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• 단계로
• 1/3 부 : 작업 보고서 계획
• 2/3 부 : 작업 보고서 초안 작성
• 3/3 부 : 보고서를 효과적으로 만들기
• 팁
• 경고

작업 보고서를 작성하는 것은 생각보다 쉬울 수 있지만 인상적 일 수 있습니다. 작업 보고서는 일반적으로 작업 프로젝트의 진행 상황을 설명하거나 작업장 문제에 대한 결론 및 권장 사항을 제공하는 데 사용됩니다. 효과적인 작업 보고서를 쉽게 작성하려면 목표, 청중, 연구 및 메시지를 고려하여 시작하십시오. 그런 다음 표준 비즈니스 보고서 형식을 사용하여 보고서를 준비하십시오. 마지막으로 보고서를 수정하여 효과적 일 수 있습니다.

단계로

1/3 부 : 작업 보고서 계획

1. 보고서의 목적과 주제를 결정합니다. 누군가 보고서를 요청했을 수도 있습니다. 목표 또는 주제가 요청에 포함될 가능성이 있습니다. 목표 나 주제가 무엇인지 확실하지 않은 경우 청중에게 전달하는 내용을 고려하십시오. 상사 나 상사에게 설명을 요청할 수도 있습니다.
   • 예를 들어, 목표는 비즈니스 문제를 분석하거나, 작업 한 프로젝트의 결과를 설명하거나, 상사에게 작업 진행 상황에 대한 개요를 제공하는 것입니다.
2. 대상 청중에게 적합한 어조와 언어를 결정하십시오. 타겟 청중이 이미 알고있는 것과 그들이 이해할 전문 용어를 고려하십시오. 작업 보고서를 작성할 때 일반 대중을 위해 작성할 때보 다 더 전문적인 언어와 전문 용어를 사용할 수 있습니다.
   • 누가 보고서를 읽을 것인가? 보고서를 합리적으로 사용할 수있는 사람을 청중에 포함 시키십시오.
   • 다른 유형의 독자를 위해 글을 쓰는 경우, 최소한의 지식을 가진 독자도 쉽게 이해할 수 있도록 필요한 모든 정보를 포함하십시오. 그러나 정보가있는 독자가 불필요한 정보를 건너 뛸 수 있도록 각 섹션에 제목을 사용하십시오. 개별 요구 사항을 충족하기 위해 각 청중에 대한 섹션을 포함 할 수도 있습니다.
3. 해당되는 경우 연구 및 지원 자료를 수집하십시오. 결론을 도출하거나 권장 사항을 개발하는 데 사용한 자료를 포함하십시오. 보고서를 준비 할 때이를 참조 할 것이며 보고서의 부록에 포함시켜야 할 수도 있습니다. 보고서를 준비 할 때 포함 할 항목은 다음과 같습니다.
   • 재무 정보
   • 테이블
   • 그래프
   • 통계
   • 설문 조사
   • 설문지
   • 전문가, 동료, 고객 등과의 대화
4. 진행 상황 보고서를 작성할 때 진행 상황을 봅니다. 좋은 진행 보고서는 수행 한 작업, 수행 할 작업 및 프로젝트가 진행 중인지 여부에 대한 빠른 개요를 제공합니다. 사람들이 프로젝트에 대해 가지고있는 질문에 대한 답으로 생각하는 것이 가장 좋습니다. 보고서에 포함 할 내용은 다음과 같습니다.
   • 프로젝트 기간이 변경 되었습니까?
   • 마지막 진행 보고서 이후 어떤 작업을 수행 했습니까?
   • 다음에 수행 할 작업은 무엇입니까?
   • 제 시간에 프로젝트를 완료 할 수 있습니까? 그렇지 않다면 왜?
   • 어떤 병목 현상이 발생했으며 어떻게 해결할 것입니까?
   • 이번 달에 배운 것이 있습니까?
5. 개요 만들기 보고서에 포함 할 정보와 함께. 당신의 아이디어를 개요에 적어 쓰기 보조 도구로 사용하십시오. 이렇게 할 때 말할 내용을 구성하는 데 도움이되도록 보고서의 헤드 라인을 개발하십시오. 개요는 사용자가 사용하기위한 것이므로 깔끔하거나 잘 개발할 필요가 없습니다.
   • 대부분의 경우 결과와 결론 또는 권장 사항을 설명하여 보고서를 시작해야합니다. 그런 다음이 시점에 도달 한 방법과 해당되는 경우 추론을 설명하십시오.
   • 논란의 여지가있는 결론이나 제안을하려는 경우 먼저 프로세스와 추론을 설명하여 타겟 청중이이 아이디어를 생각 해낸 이유를 이해할 수 있도록하십시오.

