고객 서비스에 이메일을 보내는 방법 (사진 포함) - 팁

동영상: 업무용 이메일 이렇게는 쓰지마라! (특히 제목에 RE: ) | 신입사원 꿀팁 | 이메일 잘쓰는법 | 알쓸신지

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단계
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고객 서비스에 이메일을 보낼 필요가있을 때 어떤 사람들은 어려움을 느낍니다. 항상 종이에 편지를 쓸 때 이메일로 편지를 어떻게 써야합니까? 고객 관리 요청에는 어떤 규칙이나 프로토콜이 있습니까? 직업, 지역 및 문화마다 규칙이 다르지만 고객 서비스에 이메일을 보낼 때 목표를 달성 할 수 있도록하는 일반적인 지침이 있습니다.

단계

1/3 부 : 웹 사이트 조사

답을 찾고 있습니다. 회사의 고객 서비스 부서에 이메일을 쓰기 전에 회사 웹 사이트에 귀하의 질문에 대한 답변이 없는지 확인해야합니다. 많은 회사가 FAQ 및 지원 페이지에서 일반적인 질문에 답변했습니다.
- 페이지 맨 아래로 마우스를 가져가 "연락처", "도움말"또는 "고객 관리"링크를 클릭하여 회사 웹 사이트에서 이러한 지원 항목에 쉽게 액세스 할 수 있습니다.
고객 지원 페이지를 찾으십시오. 웹 페이지 하단에서 고객 지원 링크를 찾을 수없는 경우 검색 상자를 사용할 수 있습니다. 데이터 입력을위한 텍스트 필드이거나 홈페이지 오른쪽 상단의 돋보기 기호 일 수 있습니다. "고객 관리"또는 "연락처"와 같은 검색어를 입력하고 Enter 버튼을 누르십시오.
- 일반적으로 회사는 "연락처"페이지에서 고객이 의견을 말하거나 불만을 제기 할 수있는 이메일 정보 양식을 제공합니다.
  - 이 페이지를 확인하여 사본을 받으십시오. 그렇지 않으면 개인 이메일 계정을 사용하여 메일을 보낼 이메일 주소를 찾으면 메시지를 보관하는 데 도움이됩니다.
검색 창을 사용하세요. 고객 서비스 이메일 주소를 찾는 데 사용한 것과 동일한 검색 창에서 질문해야하는 주제를 찾으십시오. 이런 방식으로 주제 나 질문을 검색하면 이메일을 보내지 않고도 답변을 얻을 수 있습니다.
- 신중하게 검색하면 이메일을 정말로 보내야 할 때 감사 할 수 있습니다. 문제에 대한 이메일을 이미 웹 사이트에 작성하고 있다면 고객 서비스 팀은 아마도 귀하가 어렵고 수동적 인 손님이며 따라서 잠재적 인 고객이라고 생각할 것입니다.
- 자주 묻는 질문을 확인하세요. 대부분의 경우 이미 답변 된 질문은 FAQ 섹션에 있습니다. 많은 웹 사이트에서이 섹션을 지원하여 고객 서비스로 보내는 이메일 수를 최소화합니다.
회사 정책 조사. 검색 창이나 FAQ에서 문제에 대한 답을 찾을 수없는 경우 "회사 소개"섹션 또는 반품 정책 페이지에서 자세한 내용을 찾을 수 있습니다. 마우스를 웹 페이지 하단으로 가져가 링크를 찾으십시오. 회사 소개, 목차, 신용 카드, 사용 가능한 제품, 반품 정책, 개인 정보 보호 정책, 사용 약관 등 질문에 대한 답변이 포함 된 링크를 찾으십시오.
- 이 링크에서 답을 찾을 수 없더라도 정보를 읽으면 추가 회사 지식을 사용하여 이메일을 통해 원하는 지원을받을 수 있습니다.
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3 단계 중 2 : 이메일 작성

