고객 서비스에 이메일 보내기

동영상: 업무용 이메일 이렇게는 쓰지마라! (특히 제목에 RE: ) | 신입사원 꿀팁 | 이메일 잘쓰는법 | 알쓸신지

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단계로
1/3 부 : 웹 사이트보기
2/3 부 : 이메일 작성
3 단계 중 3 : 예의를 지키세요
경고

어떤 사람들은 회사의 고객 서비스 부서에 이메일을 보내는 것이 어렵다고 생각합니다. 과거에 실제로 종이에 실렸을 때 그러한 편지를 어떻게 전자 메일 형태로 작성합니까? 고객 서비스에 질문 할 때 어떤 유형 또는 프로토콜이 적용됩니까? 이는 산업, 지역 및 문화에 따라 다르지만 고객 서비스에서 이메일을 제대로받을 수 있도록하기위한 몇 가지 일반적인 지침이 있습니다.

단계로

1/3 부 : 웹 사이트보기

답을 찾으십시오. 회사의 고객 서비스 팀에 이메일을 쓰기 전에 답변이 웹 사이트에만 있지 않은지 확인하십시오. 많은 회사에서 자주 묻는 질문에 대한 답변을 웹 사이트의 특별 페이지에 게시하며 일반적으로 "FAQ"또는 "자주 묻는 질문"이라는 제목 아래에 게시합니다.
- 일반적으로 페이지 맨 아래까지 스크롤 한 다음 "연락처"또는 "고객 서비스"를 클릭하면 이러한 페이지를 찾을 수 있습니다.
"고객 서비스"페이지를 찾으십시오. 웹 사이트 하단에 링크가 표시되지 않는 경우 검색 창에 단어를 입력하여 페이지를 찾을 수 있습니다. 일반적으로 홈 페이지의 오른쪽 상단에 돋보기 아이콘이있는 필드가 표시됩니다. "고객 서비스"또는 "연락처"와 같은 용어를 입력 한 다음 Enter 키를 누릅니다.
- "연락처"페이지에는 일반적으로 고객이 불만이나 의견을 작성할 수있는 이메일 양식이 포함되어 있습니다.
  - 이 페이지에서 보낸 메시지의 사본을받을 수 있는지 확인하십시오. 그렇지 않은 경우 웹 사이트에서 개인 이메일 계정에서 연락 할 수있는 이메일 주소를 검색하여 서신에 대한 증거를 확보하십시오.
검색 창을 사용하세요. 고객 서비스 이메일 주소를 찾는 데 사용한 것과 동일한 창에서 질문하려는 주제를 검색합니다. 이런 식으로 주제 나 질문을 검색하면 이메일을 보내지 않고도 답변을 찾을 수 있습니다.
- 이메일을 보낼 때 지능적으로 보이기를 원하는 경우에도 중요합니다. 웹 사이트에 이미 답변이 명확하게 나와있는 상태에서 무언가를 물어 보면 고객 서비스에 당신이 요구하고 게으 르기 때문에 수익성이 없다고 생각할 수 있습니다.
- 자주 묻는 질문 (FAQ)도 참조하십시오. 자주 묻는 질문에는 자주 묻는 질문이 이미 포함되어 있습니다. 그렇기 때문에 대부분의 웹 사이트에는 고객 서비스에 대한 이메일을 최소한으로 유지하기 위해 이러한 페이지가 있습니다.
회사 정책을 검토하십시오. 검색 창이나 FAQ를 통해 질문에 대한 답을 찾을 수없는 경우에도 "회사 소개"페이지 또는 반품 정책에서 검색 할 수 있습니다. 웹 사이트 하단으로 다시 스크롤하여 어떤 링크가 있는지 확인합니다. 질문에 대한 답변 (회사 정보, 주문 및 배송, 반품, 보증 및 수리 등)이 포함 된 링크를 찾으십시오.
- 이러한 링크에서 답을 찾을 수 없더라도 이메일에서 사용할 회사에 대한 추가 정보를 찾을 수 있도록 페이지를 살펴 보는 것이 유용 할 수 있습니다.