2/3 부 : 작업 보고서 초안 작성

1. 표지 또는 제목 페이지를 사용하십시오. 제목 페이지에는 보고서 이름과 보고서를 제출 한 날짜가 별도의 줄에 표시되어야합니다. 세 번째 줄에는 모든 저자의 이름을 기재합니다. 그런 다음 네 번째 줄에 조직 이름을 적으십시오.
   • 어떤 경우에는 보고서를 작성한 이유, 수반되는 내용, 다음에해야 할 일을 설명하는 동기 부여 편지를 포함 할 수도 있습니다. 이는 독자가 보고서 자체를보기 전에 준비하는 데 오랜 시간이 걸리거나 추가 설명이 필요한 보고서에서 더 일반적입니다.
   • 진행 보고서를 통해 제목 페이지에 이름, 프로젝트 이름, 날짜 및보고 기간을 명시합니다. 각 항목을 별도의 줄에 배치하십시오. "이름", "프로젝트 이름", "날짜"및 "보고 기간"으로 각 줄에 레이블을 지정하거나 정보를 나열 할 수 있습니다.
   • 작업 보고서 형식을 지정하기위한 특정 권장 사항이 있는지 상사에게 문의하십시오. 그 또는 그녀는 귀하의 보고서를 준비하는 최고의 출처입니다.
2. 가장 중요한 정보의 요약을 제공하십시오. 결론, 정당화 및 권장 사항을 포함하십시오. 이를 통해 보고서 전체를 읽지 않고도 보고서의 요점을 이해할 수 있습니다. 자세한 설명을 작성할 필요는 없지만 독자는 보고서 내용을 이해할 수 있어야합니다. 요약은 1 ~ 5 페이지 여야합니다.
   • 전체 보고서를 요약 할 필요는 없습니다. 귀하가 제시하는 주요 권장 사항 또는 결론과 같은 보고서의 주요 아이디어에만 집중하십시오.
   • 진행 보고서를 작성하는 경우이 섹션을 건너 뛸 수 있습니다.
3. 보고서 내용과 함께 목차를 포함하십시오. 목차의 섹션 제목과 해당 섹션이 시작되는 페이지 번호를 표시합니다. 이를 통해 독자는 보고서를 쉽게 탐색하여 필요한 정보를 찾을 수 있습니다.
   • 보고서를 읽기 쉽도록 각 섹션의 제목과 제목을 사용하십시오.
   • 진행 상황 보고서를 작성할 때 일반적으로 상사가 선호하지 않는 한 목차를 포함 할 필요가 없습니다. 그러나 보고서를보다 쉽게 ​​탐색 할 수 있도록 각 섹션에 대한 제목과 헤더를 추가하십시오.
4. 소개 작성 보고서의 개요를 제공합니다. 이 작업 보고서를 작성한 이유를 독자에게 말하십시오. 보고서를 둘러싼 맥락을 요약하고 목표를 설명합니다. 답변 할 질문이나 해결할 문제를 설명하십시오. 보고서의 기간과 그 내용과 함께 실행 계획을 표시합니다.
   • 소개는 길지 않아도됩니다. 독자가 긴 설명없이 문맥과 목적을 이해할 수 있도록 직접적이고 구체적이어야합니다.
   • 서론을 위해 2 ~ 4 개의 단락을 작성하십시오.
   • 진행 보고서에서 소개는 한두 개의 단락 만 포함 할 수 있습니다. 프로젝트와 달성하고자하는 바를 요약해야합니다. 이미 완료 한 내용과 다음에 수행 할 작업을 표시 할 수도 있습니다.
5. 제시 한 결과 또는 결론을 설명하십시오. 이 프로젝트와 관련하여 완료 한 연구 또는 평가에 대한 기본 개요를 제공합니다. 그런 다음 관찰 한 내용과 보고서 주제와의 관계를 논의하고 해석합니다.
   • 대부분의 경우이 섹션에는 소개 단락과 도달 한 결론 목록이 포함되어 있습니다.
   • 한 가지 결론은 다음과 같습니다. "1. 인구가 고령화되어 고객에게 더 많은 건강 위험이 발생합니다. "