이것을 불만 또는 칭찬 이메일로 식별하십시오. 고객 서비스에 보내는 모든 이메일이 불만이나 질문은 아닙니다. 그들의 지원에 감사하고 싶을 수도 있습니다. 대부분의 회사는 이러한 긍정적 인 이메일과 질문을하는 이메일을 기꺼이 환영합니다.
- 사실 때때로 불만은 이메일보다 더 빠르고 직접적입니다. 이메일은 감사를 보내거나 즉각적인 답변없이 질문 할 때만 적합하지만 문제를 즉시 해결하고 싶다면 전화하는 것이 가장 좋습니다.
제목을 명확하게 작성하십시오. 의미있는 제목을 쓰고 요점을 파악하십시오. 이렇게하면 고객 서비스 직원이받은 편지함에서 먼저 이메일을 볼 수 있으므로 더 빠르게 응답 할 수 있습니다. 간결한 헤드 라인을 작성하고 이메일 요약을 포함하고 성공적인 답변을 요청하십시오.
- 예 : "평생 보증이 적용된 내 Chacos가 개에게 물 렸습니다. 교환 필요"
인사로 시작하십시오. 명확한 헤드 라인을 작성하고 나면 다음 단계는 고객 서비스 직원에게 인사하는 것입니다. 서둘러 문제를 제기하지 마십시오. 직접 만나거나 전화를 걸 때 인사를 놓치지 않겠죠? "친애하는 고객 서비스"라고 간단히 작성할 수 있습니다.
- 인사 할 이름을 찾으십시오. 일부 중소기업은 고객 서비스 에이전트의 이름을 나열하고 직원의 이름을 적어두면 당신처럼 사랑스럽고 친절한 사람을 기꺼이 지원할 수 있습니다.
- 인사말은 쉼표 나 콜론으로 끝낼 수 있습니다. 예를 들어, 고객 서비스로 또는 고객 서비스로 :
표준 철자를 사용하십시오. 표준에 따라 글을 작성하여 수신자를 존중합니다. 모두 대문자, 지저분한 대소 문자 조합 또는 손글씨처럼 보이도록 디자인 된 글꼴을 사용하지 마십시오. 표준 구두점, 철자 및 대문자로 입력하기 만하면됩니다. 이것은 귀하의 이메일을 평가하는 데 도움이 될 것입니다.
정중 한 어조를 유지하십시오. 불만 이메일을 작성하든 분노를 표하든 예의를 갖추십시오. 당신은 소중한 손님이되어 더 정중 한 대우를 받게 될 것입니다.
자신을 소개하십시오. 인사 후에는 자기 소개가 필요합니다. 이름을 소개하고 처음 고객이거나 여러 번 구매했음을 보여줍니다. 두 경우 모두 직원이 당신을 기쁘게 해줄 것입니다. 필요한 경우 지리적 위치를 언급하십시오 (아웃 도어 제품 또는 서비스의 경우).
구체적이어야합니다. 이메일에 특정 단어를 사용하십시오. "내 제품"과 같은 일반적인 용어를 사용하지 마십시오. 대신 제품 또는 서비스에 대한 자세한 설명과 이메일을 작성해야하는 이유를 제공해야합니다. 직원이 문제를 정확하게 식별 할 수 있도록 제품 / 서비스 관련 사건을 설명하십시오. 이 필수 정보를 첫 번째 이메일에 포함하면 긴 이메일을 추가하지 않는 데 도움이됩니다.
- 가능한 경우 제품 링크를 사용하여 직원이 설명에 따라 즉시 참조 할 수 있도록하십시오.
- 대부분의 직원이 해당 정보를 요청하므로 이메일에 주문 번호를 적으십시오. 이 번호는 주문을 추적하고 시스템에 저장하는 데 사용됩니다.
명확한 질문을하십시오. 이메일의 요점으로 바로 이동하십시오. 주위를 울리지 마십시오. 직원을 맞이하고 자신을 소개 한 후에는 특정 단어를 사용하여 정확히 무슨 일이 일어나고 있는지 보여주는 새 단락을 작성하십시오.
- 원하는 경우 인센티브를 직접 요청하십시오. 그러나 할인을 요청하는 것이 부끄러 울 수 있으므로 이메일에 따로 남겨 두십시오. 결함이있는 제품에 대한 대가를 받으려면 직접 문의하십시오.
짧은 단락을 작성하십시오. 간결한 구절을 작성하십시오. 쉽게 읽을 수 있도록 단락에 1, 2 또는 최대 3 개의 문장을 작성합니다. 또한 직원이 우선 순위를 지정하는 방법을 알기 위해 이메일을 빠르게 훑어 보는 데 도움이됩니다. 이메일에 단어가 너무 많으면 원하는 내용을 읽고 이해할 시간이 없기 때문에 종종 낮은 우선 순위를 부여합니다.
간단한 서명으로 끝납니다. 요청이나 칭찬을 요약하는 결론으로 이메일을 끝내고 마지막으로 작별 인사를합니다. "Sincerely"엔딩은 작동하지만 작별 인사를 건너 뛰고 이메일 서명 만 삽입 할 수도 있습니다. "응답을 기다리고 있습니다"라고 말하여 긴급함을 나타낼 수도 있습니다.
- 이메일 서명에는 이름, 직업 및 연락처 정보가 포함됩니다. 이메일 설정에서 이메일 서명의 형식을 지정하고 새 이메일을 작성할 때 자동으로 표시되도록 설정할 수 있습니다.
파일을 첨부하지 마십시오. 처음에 누군가에게 이메일에 아무것도 첨부해서는 안됩니다. 많은 웹 사이트에는 파일이 포함 된 이메일을 대상으로하는 스팸 필터가있어 이메일이 읽기 전에 스팸 함으로 전송됩니다.
- 입사 지원서를 이메일로 보내고 이력서를 Word 형식으로 첨부하라는 요청을 받으면 물론 파일을 첨부해야합니다.
- 사용자 이름, 비밀번호 또는 신용 계정 / 결제 정보를 제공하지 마십시오.
보내기 전에주의 깊게 읽으십시오. 이메일을 작성한 후 서두르지 말고 보내기 버튼을 누르십시오. 선택적인 단어를 방해하는 엉성한 오류가 없도록 이메일을주의 깊게 읽어야합니다. 전화로 이메일을 작성하든 자동 "내 iPhone에서 보냄"은 문법 오류 및 구두점에 대한 변명이 될 수 없으므로 전문성이 떨어집니다.
물어보기. 며칠 후에도 응답 이메일을받지 못한 경우 이메일이 스팸 필터에 의해 차단되었거나 하단 이메일 페이지로 전송되었을 수 있습니다. 이전 이메일 알림을 보내고 첫 번째 이메일을 받았는지 물어 봅니다. 광고