2/3 부 : 이메일 작성

불만인지 칭찬인지 판단하십시오. 고객 서비스에 대한 모든 메시지가 불만이나 질문 일 필요는 없습니다. 좋은 서비스에 대해 감사하고 싶을 수도 있습니다. 질문이있는 이메일과 마찬가지로 긍정적 인 이메일도 환영합니다.
- 불만을 전화로 신고하는 것이 때로 더 빠르고 직접적이라는 것은 사실입니다. 이메일은 감사를 표하거나 즉각적인 답변이 필요하지 않은 질문에 더 효과적이지만 문제를 즉시 해결하려면 전화하십시오.
명확한 주제를 적으십시오. 이메일 제목은 명확하고 의미가 있어야합니다. 고객 서비스 담당자가 먼저 귀하의 이메일을 보길 원하므로 더 빨리 응답을받을 수 있습니다. 제목은 짧게 유지하고, 이메일을 간략하게 요약하고 직원이 이메일을 빨리 열어야한다고 느끼는지 확인하십시오.
- 예 : "Dog ate 보증 카드-교체 필요"
인사말로 시작하십시오. 좋은 주제를 찾았다면 다음 단계는 고객 서비스 담당자에게 인사하는 것입니다. 당장 문제로 시작하지 마십시오. 당신은 전화로 누군가를 친절하게 맞이하지 않습니까? "최고의 고객 서비스"처럼 간단 할 수 있습니다.
- 인사말에 추가 할 이름을 찾으십시오. 소규모 회사에서는 고객 서비스 담당자의 이름이 웹 사이트에 게시되기도하므로이를 사용하면 메시지가 더 개인화되어 함께 일하는 것이 더 즐겁습니다.
- 인사말은 쉼표 또는 콜론으로 끝낼 수 있습니다. 친애하는 고객 서비스, 또는 최고의 고객 서비스 :
표준 쓰기 방법을 고수하십시오. 표준 쓰기 방법을 사용하여 직원의 존경심을 얻으십시오. 모든 것을 대문자로 입력하지 말고 너무 크거나 두꺼운 글꼴을 사용하지 마십시오. 일반적인 구두점, 맞춤법 및 대문자를 사용하십시오. 그러면 귀하의 이메일은 진지하게 받아 들여질 것입니다.
정중 한 어조로 쓰십시오. 불만을 표명하거나 불만을 표현하고 싶은 경우에도 정중하게 작성하십시오. 그러면 당신은 고객으로서 더 많은 가치를 얻게 될 것이며 아마도 더 정중하게 대우받을 것입니다.
당신이 누군지 말하십시오. 인사 후에 자신을 소개합니다. 귀하의 이름을 적고 귀하가 어떤 종류의 고객인지, 그리고 처음으로 무언가를 주문했는지 아니면 재 방문 고객인지 설명하십시오. 두 경우 모두 직원은 귀하를 고객으로 유지하는 것을 선호합니다. 해당되는 경우 지리적 위치를 포함하십시오.
구체적이어야합니다. 이메일에 특정 언어를 사용하십시오. "내 제품"과 같은 일반적인 용어는 사용하지 마십시오. 대신 어떤 제품이나 서비스가 관련되어 있으며 왜 이메일을 보내는 지 자세히 설명하십시오. 직원이 문제가 무엇인지 정확히 알 수 있도록 모든 관련 이벤트를 설명하십시오. 이 정보를 첫 번째 전자 메일에 즉시 넣으면 긴 전자 메일 교환을 피할 수 있습니다.
- 제품이있는 경우 해당 제품에 대한 URL을 사용하여 직원이 제품에 대한 내용을 즉시 볼 수 있도록합니다.
- 대부분의 직원이 어쨌든 물어볼 것이기 때문에 주문 번호도 이메일에 넣으십시오. 이 주문 번호는 주문이 시스템에있는 방식을 나타냅니다.
명확하게 질문하십시오. 이메일을 명확하게 작성하십시오. 덤불 주위를 이기지 마십시오. 직원을 맞이하고 자기 소개를 마치면 이전 단계에서 언급 한 것과 동일한 특정 언어로 진행 상황을 설명하는 새 섹션을 시작합니다.
- 원하는 보상을 즉시 요청하십시오. 감히 묻지 않을 수도 있지만 이메일에서 수줍음을 제쳐두십시오. 결함이있는 제품에 대한 대가로 무언가를 원한다면 그렇게 말하십시오.
짧은 단락을 작성하십시오. 단락은 짧아야합니다. 1 개, 2 개 또는 최대 3 개의 문장으로 된 단락은 읽기가 더 쉽습니다. 따라서 직원은 전자 메일을 더 빨리 스캔하여 우선 순위가 있는지 확인할 수 있으며 큰 텍스트 블록을 작성한 경우 메시지가 스택 맨 아래에 놓일 수 있습니다. .
간단한 서명으로 마무리하십시오. 요청이나 칭찬을 요약 한 마지막 문장으로 이메일을 끝내고 인사를 보냅니다. "친절한 안부"로 끝낼 수 있지만 이름이나 이메일 서명을 바로 넣을 수도 있습니다. "답변을 기다리는 중"이라고 말하여 빠른 응답을 원한다는 것을 보여줄 수도 있습니다.
- 이메일 서명은 이름, 직업 및 연락처 정보가 포함 된 짧은 텍스트 블록입니다. 전자 메일 계정 설정에서 전자 메일 서명을 만들어 항상 새 메시지 아래에 자동으로 표시되도록 할 수 있습니다.
아직 첨부 파일을 보내지 마십시오. 아직 첫 번째 메시지와 함께 첨부 파일을 보내지 마십시오. 많은 웹 사이트에는 첨부 파일이있는 이메일을 찾아내어 메시지를 읽기 전에 휴지통에 버리는 스팸 필터가 있습니다.
- 물론 이력서를 Word 문서로 추가하라는 메시지가 표시되면 커버 레터에 첨부 파일을 추가해야합니다.
- 사용자 이름, 비밀번호 또는 신용 카드 정보를 포함하지 마십시오.
메시지를 보내기 전에 다시 읽으십시오. 이메일이 준비되면 너무 열정적으로 "보내기"를 누르지 마십시오. 메시지를 손상시키는 오타 나 철자 오류가 없는지 먼저 이메일을 다시 읽어야합니다. 스마트 폰에 이메일을 써도 "내 iPhone에서 보냄"이라는 자동 메시지는 철자 오류나 문법 오류에 대한 변명의 여지가 없습니다.
알림을 보냅니다. 며칠 후에도 이메일에 대한 회신을받지 못했다면 메시지가 스팸 상자 나 스택 맨 아래에있을 수 있습니다. 이전 이메일을 언급 한 이메일을 작성하고 제대로 수신되었는지 물어보십시오.