   • 진행 상황 보고서를 작성할 때 발표 할 결과 나 결론이 없습니다. 대신, 입회식 다음 섹션에 업적 또는 완료된 작업을 나열하십시오. 이 섹션에서 짧은 2-4 문장 단락을 작성할 수도 있습니다. 그러나 일반적으로 목록이면 충분합니다. "축제 텐트 비용으로 200 유로 모금", "축제 계획 관리를위한 파티 계획과 계약"및 "공개 의견을 수집하기 위해 1,500 명의 주민을 조사했습니다."
6. 미래에 대한 권장 사항을 제공하십시오. 귀하의 권장 사항은 미래에 일어날 일을 설명해야합니다. 솔루션이 생성하는 내용과 결론과 어떻게 관련되는지 설명하십시오. 설명을 작성한 후 번호가 매겨진 목록의 행동 요점 형태로 권장 사항을 제공하십시오. 가장 중요한 것부터 중요하지 않은 것까지 추천을 나열하십시오.
   • 예를 들어 다음과 같이 작성할 수 있습니다. "1. 모든 직원이 CPR을 수행하도록 교육하십시오. "
   • 진행 상황 보고서를 작성하는 경우 대신 다음 작업 기간에 달성하려는 작업 또는 목표를 설명하십시오. 예를 들어, "축제 공급 업체 찾기", "축제 디자인 승인"및 "홍보 포스터 주문"을 나열 할 수 있습니다.
7. 결론을 내린 과정과 추론에 대해 토론하십시오. 주제, 문제 또는 문제를 어떻게 해결했는지 설명하십시오. 관찰 한 내용을 검토 한 다음 권장 사항으로 이어지는 방법을 설명하십시오. 해당 섹션의 내용을 독자에게 알려주는 제목을 사용하여 토론을 여러 섹션으로 분리합니다.
   • 여기에는 연구 및 평가에 대한 더 긴 논의가 포함됩니다.
   • 이 섹션은 기록에서 가장 길어야합니다.
   • 진행 보고서를 작성하는 경우이 섹션을 건너 뛸 수 있습니다. 대신, 프로젝트를 진행하는 동안 직면 한 장애물과이를 어떻게 해결했는지에 대한 섹션을 포함하십시오. "많은 주민들이 설문 조사를 우편 요금이 아니기 때문에 반환하지 않았습니다. 앞으로 설문 조사에 선불 우편을 포함하거나 주민들이 설문 조사를 디지털 방식으로 완료 할 수 있도록 할 것입니다. "
8. 보고서를 준비 할 때 사용한 모든 참고 문헌을 나열하십시오. 참조에는 잡지 기사, 뉴스 기사, 인터뷰, 설문 조사, 설문지, 통계 및 기타 관련 정보가 포함될 수 있습니다. 보고서 끝에 이러한 참조를 인용하고 페이지에 "참조"라는 레이블을 붙입니다.
   • 달리 지정하지 않는 한 비즈니스 보고서에 APA 형식을 사용하십시오.
   • 진행 상황 보고서를 준비하는 경우이 섹션을 건너 뛸 수 있습니다.
9. 설문 조사, 설문지 또는 이메일과 같은 자료의 첨부 파일을 제공합니다. 모든 작업 보고서에 첨부 파일이 필요한 것은 아닙니다. 그러나 독자에게 언급 한 자료를 제공하거나 주제 또는 관찰 내용을 더 잘 이해하는 데 도움이되는 추가 정보를 제공하려는 경우에는이를 포함 할 수 있습니다. 각 첨부 파일에 별도의 문자로 레이블을 지정하십시오.
   • 예 : "부록 A", "부록 B"및 "부록 C"
   • 진행 상황 보고서를 작성하는 경우이 섹션을 포함 할 필요가 없습니다.
10. 관찰 또는 진행 상황에 대한 요약과 함께 간단한 결론을 마무리하십시오. 결론을 내릴 필요는 없지만 그것을 작성하면 노력을 잘 요약 할 수 있습니다. 보고서에 제시 한 정보를 요약하는 3 ~ 4 개의 문장으로 결론을 유지하십시오.
    • 다음과 같이 쓸 수 있습니다. "예술 축제를위한 기획 프로젝트가 진행 중이며 일정에 따라 완료 될 것입니다. 우리는 사전 계획 활동의 90 %를 완료했으며 이제는 필요한 장비 구매에 초점을 맞추고 있습니다. 이 프로젝트에는 눈에 띄는 장애물이 없지만 앞으로의 장애물은 점차적으로 해결 될 것입니다. "