3 단계 중 3 : 예의를 지키세요

올바른 문법과 철자를 작성하십시오. 당신은 이것을 깨닫지 못할 수도 있지만, 정중 한 어조를 유지하는 한 부분은 올바른 문법과 철자를 사용하는 것입니다. 메시지를 일관된 방식으로 전달하는 데주의를 기울여받는 사람을 존중하고 예의 바른 사람임을 보여줍니다.
자격과 지식을 보여주십시오. 오만하지 말고 올바른 단어 사용을 통해 능숙 함을 보여주십시오. 또한 회사 웹 사이트를 조사하고 정책에 대해 조금 알고 있다면 읽어 보았지만 문제에 대한 답을 찾을 수 없다고 가정하십시오.
울리는 농담을 피하십시오. 재치있는 댓글과 농담은 올바른 장소에서 사용해야하므로 적어도 처음 발송 될 때 심각한 이메일에 표시되지 않아야합니다. 재치있는 언어는 부적절하다고 간주되며 비즈니스에서 피해야합니다.
- 이메일 몇 개를 통해 직원과 관계를 맺으면 농담이 받아 들여지고 이해하기 쉬워집니다.
폭행없이 자신을 표현하십시오. 나쁜 제품이나 서비스에 대해 화가 났든 이메일로 감정을 표현해도 원하는 결과를 얻을 수 없습니다. 성가 시거나 공격적인 이메일보다 정중하고 정중하게 문제를 제시하는 것이 더 효과적입니다.
- 말로는 감정을 정확하게 표현하지 못할 수도 있다는 점을 기억하십시오. 즉각적인 해결이 필요한 문제에 화를 내면 전화 통화가 더 효과적입니다.
당신의 헌신과 감사를 언급하십시오. 궁극적으로, 회사에 대한 귀하의 헌신과 수년간의 서비스에 대한 감사를 언급하면 직원들이 귀하의 이메일을 읽고 응답하는 것을 더 편안하게 느낄 수 있습니다. 더 빨리. 광고