문서를 알파벳순으로 정렬하는 방법

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단계
방법 1/2: 알파벳순으로 정렬
방법 2/2: 문서 색인 생성
팁
경고

업무 및 개인 용도로 인쇄된 문서를 알파벳순으로 정렬하여 많은 번거로움 없이 정리할 수 있습니다. 이 문서 구성을 통해 귀하와 다른 사람은 필요한 정보를 신속하게 찾고 문서를 보호할 수 있습니다. 그러나 모든 것이 그렇게 간단하지는 않으며 문서를 알파벳순으로 정렬하는 데 몇 가지 미묘함이 있습니다. 이제 이에 대해 설명하겠습니다.

단계

방법 1/2: 알파벳순으로 정렬

1 제목을 기준으로 문서를 알파벳순으로 구성합니다. 이를 위해 소위 알파벳 인덱스를 사용합니다.
2 문서를 시작하는 문자에 따라 하나 또는 다른 문자 폴더에 넣습니다. 동일한 문자로 시작하는 문서 정렬은 이름의 두 번째 문자를 기준으로 해야 합니다. 두 번째 문자가 같으면 세 번째 문자입니다. 또는 네 번째. 또는 다섯 번째. 여기에서 이 알고리즘의 편차는 없으며 있을 수 없습니다. 그러나 그것은 당신에게 100배의 보상을 줄 것입니다. 이 정렬은 문서의 모든 흰색 반점을 지울 것입니다.
3 문서를 어떻게 분류했는지 설명하십시오. 당신은 당신이 주문한 문서에 접근할 수 있는 모든 사람이 그 문서가 어떻게 배열되었는지 알기를 원합니다.
4 문서를 서랍이나 보관해야 할 곳에 보관하십시오. 문서에 새로운 것을 추가할 때 알파벳을 잊지 마세요!

방법 2/2: 문서 색인 생성

1 알파벳 문자가 있는 레이블을 사용하십시오. 문서 인덱싱(즉, 서명)은 문서 구성의 기본입니다. 이 단계에서 문서는 카탈로그의 적절한 섹션과 섹션으로 전송됩니다. 실제로 섹션 이름은 내용을 설명하는 데 사용되며 섹션 이름도 문서 이름이 됩니다. 아래 팁을 사용하여 섹션을 알파벳순으로 정렬하십시오.
2 고유 이름은 다음 순서로 색인화할 수 있습니다. 성, 이름, 그 다음 애칭 또는 중간 이름. 구두점은 무시할 수 있습니다.
- 접두사를 사용하는 경우 접두사를 앞에 오는 이름 부분과 연결하고 맨 앞에 놓습니다. 구두점은 필요하지 않습니다.
- 하이픈은 무시할 수 있으며 하이픈 앞과 뒤의 이름 일부를 먼저 넣어야 합니다.
- 약어와 한 글자 단어는 그대로 색인됩니다. 이니셜은 별도의 부분으로 나뉩니다.
- 위치와 명목 접미사는 마지막에 나열되며 위치가 먼저 표시된 다음 접미사가 표시됩니다.
3 조직과 관련된 문서는 이러한 기업의 이름으로 정렬할 수 있습니다. 이 경우 조직 이름의 각 단어는 별도의 요소로 간주됩니다. 회계는 제목에 단어가 표시된 순서와 동일합니다.
- 약어와 한 글자 단어는 그대로 색인됩니다. 이 경우 문자는 공백으로 구분하고 서로 분리된 요소로 간주해야 합니다.
- 이 경우 구두점은 생략하고 구두점 전후의 단어는 첫 번째 요소에 표시됩니다.
- 숫자와 숫자는 문자 형식으로 작성되고 원래 단어인 것처럼 색인됩니다. 구두점은 다시 생략됩니다. 이름이 로마 숫자로 시작하는 문서는 이름이 아라비아 숫자로 시작하는 유사한 문서보다 먼저 위치하며 숫자는 가장 작은 것부터 큰 것까지 표시됩니다. 그래야만 단어로 시작하는 문서를 배치할 수 있습니다.
- 모든 문자는 단어로 작성되며 문자와 직접 연결된 모든 숫자는 첫 번째 요소에 지정해야 합니다.
4 정부 기관의 이름은 먼저 특정 기관의 관할 국가 및 지역과 함께 색인화됩니다. 다음 요소에는 기관명을 표시하고 맨 끝에 “관리”, “국”, “대표” 등의 단어를 표시한다.
5 이름이 동일한 경우 목록 문서의 주소를 사용하십시오. 이름> 지역> 도시> 거리 이름> 집 번호의 순서를 사용하십시오.