고객에게 비즈니스 레터를 작성하는 방법

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콘텐츠

단계
파트 1/2: 비즈니스 레터 형식
파트 2/2: 비즈니스 레터를 작성하는 방법
팁

자신의 사업이 있다면 아마도 고객에게 비즈니스 편지를 써야 할 것입니다. 목표는 다를 수 있습니다. 새로운 이벤트 또는 조건에 대해 알리고 회사를 대신하여 고객 불만에 응답합니다. 글을 쓰는 이유에 관계없이 항상 프로페셔널한 어조와 비즈니스 스타일을 유지하는 것이 중요합니다.

단계

파트 1/2: 비즈니스 레터 형식

1 전문적인 레터헤드를 사용하십시오. 비즈니스 서신은 회사를 나타냅니다. 이와 관련하여 편지는 적절한 형식을 가져야합니다. 또한 회사 로고나 브랜드를 사용하는 것을 잊지 마십시오.
- Microsoft Word용으로 미리 만들어진 색상 템플릿을 사용하여 편지 머리글을 만들 수 있습니다. 실제 회사 로고 또는 브랜드를 사용하십시오.
2 텍스트 편집기를 엽니다. 모든 회사 비즈니스 서신은 항상 컴퓨터에서 입력해야 합니다.
- 새 문서를 만들고 여백을 2.54센티미터로 설정합니다.
- Times New Roman, Georgia 또는 Arial과 같은 세리프 서체를 사용합니다. 따라서 글꼴 크기는 12보다 크지 않고 10보다 작아서는 안 됩니다. 글꼴의 유형이나 크기가 글자의 가독성에 부정적인 영향을 주어서는 안 됩니다.
- 한 줄 간격을 사용합니다.
3 블록 모양을 사용자 정의합니다. 블록 형식은 비즈니스 서신의 가장 일반적인 형식입니다. 또한 설정하고 따르기 가장 쉽습니다. 각 항목은 왼쪽 정렬되고 하나의 공백으로 구분됩니다. 비즈니스 서신에는 페이지 상단에서 하단으로 다음 항목이 포함되어야 합니다.
- 오늘 날짜 또는 편지를 보낸 날짜입니다. 보낸 사람과 받는 사람의 회계 및 법적 목적을 위해 사용되므로 날짜를 포함하는 것을 잊지 마십시오. 정확한 날짜를 알려주세요.
- 보낸 사람의 주소입니다. 이것은 표준 형식의 주소입니다. 귀하의 주소가 이미 편지 머리글에 나열되어 있으면 이 단계를 건너뛸 수 있습니다.
- 발신 주소. 편지를 받는 사람의 이름과 주소를 입력합니다. "마스터" 또는 "미스트리스" 주소를 사용할 수 있습니다. 따라서 수신자가 Nina Serova인 경우 "Nina Serova 부인"과 "Nina Serova"를 모두 쓸 수 있습니다.
- 인사말. "Dear Mrs. Serova" 또는 "Dear Nina Serova"라고 쓸 수 있습니다. 누가 편지를 읽을지 확실하지 않으면 "Dear Sirs"라고 쓰십시오. "모든 이해 당사자를 위한 정보" 옵션도 있지만 수신자를 알 수 없는 경우 최후의 수단으로 남겨두어야 합니다.
- 편지의 본문입니다. 이 부분은 다음 섹션에서 더 자세히 논의될 것입니다.
- 마지막 부분 및 서명. "진심으로" 또는 "잘 부탁드립니다."라고 쓰십시오.

