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전문적이고 정중 한 직업 편지를 작성해야합니까? 대부분의 작업 메시지는 미리 서식이 지정되어 있고 복사하기 쉬우므로 메시지 내용 만 변경하면됩니다. 업무용 메일은 항상 날짜, 보낸 사람,받는 사람 및 메시지 본문의 일부 단락에 대한 정보를 포함해야합니다. 사진을 작성하고 싶다면 아래 단계에 따라 회사의 기준에 맞게 필요한 사항을 수정하십시오.

단계

4 단계 중 1 : 메시지 열기

1. 

   형식을 이해하십시오. 편지의 내용이 무엇이든 따라야 할 편지의 모양에 대한 몇 가지 표준이 있습니다. 비즈니스 편지는 Arial 또는 Times New Roman과 같은 인기있는 글꼴로 입력하고 작성해야합니다. 메시지의 단락을 수동으로 강조 표시해야합니다. 즉, "return"키를 두 번 입력하여 새 단락을 시작합니다. 들여 쓰기 명령을 사용하여 단락을 강조하지 마십시오.
   • 모든 가장자리에 약 2cm의 여백을 남겨 둡니다.
   • 이메일은 인기있는 글꼴로도 작성해야합니다. 업무용 메일의 흑백을 제외하고는 손글씨를 모방하거나 화려한 글꼴을 사용하지 마십시오.

2. 

   
   
   올바른 용지 종류를 선택하십시오. 작업 편지는 22cm x 28cm 용지 크기 ( "레터 크기")에 인쇄해야합니다. 미국에 거주하지 않는 경우 A4 크기 용지를 사용할 수 있습니다. 일부 긴 계약서는 22cm x 36cm ( "legal size") 용지에 인쇄 할 수 있습니다.
   • 우편으로 인쇄 할 경우 회사 레터 헤드에 인쇄해야합니다. 이렇게하면 편지가보다 전문적으로 보이고 회사 로고와 연락처 정보도 제공됩니다.

3. 

   
   
   회사에 대한 정보를 제공하십시오. 주소의 각 부분이 다른 줄에 쓰여진 회사 이름과 주소를 제공합니다. 소유주 또는 자영업자 인 경우 회사 이름을 자신의 이름으로 바꾸거나 그 위에 이름을 쓰십시오.
   • 회사에 미리 디자인 된 레터 헤드가있는 경우 회사 이름과 주소를 입력하는 대신 사용할 수 있습니다.
   • 주소를 직접 입력하는 경우 사용자와 회사의 기본 설정에 따라 페이지 상단에서 오른쪽 정렬 또는 왼쪽 정렬해야합니다.
   • 국제 우편을 보내는 경우 국가 이름을 대문자로 입력하십시오.

4. 

   
   
   날짜를 추가하십시오. 전체 날짜 작성이 가장 전문적인 선택입니다. 예를 들어 "2012 년 4 월 1 일"또는 "2012 년 4 월 1 일"이라고 쓸 수 있습니다. 날짜는 발신자 주소 아래 몇 줄 아래에 정렬되어야합니다.
   • 편지가 며칠 이내에 작성 되었다면 편지를 마친 날짜를 알려주십시오.

5. 

   수신자 정보를 제공하십시오. 받는 사람의 이름, 직함 (있는 경우), 회사 이름 및 우편 주소를 작성하고이 정보를 별도의 줄로 나눕니다. 필요한 경우 참조 번호를 추가하십시오. 받는 사람 정보는 날짜 아래 몇 줄로 정렬되어야합니다.
   • 확인 된 사람에게 편지를 보내는 것이 가장 좋습니다. 이렇게하면 메시지를 보낸 사람이 메시지에 회신 할 수 있습니다. 메일을받을 사람의 이름을 모를 경우 약간 확인하십시오. 회사에 전화하여 그 사람의 정확한 이름과 직함을 물을 수 있습니다.

6. 

