 변경 관리 계획 만들기
• 2 가지 방법 중 2 : 프로젝트 변경 사항 추적
• 팁

변경 관리 계획에는 두 가지 유형이 있습니다. 하나는 변화가 조직에 미치는 영향과 전환을 완화하는 데 관심이 있습니다. 다른 하나는 한 프로젝트를 변경하고 프로젝트 수준에서 제품에 대한 조정 또는 변경 사항에 대한 명확한 기록을 생성합니다. 두 계획 모두 적절하고 정확하게 수행해야하는 작업에 대해 명확하게 전달하는 것을 목표로합니다.

단계로

방법 1/2 : 조직 변경 관리 계획 만들기

1. 변경 이유를 보여주십시오. 성과 격차, 신기술 또는 조직의 사명 선언문 변경과 같이 변경 결정을 내린 요인을 나열합니다.
   • 한 가지 가능한 접근 방식은 조직의 현재 상황과이 계획이 가져 오려는 미래 상황을 설명하는 것입니다.
2. 변경할 사항과 그 규모를 결정하십시오. 변경 관리 계획의 예상 특성을 간략하게 설명합니다. 이것이 직무 설명, 절차, 정책 및 / 또는 구조적 조직에 영향을 미칠 것인지 지정합니다. 변경 될 부서, 작업 그룹, 시스템 또는 기타 영역을 나열하십시오.
3. 이해 관계자의 지원을 나열하십시오. 예를 들어 고위 경영진, 프로젝트 관리자, 프로젝트 후원자, 최종 사용자 및 / 또는 직원과 같이 계획의 영향을받는 모든 이해 관계자를 나열합니다. 이해 관계자가 변경 사항을 지원하는 경우 각 그룹에 기록하십시오.
   • 이 데이터를 간단하고 명확하게 전달하기 위해 그래프를 표시 할 수 있습니다. 그래프를 높음 / 보통 / 낮음 등급에 따라 각 이해 관계자에 대한 "인지도", "지원 수준"및 "영향력"으로 나눌 수 있습니다.
   • 가능하면 일대일 대화를 통해 지원을받을 수 있습니다.
4. 변경 관리 팀을 구성하십시오. 이 팀은 모든 이해 관계자와 잘 의사 소통하고 우려 사항을 나열하며 변경 프로세스가 최대한 원활하게 진행되도록 할 책임이 있습니다. 회사에서 신뢰도가 높고 의사 소통 능력이 좋은 사람을 선택하십시오.
   • 이 팀에는 최고 관리 수준의 변경 프로세스 시작자가 포함됩니다. 여기에는 변화를 주도하기위한 적극적인 작업이 포함되며 계획을 승인하는 것만이 아니라는 점을 강조하십시오.
5. 조직의 경영진이 참여할 수있는 접근 방식을 개발합니다. 변화를 성공으로 이끌 기 위해 조직의 리더로부터 지원을받는 것이 가장 중요합니다. 직원의 각 임원이 변경에 대한 피드백을 제공하고 각 사람과 협력하여 변경을 촉진하는 데 적극적인 역할을하도록합니다.
6. 각 이해 관계자를위한 계획을 준비하십시오. 변경을 지원하는 사람들을 포함하여 각 이해 당사자에 대해 위험과 우려 사항을 평가합니다. 이러한 문제를 해결하기 위해 변경 관리 팀에 임무를 부여하십시오.
7. 의사 소통 계획을 세우십시오. 커뮤니케이션은 변경 관리 계획에서 가장 중요한 부분입니다. 변경 사항으로 인해 작업이 영향을받는 사람과 정기적으로 소통하십시오. 변경 이유와 그에 따른 이점을 강조하십시오.
   • 이해 관계자는 대면 양방향 커뮤니케이션 옵션을 제공 받아야합니다. 비공개 회의는 매우 중요합니다.
   • 커뮤니케이션은 변경의 주도자, 각 직원의 직속 상사 및 이해 관계자가 신뢰하는 추가 대변인으로부터 이루어져야합니다. 모든 커뮤니케이션은 일관된 메시지를 전달해야합니다.
8. 반대의 출처를 알아보십시오. 변화는 항상 반대로 이어집니다. 이것은 개인 수준에서 발생하므로 이해 관계자와 개인적으로 이야기하여 이유를 찾으십시오. 변경 관리 팀이 해결할 수 있도록 불만 사항을 추적합니다. 여기에는 특히 다음이 포함됩니다.
   • 사람들은 변화 할 동기가 없거나 긴박감이 없습니다.
   • 사람들은 더 큰 그림이나 변화가 필요한 이유를 이해하지 못합니다.
   • 프로세스에 대한 참여가 부족합니다.
   • 사람들은 자신의 직업, 미래 직책 또는 요구 사항 및 기술에 대해 불확실합니다.
   • 경영진이 변경 사항의 구현 또는 전달에 대한 기대치를 충족하지 못함
9. 막힘을 처리하십시오. 많은 불만은보다 집중적으로 의사 소통하거나 특정 문제를 논의하도록 의사 소통 전략을 변경하여 해결할 수 있습니다. 기타 불만 사항에는 계획에 통합하거나이를 구현하기 위해 변경 관리 팀에 할당 할 수있는 다양한 접근 방식이 필요합니다. 다음 접근 방식 중 조직의 상황에 적합한 방법을 생각해보십시오.
   • 직무 설명 또는 절차의 변경에 대해서는 직원 교육을 우선시하십시오.
   • 스트레스가 많은 전환이나 동기 부여가 거의없는 전환을 기대하는 경우 이벤트를 조직하거나 직원에게 혜택을 제공하십시오.
   • 이해 관계자가 변화 할 동기가 없으면 인센티브를 제공하십시오.
   • 이해 관계자가 배제되었다고 느끼면 회의를 조직하여 피드백을 수집하고 계획을 변경할 수있는 사항을 고려하십시오.

