전화로 전문적으로 이야기하는 방법 (사진 포함) - 팁

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이메일, 온라인 채팅, 웹 및 소셜 미디어가 점점 더 인기를 얻고 있지만 전화는 직장에서 대체 할 수없는 커뮤니케이션 옵션으로 남아 있습니다. 전화로 누군가와 통화를하면서 그 / 그녀가 전문가가 아니라고 생각한 적이 있습니까? 아래 기사를 확인하여 다른 사람들이 당신을 그렇게 생각하지 않도록하십시오. 이 위키 하우에서는 전문적으로 통화를 처리하는 방법을 알려줍니다.

단계

3 단계 중 1 : 전화 받기

종이와 펜을 손이 닿는 곳에 보관하십시오. 발신자의 이름, 수신 시간 및 이유를 기록하여 통화를 추적하십시오. 이상적으로는 통화 정보를 노트북에 기록해야합니다. 이렇게하면 필요한 경우 올바른 수신자에게 정보를 전달할 수 있도록 체계적으로 전화를 한곳에 모을 것입니다.
가능한 한 빨리 전화를 받으십시오. 아무도 기다리기를 원하지 않습니다. 신속하게 전화를 받으면 발신자 (대부분 고객)에게 귀사의 생산성이 표시됩니다. 이것은 또한 당신이 발신자를 존중한다는 것을 보여줍니다.
자신과 회사를 소개합니다. 예를 들어, "Nha Xinh 부동산 회사에 전화 해 주셔서 감사합니다. 제 이름은 건물의 프론트 데스크 인 Ngan입니다."라고 말할 수 있습니다.마찬가지로, 상대방이 누구인지, 특히 회사가 엄격한 규정을 가지고있는 경우 해당 사람이이 정보를 적극적으로 제공하지 않는 경우 어떤 조직 / 개인인지 물어보십시오. 원치 않는 전화를 보호하십시오.
올바른 질문을하십시오. 가능한 한 많은 정보를 얻으십시오. 원치 않는 전화를 인식하는 데 도움이됩니다. 그러나 질문 할 때 특히 수집해야 할 특정 정보가있는 경우 조사와 같은 서두르지 않아야합니다. 현명하게 물어볼 필요가 있으므로 차분하고 적당한 어조로 천천히 행동하십시오.
- 발신자 : "Ms. Diem을 만나게 해주세요"
- 친구 : "이름이 뭐야?"
- 발신자 : "Khai"
- 친구 : "어디에서 전화 했어?"
- 발신자 : "하노이"
- 친구 : "카이는 어느 회사를 대표합니까?"
- 발신자 : "아니요, 이것은 개인적인 것입니다."
- 친구 : "디엠과 약속이 있는데 전화 할 건가요?"
- 발신자 : "아기가 없습니다."
- 친구 : "네, 디엠에보고하기를 기다립니다."
회사의 누군가가 대화를 듣고 있다고 가정하십시오. 조직은 종종 녹음을 통해 통화를 모니터링합니다. 회사에서이 방법을 사용하지 않더라도 상사가 통화 중이라고 가정하면 가장 전문적인 목소리로 말하는 데 도움이됩니다. 회사에 통화 녹음에 대한 규정이있는 경우 다시 듣고 필요에 따라 말하기 스타일을 향상시킬 수 있습니다. 광고

3 단계 중 2 : 통화 전환

허용을 요청하고 발신자의 응답을 기다려야합니다. 많은 회사에서 가장 큰 문제는 발신자가 너무 오래 기다리게하는 것입니다. 아무도 인내하거나 기다릴 시간이 없습니다. 사람들은 실제보다 두 배나 오래 기다리고 있다고 생각하는 경향이 있습니다. 돌아올 때 상대방의 짜증나는 목소리를들을 필요가 없도록 최대한 빨리 전화를 전환하십시오!
수신자가 전화를 받고 싶어하는지 확인해야합니다. 발신자가 특정 사람을 만나고 자하는 경우, 상대방이 전화를 끊도록하기 전에 "그 사람에게 알린다"고 말할 수 있습니다. 그런 다음 수신자가 통화 중이고 전화를받을 준비가되었는지 확인합니다. 그렇지 않은 경우 자세한 메시지를 녹음해야합니다.
제대로 전화하는 중입니다. 전화를 건 사람이 남성이든 여성이든, 젊든 늙든, 항상 올바르게 말해야합니다. 베트남에서는 상대방을 "형제 / 자매"라고 부르고 "당신"이라고 부르는 것이 가장 정확합니다. 줄의 다른 쪽 끝이 남성이면 "anh"라고 부르고 정보가있을 때 이름을 추가 할 수 있습니다. 마찬가지로 여성에게 전화를 건 사람의 경우 이름과 함께 "자매"라고 불러야합니다. 특별한 경우, 클라이언트가 적극적으로 "이모 __"라고 주장하는 경우 즉시 "아이"라고 말하여 응답하고 응답해야합니다. 또한 "예 / 예"는주의가 필요한 동정적인 단어입니다.
목소리에주의를 기울이십시오. 목소리 톤을 통해 다른 쪽 끝은 당신의 의도를 알 수 있습니다. 전화로 통화 할 때 음성은 실제 말하는 단어보다 더 많은 의미를 전달합니다. 전화로 전문적으로 말하는 비결은 웃는 것입니다!
- 이 관점은 고객 관리 센터의 선임 관리자에게 큰 영향을주었습니다. 그는 각 운영자 데스크에 작은 거울을 설치하여 다음과 같이 상기시켜줍니다. 고객의 소리! "
가능하면 발신자의 이름으로 전화하십시오. 이것은 친밀감을 만들고 당신이 듣고 있음을 보여줍니다. "죄송합니다 Mr. Khai, Ms. Diem이 회의 중이 라 전화를받을 수 없습니다. Khai 씨는 메시지를 남길 수 있습니다. 회의가 끝나면 Diem에게 알려 드리겠습니다."
다른 사람에게 전화하기 전에 자신을 소개하십시오. 예를 들어 "안녕하세요, Diem 자매님, 여기 Ngan입니다"라고 말할 수 있습니다. 그러나 길게 말하지 말고 바로 요점으로 가서 불필요한 세부 사항을 무시하십시오.
전문적으로 통화를 종료합니다. 진지한 목소리로“전화 해 주셔서 감사합니다. 좋은 하루 되세요!" 광고