   인사말을 선택하십시오. 인사말은 메시지 수신자에 대한 존경심이며 어떤 인사말이 사용되는지는 메시지를 보내는 사람을 알고 있는지, 얼마나 알고 있는지, 얼마나 엄숙한 지에 따라 다릅니다. . 다음 옵션을 고려할 수 있습니다.
   • "그것이 우려 할 수있는 누구에게"(관련된 사람들에게) 일 때만 누구, 특히 메시지를 보낼 사람을 모릅니다.
   • 메일 수신자를 모르는 경우 "Dear Sir / Madam"으로 시작하는 것이 안전한 옵션입니다.
   • 받는 사람의 직함과 이름을 사용할 수도 있습니다 (예 : "Dear Dr. Smith"(Dear Professor Smith)).
   • 메일 수신자를 잘 알고 있고 그들과 밀접한 관계가 있다면 "Dear Susan"과 같이 이름으로 전화를 걸 수 있습니다.
   • 메시지 수신자의 성별이 확실하지 않은 경우 전체 이름 (예 : "Dear Kris Smith"(Hello Kris Smith))을 입력하면됩니다.
   • 인사말 뒤에 쉼표를 입력하거나 "To Whom It May Concern"뒤에 콜론을 입력하는 것을 잊지 마십시오.
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4 단계 중 2 : 메시지 콘텐츠 작성

1. 

   바로 문제입니다. 격언에 따르면 대부분의 기업가는 시간 낭비를 싫어합니다. 따라서 서신의 내용은 짧고 전문적으로 제시되어야합니다. 받는 사람이 요점을 바로 이해하고 첫 번째 단락에서 귀하의 의견을 요약하여 빠르게 읽을 수있는 편지를 작성하십시오. 예를 들어, "I am writing you about ..."(나는 그에게 ...에 대해 씁니다)로 시작하여 거기서부터 시작할 수 있습니다.
   • 질감이있는 언어, 큰 잽 또는 길고 둥근 문장을 사용하지 마십시오. 가능한 한 간결하고 명확하게 말해야하는 내용을 전달해야합니다.
   • 설득력있게 표현하십시오. 편지를 쓰는 대부분의 목적은 독자가 무언가를하도록 설득하는 것 같습니다. 마음을 바꾸고, 실수를 수정하고, 돈을 보내거나, 어떤 조치를 취합니다. 메시지 수신자가 원하는 것을하도록 설득하십시오.

2. 

   사람 대명사를 사용하십시오. 이상적으로는 편지에 "I"(I), "we"(우리) 및 "you"(you)라는 사람 대명사를 사용해야합니다. 그것을 "나"(나)로 설명하고 독자를 "당신"(당신 / 그 / 그녀 / 당신)이라고 부릅니다.
   • 조직을 대신하여 작성하는 경우 유의하십시오. 회사의 성장 전망을 제공하는 경우 "우리"(우리)를 사용하여 독자에게 회사를 대신하여 발언한다는 사실을 알려야합니다. 개인적인 의견에 대해 글을 쓰면“나”(나)를 사용하십시오.

3. 

   
   
   명확하고, 간결하고, 간결하게 작성하십시오. 독자들에게 당신이하고 싶은 말을 정확히 알려주십시오. 독자는 메시지 내용이 분명한 경우에만 신속하게 답장을 보냅니다. 특히 독자가 결론을 내리거나 편지에 대한 조치를 취하기를 원한다면 그들에게 말하십시오. 논문을 가장 간결하게 설명하십시오.

4. 

   
   
   적극적인 문장을 사용하십시오. 상황을 설명하거나 요청을 할 때 수동적이 아닌 능동적 인 것을 사용하십시오. 수동적 인 문장은 편지를 모호하게 만들거나 관련된 사람을 지정하지 않을 수 있습니다. 또한 활성 문장이 간소화되고 더 간단합니다. 예를 들면 :
   • 패시브 문장 : 선글라스는 내구성과 관련하여 설계되거나 제조되지 않습니다.
   • 선제 적 진술 : 귀사는 내구성에 관계없이 선글라스를 설계하고 제조합니다.

5. 

   
   
   적절하게 열린 마음을 가지십시오. 편지는 인간이 작성하고 인간에게 보내므로 가능하면 엄격한 글자를 사용하지 마십시오. 비 개인적인 편지와 개방성 부족으로 새로운 관계를 구축 할 수 없습니다. 그러나 "알아요"(알다시피), "내 말은"(내 말은) 또는 "완나"(하고 싶다- '원한다'의 줄임말)와 같은 구어체 또는 속어를 사용하지 마십시오. 큰'). 어조를 진지하지만 친절하고 열정적으로 유지하십시오.
   • 받는 사람을 잘 알고 있다면 비공식적으로 좋은 소원을 담아 야합니다.
   • 자신을 표현할 정도를 결정할 때 자신의 판단을 사용하십시오. 때로는 약간의 유머가 성공적인 거래를하는 데 도움이 될 수 있지만, 놀리는 경우에는주의해야합니다.

6. 