2 가지 방법 중 2 : 프로젝트 변경 사항 추적

1. 변경 관리 기능을 정의합니다. 이 프로젝트에 할당 될 기능을 나열하십시오. 각 직책에 대한 책임과 기술을 설명하십시오. 일상적인 수준에서 변경을 구현할 프로젝트 관리자를 한 명 이상 제공하고 전반적인 진행 상황을 모니터링하고 높은 수준의 변경 관리 결정을 내리는 프로젝트 후원자를 제공해야합니다.
   • 대규모 조직의 대규모 프로젝트의 경우 각기 특정 기술을 가진 여러 사람에게 프로젝트 관리자의 역할을 나눌 수 있습니다.
2. 변경 통제위원회를 구성하는 것에 대해 생각해보십시오. 소프트웨어 프로젝트에는 일반적으로 각 이해 관계자 그룹의 대표로 구성된 변경 제어위원회가 있습니다. 이위원회는 프로젝트 관리자 대신 변경 요청을 승인하고 이해 관계자들에게 결정을 전달합니다. 이 접근 방식은 범위와 목표를 재평가해야하는 다양한 이해 관계자와 프로젝트가 관련된 프로젝트에 적합합니다.
3. 변경 요청을 발행하는 절차를 수립하십시오. 프로젝트 팀의 누군가가 앞으로 나아갈 방법을 찾았다면 어떻게이 아이디어를 현실로 만들 수 있습니까? 이 계획에서 팀이 승인 한 절차를 설명하십시오. 예를 들면 다음과 같습니다.
   • 팀 구성원이 양식을 작성하여 변경을 요청하고 프로젝트 관리자에게 보냅니다.
   • 프로젝트 관리자는 변경 요청 로그에 양식을 입력하고 요청이 실행되거나 거부 될 때이 로그를 업데이트합니다.
   • 관리자는 팀 구성원에게 더 자세한 계획을 수립하고 필요한 노력을 추정하도록 지정합니다.
   • 프로젝트 관리자는 수락 또는 거부를 위해 프로젝트 스폰서에게 계획을 보냅니다.
   • 변경 사항이 구현됩니다. 이해 관계자는 정기적으로 진행 상황을 알 수 있습니다.
4. 변경 요청 양식을 작성하십시오. 각 요청에 다음 정보를 포함하고 로그에 추가해야합니다.
   • 신청 변경 일
   • 프로젝트 관리자가 제공 한 변경 요청 번호
   • 제목 및 설명
   • 제출자의 이름, 이메일 및 전화 번호
   • 우선 순위 (높음, 중간 또는 낮음). 긴급 변경 관리 계획에는 기한이 다릅니다.
   • 제품 번호 및 버전 (소프트웨어 프로젝트 용)
5. 변경 로그에 추가 정보를 추가하십시오. 이 로그는 또한 결정과 실행을 기록해야합니다. 변경 신청서에 제공된 정보 외에도 다음 정보를위한 공간을 제공해야합니다.
   • 승인 또는 거부
   • 신청을 승인하거나 거부하는 사람의 서명
   • 변경 구현 기한
   • 변경 종료 날짜
6. 중요한 결정을 추적하십시오. 매일의 변경 사항을 추적하는 변경 로그 외에도 모든 주요 결정을 기록 할 수 있습니다. 이 보고서 덕분에 장기 프로젝트 또는 관리가 변경되는 프로젝트를 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 이 보고서는 고객 또는 최고 경영진과의 의사 소통을위한 기반으로도 사용할 수 있습니다. 기간, 프로젝트 규모 또는 프로젝트 요구 사항, 우선 순위 수준 또는 전략의 변경 사항에 대해 다음 정보를 추적하십시오.
   • 누가 결정을 내 렸는지
   • 결정이 내려 졌을 때
   • 결정의 이유와 집행 절차에 대한 요약. 이 절차와 관련된 문서를 추가하십시오.

팁

• 직원과 고객 모두에게 신뢰와 충성도를 구축하십시오. 사람들은 종종 변화에 대해 불편 함을 느낍니다. 직원의 이익을 최우선으로한다는 메시지를 전함으로써 직원들의지지를 얻습니다.