3/3 부 : 보고서를 효과적으로 만들기

1. 청중이 보고서를 탐색 할 수 있도록 명확한 헤드 라인을 사용하십시오. 직접적이고 요점을 바로 잡는 헤드 라인을 작성하십시오. 독자는 보고서에 포함 된 내용을 정확히 알아야합니다.
   • 헤드 라인에는 소개, 완료된 작업, 다음 분기 목표, 장애물 및 솔루션, 결론이 포함될 수 있습니다.
   • 제목을 보고서의 정보와 일치시킵니다.
   • 진행 보고서에서 독자는 감독자, 팀 또는 고객 일 가능성이 높습니다.
2. 간단하고 직접적인 언어를 사용하여 아이디어를 전달하십시오. 작업 보고서는 어려운 단어와 창의적인 문장을 포함 할 필요가 없습니다. 당신은 독자에게 당신의 요점을 전달하기 만하면됩니다. 가능한 가장 간단한 단어로 요점을 강조하여 아이디어를 표현하십시오.
   • "4 분기 매출이 50 % 증가하여 4 분기 매출이 크게 증가했습니다"대신 "4 분기 매출이 50 % 증가했습니다."라고 쓸 수 있습니다.
3. 보고서를 가능한 한 짧게 작성하십시오. 중복 된 글쓰기는 당신과 독자의 시간을 낭비합니다. 피상적이지 말고 곧바로 사업을 시작하십시오.
   • 일부 작업 보고서는 많은 정보를 포함 할 수 있으므로 매우 길 수 있습니다. 그러나 글은 항상 간결해야합니다.
   • ``판매 인력이 콜드 콜링을 적용한 후 지난 분기에 매출이 증가했습니다 .``라고 써도 괜찮습니다 .`` 우리의 재능 있고 헌신적 인 영업 사원이 잠재 고객이 시작되면서 지난 분기 매출이 기하 급수적으로 증가했습니다. 더 많은 제품을 사달라고 요청했습니다. '
4. 객관적이고 비 감정적 인 언어로 아이디어를 표현하십시오. 사실을 고수하고 독자가 주제에 대한 객관적인 견해를 바탕으로 자신의 결론을 내 리도록하십시오. 문제에 대한 추천을 할 수 있지만 독자의 감정을 불러 일으켜 설득하려고하지 마십시오. 독자가 사실에 대한 객관적인 견해를 바탕으로 자신의 생각과 판단을 형성하게하십시오.
   • "직원은 사기가 낮아 사무실을 영혼없는 기계로 만든다"라고 쓰는 대신 "다른 사람보다 생산성 점수가 낮은 직원은 관여하지 않는다고 답한 직원"이라고 쓸 수 있습니다.
5. 대부분의 보고서에서 속어와 "I"라는 단어를 사용하지 마십시오. 혼자 작업하는 프로젝트에 대해 글을 쓸 때 진행 보고서에 "나"를 사용하는 것이 적절할 수 있습니다. 그렇지 않다면 직업 보고서에 "I"라는 단어 나 다른 속어를 사용하지 마십시오. 그러나 의도 된 독자에게 문장을 지시 할 때 "당신"을 사용하는 것은 괜찮습니다.
   • 보고서 전반에 걸쳐 언어 전문성을 유지하십시오.
6. 보고서를 검토하여 오류가 없는지 확인하십시오. 문법 및 철자 오류는 작업 보고서의 전문성을 훼손합니다. 보고서를 검토하여 오타, 잘못된 문구 또는 오용 된 단어를 사용하지 않았는지 확인하는 것이 중요합니다. 보고서를 두 번 이상 확인하는 것이 가장 좋습니다.
   • 가능하면 자신의 실수를 발견하기 어렵 기 때문에 다른 사람이 보고서를 확인하도록하십시오.
   • 시간이 허락한다면 보고서를 확인하기 전에 최소한 24 시간 동안 보고서를 따로 보관해야합니다.

팁

• 첫 번째 작업 보고서를 작성한 후 향후 보고서의 템플릿으로 사용할 수 있습니다.
• 직장에 작업 보고서에 대한 템플릿이 이미있을 것입니다. 보고서에 템플릿을 사용할 수 있는지 감독자에게 문의하십시오.
• 가능하면 회사 또는 조직의 기존 작업 보고서를 기반으로 보고서 형식을 만드십시오. 사무실에서 파일을 확인하거나 동료 또는 상사에게 기존 보고서의 사본을 요청하십시오.

경고

• 예를 들어 기존 보고서를 사용하는 경우 그 안에있는 문구를 복사하지 마십시오. 이것은 표절이며 전문적인 결과를 초래할 수 있습니다.