   예의 바르고 정중합니다. 불만을 표명하거나 불만을 표현하기 위해 편지를 써도 여전히 예의를 지킬 수 있습니다. 수신자의 입장에서 생각하고 어떤 아이디어가 떠오르 든 독자가 항상 열정적이고 기꺼이 도움을 줄 수 있다는 것을 독자가 알 수 있도록 합리적으로 생각해보십시오.
   • 예를 들어 다음과 같이 가혹한 불만을 제기 할 수 있습니다. "선글라스가 너무 나빠서 다시는 사지 않을 것 같습니다."하지만 더 정중하게 쓸 수 있습니다. " 귀사의 선글라스 제품에 실망하고 향후 다른 곳에서 안경을 구입할 계획입니다.

7. 

   추가 페이지에는 "두 번째 페이지"헤더 템플릿을 사용합니다. 대부분의 비즈니스 편지는 한 페이지에 짧아야합니다. 그러나 계약이나 법적 문제와 같이 이야기하고있는 문제가 더 긴 경우 몇 페이지가 더 필요할 수 있습니다. 일반적으로 축약 된 주소가 있고 첫 페이지의 레터 헤드와 동일한 용지 유형이있는 "두 번째 페이지"레터 헤드 템플릿을 사용합니다.
   • 페이지 번호 매기기는 두 번째 및 후속 페이지와 함께 페이지 상단에 있습니다. 수신자 이름과 날짜를 추가 할 수도 있습니다.

8. 

   콘텐츠 요약. 마지막 단락에서 주요 요점을 요약하고 실행 계획의 단계 또는 메시지 수신자에게 기대할 사항을 명확하게 설명합니다. 받는 사람이 귀하에게 연락하여 질문하거나 이야기 할 수 있으며, 편지에 대한 관심과 귀하의 문제에 대해 감사드립니다. 광고

4 단계 중 3 : 엔딩 편지

1. 

   끝 문장을 선택하십시오. 인사와 같은 마지막 문장은 편지를받는 사람에 대한 존경심과 편지의 엄숙함을 보여줍니다. "진심으로"또는 "진심으로"는 일반적으로 안전한 선택입니다. "Cordially", "Respectfully"(감사합니다), "Regards"및 "Yours Truly"(진심으로)와 같은 다른 옵션을 고려할 수 있습니다. "All the best", "Best wishes"(Best wishes)와 같이 약간 덜 형식적이면서도 전문적인 엔딩을 선택할 수도 있습니다. , "따뜻한 안부", "감사합니다", "감사합니다". 문장 뒤에 쉼표를 사용하십시오.

2. 

   기호. 약 4 줄을 비워두고 서명하십시오. 편지를 인쇄 한 후 서명하거나 이메일로 보내는 경우 서명 이미지를 스캔하여 메시지의이 부분에 붙여 넣습니다. 서명으로 파란색 또는 검정색 잉크를 선택해야합니다.
   • 다른 사람을 대신하여 편지에 서명하는 경우 서명 앞에 "pp :"라고 적으십시오. "Pp"는 "조달 당"을 의미합니다 (예 : "대행사 별"또는 "대리").

3. 

   귀하의 이름과 연락처 정보를 입력하십시오. 서명 아래에 성명, 직함, 전화 번호, 이메일 주소 및 가능한 연락 방법을 입력합니다. 각 정보는 별도의 줄에 기록됩니다.

4. 

   타이피스트의 약어를 추가하십시오. 귀하가 아닌 다른 사람이 편지를 입력 한 경우 서명 아래에이 사람의 이니셜을 추가해야합니다. 때로는 편지를 쓴 사람의 이니셜이 포함되었습니다. 따라서 편지를 쓴 사람과 입력 한 사람을 구분하는 것이 중요합니다.
   • 예를 들어 타이피스트의 이니셜 만 추가하는 경우 소문자로 작성합니다. mj
   • 작성자의 약어를 추가하는 경우 대문자로 작성하고 타이피스트의 약어를 소문자로 작성하십시오. RW : mj. 두 약어 RW / mj 사이에 슬래시를 사용할 수도 있습니다.

5. 

   첨부 된 문서를 참고하십시오. 수신자가 볼 수 있도록 문서를 첨부하는 경우 문서의 번호와 유형을 기록하여 연락처 정보 아래 몇 줄에 주석을 추가합니다. 예를 들어, "첨부 (2) : 이력서, 브로셔"( "첨부 (2) : 이력서, 브로셔")라고 작성할 수 있습니다.
   • “Enclosures”를“Enclosures”로 줄여 쓸 수도 있습니다. 또는 "Enc.".

6. 

