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당신은 엄청난 할 일 목록을 수반하는 회의를 조직하는 기념비적인 임무를 받았습니다. 회의 장소, 참석자 목록, 자료, 기술, 심지어 생각하고 계획할 다과도 있습니다. 당신에 대한 상사의 새로운 확신이 후회되기 시작한다면, 그것을 풀고, 숨을 쉬고, 당신이 회의를 조직하는 방법을 알아낼 수 있는 모든 기술을 가지고 있다는 것을 알아두십시오.

단계

1. 1 목표와 의제를 기록하십시오. 이 회의를 통해 달성하고자 하는 바가 무엇인지 명확해야 합니다. 왜냐하면 그것이 나머지 결정을 결정하기 때문입니다. 더 많은 스트레스를 완화하기 위해 회의를 조직하는 다른 활동을 시작하기 전에 무엇을 전달하고 누구에게 전달하고 싶은지 파악하십시오.
2. 2 예산을 개발하십시오. 총 지출 금액을 파악하고 그 금액을 회의 장소, 재료 및 연사 비용과 같은 할당별로 분류할 때까지는 할 일이 없습니다.예산을 준수하고 책임을 아웃소싱한 경우 보조자도 현금 한도를 준수하는지 확인하십시오.
3. 3 회의 장소를 선택합니다. 장소를 찾을 때 참가자 수, 위치의 편리함, 주차 및 대중 교통, 공항 및 호텔과의 근접성을 고려하십시오. 회의 장소를 찾는 목표는 참석자들이 가능한 한 쉽게 회의를 진행할 수 있도록 하는 것입니다.
4. 4 메뉴를 정의합니다. 회의를 조직할 때 참석자들은 좋은 음식 없이 하루 종일 앉아 있기를 원하지 않으며 많은 사람들이 주변 지역에 무엇이 있는지 모릅니다. 아침, 점심, 간식을 제공하는 케이터링 서비스를 이용할 것인지, 아니면 선택한 회의 장소에서 참가자에게 케이터링을 제공할 것인지 고려하십시오.
5. 5 회의장 직원의 지원을 받으십시오. 회의 주최로 유명한 장소를 선택했다면 이 귀중한 리소스를 사용하십시오. 이것이 직원들이 매일 하는 일이며 질문이나 우려 사항에 답변하고 필요할 때 조언을 제공할 수 있어야 합니다.
6. 6 리허설을 고집합니다. 회의 준비를 모두 마친 후 회의가 시작되면 아무 것도 우연에 맡기지 말고 나머지 참가자들과 함께 지내십시오. 모든 것이 제자리에 있는지 확인하고 마지막 세부 사항을 처리하기 위해 전날 밤 회의 및 직원 회의 장소에 나타나십시오.

팁

• 연단, 텔레비전, 대형 스크린 또는 컴퓨터와 같은 공연을 위해 추가 장비가 필요한 경우 연사에게 미리 문의하십시오.
• 회의 참석자 중 메뉴를 준비할 때 특별한 식단 요구 사항이 있는지 알아보십시오.
• 장소의 가격을 비교할 때 음식, 물, 음료 등의 가격도 물어보십시오. 그들은 매우 비쌀 수 있습니다.
• 회의실을 설정할 때 회의 목적을 고려하십시오. 청중을 위한 방을 제공하거나 메모를 할 수 있는 좌석과 테이블을 제공하십시오.