3/3 부 : 어려운 통화 처리

적극적인 청취 기술을 연습하십시오. 고객이 오해하거나 발신자가 다음에 말할 내용을 알고 있는지 여부와 관계없이 고객과 논쟁하거나 방해하지 마십시오. 그들이 모든 성가신 것들을 말하게하십시오. 경청은 관계를 구축하는 데 중요한 역할을하며 혈액 화자가 화를 멈추는 데 도움이됩니다.
목소리를 낮추고 천천히 말하십시오. 고객이 큰 소리로 말하기 시작하면 차분한 어조로 속도를 줄이십시오. 차분한 태도를 갖는 것은 (동요하거나 과잉 반응하는 것과는 반대로) 누군가를 진정시키는 데 매우 효과적입니다. 상대방이 아무리 화를 내거나 화를 내더라도 온화한 태도를 유지하면 점차 진정 될 것입니다.
공감을 기반으로 관계를 구축하십시오. 고객의 입장이되어 고객의 불만이나 실망을 듣고 있음을 보여주십시오. 한쪽에서 이렇게하면 라인의 다른 쪽 끝이 진정됩니다. 이를 "언어 적 끄덕임"이라고하며 발신자가 동정심을 느끼는 데 도움이됩니다.
화를 내거나 화를 내지 마십시오. 수혜자가 모욕하거나 구두로 학대하는 경우 심호흡을하고 듣지 못한 것처럼 계속 이야기하십시오. 비슷한 방식으로 대응하면 문제가 해결 될뿐만 아니라 긴장도 높아집니다. 대신 고객에게 지원을 요청하고 문제 해결을 도울 사람을 상기시킬 수 있습니다. 종종이 문장은 상황을 진정시킬 것입니다.
개인적으로 받아들이지 마십시오. 클라이언트가 그렇더라도 문제를 추적하고 놓아서는 안됩니다. 클라이언트는 당신을 모르고, 대리인 (즉, 당신)에게만 분노를 표합니다. 대화를 문제와 문제를 해결하기로 결정한 방식으로 천천히 돌리면서 동시에 개인적인 의견을 무시하십시오.
당신이 인간과 상호 작용하고 있다는 것을 기억하십시오. 우리 모두 나쁜 날이 있습니다. 전화를 건 사람이 파트너와 말다툼을하거나 교통 경찰에서 티켓을 받았거나 운이 좋지 않았을 수 있습니다. 이건 저것이든, 우리는 그것을 만났습니다. 침착하고 침착 함으로 그들에게 친절하게 대하면 더 긍정적 인 느낌을받을 것입니다. 광고

조언

전화 통화 중에 껌을 씹거나 먹거나 마시지 마십시오.
문장에서 "아", "mmm", "아마도", "추가"라는 의미없는 단어를 말하지 마십시오.
음소거 버튼을 누르지 마십시오. 감독자 또는 강사의 추가 지원이 필요할 때만 사용해야합니다.
전화로 욕설 / 욕설을 절대로 말하지 마십시오.

경고

참고 : 모든 사람이 전문적인 커뮤니케이션 프로세스를 이해하는 것은 아닙니다. 상대방이 아닌 경우에도 여전히 예의를 갖추어야합니다.
상황을 처리 한 후 다음 전화는 완전히 다른 사람이라는 것을 기억하십시오. 먼저 발신자의 압도적 인 감정을 버리고 아무 일도없는 듯 전화를 들어야한다.
고객 서비스 상담원은 어려운 통화를 처리 한 후 5-10 분 동안 휴식을 취해야합니다.