파트 2/2: 비즈니스 레터를 작성하는 방법

1 타겟 고객을 정의합니다. 편지의 어조는 청중과 상관없이 항상 전문적이어야 하지만 단어와 언어 수단의 선택은 편지를 받는 사람에 따라 다릅니다. 편지가 다른 회사의 HR 부서를 위한 것이라면 보다 공식적인 언어를 사용해야 합니다. 특정 고객에게 말할 때 비격식적이고 단순한 언어를 사용할 수 있습니다.
- 또한 오해를 피하는 데 도움이 될 것입니다. 독자가 이해할 수 없는 용어를 사용하지 마십시오. 예를 들어, 고객은 회사에서 우주 프로그램에 사용되는 약어를 모를 수 있으므로 편지에 사용하지 마십시오.
- 비즈니스 글쓰기의 가장 중요한 규칙은 텍스트가 명확하고 간결하며 정중해야 한다는 것입니다.
2 첫 번째 줄에 편지의 목적을 명시하십시오. 편지의 목적을 고려하십시오. 새 사무실 주소를 제공하시겠습니까? 고객에게 부채에 대해 상기시키십니까? 불만에 응답하시겠습니까? 편지의 첫 문장을 써야 할 때 이것을 명심하십시오. 모호한 표현을 사용하지 말고 바로 요점을 파악하세요.
- 회사 오너로서 자신의 의견을 표현하는 경우 1인칭으로 작성하십시오. 회사 또는 조직을 대신하여 주소를 지정하는 경우 2인칭으로 작성하십시오.
- "우리는 이로써 귀하에게 알립니다" 또는 "우리는 이로써 다음을 알고 싶습니다."와 같은 명확한 진술을 사용하십시오. 회사 소유주로서 다음과 같이 1인칭으로 씁니다. "연락하고 싶습니다.", - 또는 "최근에 ... 배웠습니다. 그래서 ...을 하고 싶습니다."
- 예를 들어, 당신(회사 소유주)은 Nina Serova에게 한 달치 부채에 대해 알리고 싶어합니다. 다음과 같이 편지를 시작하십시오. "2015년 3월 현재 귀하의 계정에 부채가 있음을 알려드립니다."
- 회사 직원이고 회사의 우주 프로그램에 대한 고객 불만에 응답하는 경우 다음과 같이 시작하십시오. "화성 식민지 프로그램에 대한 귀하의 의견을 받았습니다."
- 때때로 당신은 독자에게 그가 경쟁에서 이기거나 교육 기관에 자리를 얻었다고 말해야 합니다. 다음과 같이 시작하십시오: "알려드리게 되어 기쁩니다 ...", - 또는 "알려 드리게 되어 기쁩니다 ...".
- 나쁜 소식을 보고해야 하는 경우 "유감스럽게도 알려드립니다...", 또는 "고려한 끝에 결정되었습니다..."라는 문구로 시작하세요.
3 유효한 음성을 사용하십시오. 공식 연설에서 수동태가 자주 사용되지만 글자의 텍스트를 단조롭게 만들거나 이해할 수 없게 만들 수 있습니다. 유효한 음성은 정보가 단호한 어조로 전달되도록 합니다.
- 수동태의 예: "어떤 조치를 취할 수 있습니까?" 이 경우 주체 '계단'은 행위의 실행자가 아니라 스스로 행위를 경험한다.
- 유효한 음성의 예: "어떤 조치를 취할 수 있습니까?" 이 버전에서는 능동태를 사용하여 아이디어를 명확하고 명확하게 전달할 수 있습니다.
- 때때로 수동태를 사용하면 오류나 보기 흉한 사실에 너무 많은 주의를 끌지 않고 메시지를 전달할 수 있습니다. 이 경우에만 사용하십시오. 일반적으로 유효한 음성이 선호됩니다.
4 이전 이벤트 또는 독자와의 커뮤니케이션에 대한 링크. 이전에 Nina Serova에게 부채에 대해 알렸을 수 있습니다. 독자는 지난 회의에서 우주 프로그램에 대한 불만을 표현할 수 있습니다. 이미 의사 소통했다면이 사실을 상기하십시오. 독자는 중요한 세부 사항을 기억할 수 있으며 귀하의 편지는 훨씬 더 중요하고 긴급할 것입니다.
- 다음과 같은 문구를 사용하십시오.
5 도움을 요청하거나 제안하십시오. 정중한 요청으로 긍정적인 어조를 설정하거나 도움의 형태로 협력을 제안하십시오.
- 당신이 회사를 소유하고 있고 고객에게 부채를 갚도록 설득하고 싶다고 가정해 봅시다. "당신의 도움과 즉각적인 지불에 감사드립니다."라는 문구를 사용하십시오.
- 회사를 대신하여 글을 작성하는 경우 "HR 관리자와 개인 회의를 주선하고 싶습니다."라는 문구를 사용하십시오.
- 또한 가능한 모든 질문에 답하고 독자의 의심을 없애도록 제안하십시오. 예: "귀하의 질문에 답변해 드리고 지불에 대한 의문점을 해결해 드리겠습니다.", 또는 "저희 프로그램에 대한 자세한 내용을 알고 싶으십니까?"
6 편지를 완성하세요. 귀하 또는 고객 측에서 클릭 유도문안을 사용하세요. 이것은 지정된 기간 내에 부채를 상환하라는 요청이나 고객과의 만남을 주선하겠다는 제안일 수 있습니다.
- 미래에 소통할 수 있는 희망을 가지고 제안서를 작성하십시오: "다음 주 예산 회의에서 만나기를 고대합니다." 또는 "우리 사무실에서 만날 때 이러한 모든 측면에 대해 더 자세히 논의하게 되어 기쁩니다. .”
- 편지에 문서가 첨부되어 있는지 표시하십시오. 다음과 같은 문구를 추가하십시오. "지난 달 송장을 보내드립니다." 또는 "우주 프로그램 사본이 편지에 첨부되어 있습니다."
- 마지막에 닫는 문구를 사용하십시오. 고객이 "진심으로", - 또는 "좋은 소원"이라고 쓰는 것이 가장 좋습니다.
- 낯선 사람에게 보내는 공식적인 편지에서 "안부"라는 단어를 사용하십시오.
- 누군가를 알고 있거나 협력하는 경우 "최선을 다해"라고 쓰십시오.
7 실수를 수정합니다. 편지에 문법적 오류가 있는 경우 올바른 형식과 표현은 아무런 역할을 하지 않습니다!
- 수동태의 모든 경우를 찾아 적절하게 조정하십시오.
- 길고 혼란스러운 문장에 주의하세요. 비즈니스 서신에서는 "적을수록 좋습니다"라는 규칙이 적용되므로 긴 문장은 버려야 합니다.