   수신자를 추가합니다. 편지의 사본을 다른 사람에게 보내는 경우에는이 사람의 이름을 편지에 포함시켜야합니다. "Enclosures"줄 아래에 "cc :"를 입력하여 주석을 달 수 있습니다. "cc"는 "courtesy copy"를 의미하며 사람의 이름과 직함 ( "cc"는 "카본 카본"(카본 카피).
   • 예를 들어, "cc : Mary Smith, 마케팅 부사장"( "Dear : Mary Smith, Deputy Marketing Manager")이라고 적습니다.
   • 다른 수신자를 추가하려면 첫 번째 사람의 이름 바로 아래에 두 번째 사람의 이름을 입력하고 "cc :"는 필요하지 않습니다.
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4/4 부 : 완료

1. 

   메시지를 편집하십시오. 외모는 전문 레터 라이터의 핵심 요소입니다. 분명히 독자는 편지의 가장 작은 결함을 수정하여 당신이 유능하고 책임감 있음을 쉽게 알 수 있습니다. 맞춤법 명령을 실행하여 단어의 맞춤법을 검사 할 수 있지만 보내기 전에 문자를주의 깊게 읽어서 검사 할 수도 있습니다.
   • 편지가 명확하고 간결한 지 궁금합니다. 3 ~ 4 문장 이상의 문단이 있습니까? 그렇다면 불필요한 단락을 삭제할 수 있습니다.
   • 편지가 정말 중요한 경우 친구 나 동료에게 빨리 확인하도록 요청할 수 있습니다. 때때로 읽는 데 몇 초만 투자하면 보지 못했던 실수 나 어설픈 단어 사용을 발견하는 데 도움이 될 수 있습니다.

2. 

   우편물을 스테이플하지 마십시오. 메시지에 많은 페이지가있는 경우 메시지를 스테이플 링하지 마십시오. 페이지가 올바르게 정렬되었는지 확인하려면 왼쪽 상단의 클립을 사용하십시오.

3. 

   메일 링. 우편으로 보내는 경우 업무용 봉투를 사용하십시오. 회사 로고가있는 봉투가 있으면 사용하십시오. 반송 주소와 수취인 주소를 명확하게 인쇄하십시오. 편지를 세 부분으로 접어받는 사람이 메시지를 열면 메시지의 첫 부분이 맨 위에서 접힌 다음 맨 아래 접힌 부분까지 열립니다. 스탬프가 충분한 지 확인한 다음 보내십시오.
   • 손으로 쓴 주소가 더럽고 전문적인 스타일과 일치하지 않는다고 생각되면 주소를 단어로 입력하고 봉투를 프린터에 넣고 봉투에 주소를 인쇄하십시오.
   • 편지가 매우 중요하거나 긴급한 경우 택배를 통해 보내야합니다.
   • 이메일로 메시지를 보내려면 HTML 형식으로 변환하거나 메시지를 PDF로 저장하여 형식을 유지하십시오. 하지만 종이 우편은 더 좋습니다.
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조언

• 좋은 펜을 사용하여 편지에 서명하십시오.
• 빠른. 1 주일 이내에 보낸 사람의 요청에 응답 할 수없는 경우에는 그에 대해 알리고 응답을받을 수있는시기를 알려주십시오.
• 긍정적 인 점에 집중하십시오. 할 수없는 일이 아니라 할 수있는 일에 대해 이야기하십시오. 예를 들어, 재고가없는 품목이라면 고객에게 주문을 이행 할 수 없다고 말하지 말고 대신 제품이 인기가있어 재고가 없다고 말하십시오. . 그런 다음 제품을 언제 제공 할 수 있는지 알려주십시오.
• 내용이 많은 편지를 쓰려면 먼저 그 내용을 나열해야합니다.
  • 다루고 싶은 모든 것을 나열하십시오. 주문에 대해 걱정하지 마십시오.
  • 각 콘텐츠에 대해 키워드, 예, 주장 및 사실을 나열하십시오.
  • 개요의 내용을 검토하여 목적과 청중에 적합하도록하십시오.
  • 관련없는 문제를 제거하십시오.
  • 독자에게 가장 적합한 순서로 정보를 정렬하십시오.

경고

• 아첨하는 문장으로 편지를 쓰지 마십시오. 진정한 칭찬은 받아 들일 수 있지만 지나치게한다면 독자는 당신의 능력이 아니라 아첨으로 일한다고 느낄 것입니다.
• 너무 거칠고 인상적인 어조를 사용하지 마십시오. 비즈니스 서신으로 전문적인 관계를 강화하거나 시작하려고한다는 것을 기억하십시오.