3 단계 중 3 : 예의를 지키세요

문법과 철자가 좋은지 확인하십시오. 당신은 그것을 깨닫지 못할 수도 있지만, 좋은 문법과 철자는 예의 바른 어조의 일부입니다. 명확하게 소통하기 위해 최선을 다한다면 상대방을 존중하고 일반적으로 예의 바른 사람임을 보여줍니다.
당신이 똑똑하다는 것을 보여주십시오. 허세를 부리지 말고 방대한 어휘를 보여줌으로써 당신이 똑똑하다는 것을 보여주세요. 회사 웹 사이트를 살펴보고 정책에 대해 알게 된 경우 모든 것을 올바르게 읽었지만 여전히 질문에 대한 답변을 찾지 못했다는 것을 보여줄 수 있습니다.
농담하지 마십시오. 현명한 발언과 농담이 그 자리를 차지하고 있으며, 적어도 첫 번째 서신에서는 심각하게 받아 들여야 할 이메일이 아닙니다. 그런 종류의 언어는 부적절하다고 인식 될 수 있으며 회사와 거래 할 때는이를 피하고 싶을 것입니다.
- 고객 서비스 담당자와 여러 이메일을주고 받으면 농담을 받아들이고 이해할 가능성이 높아집니다.
자신을 공격적으로 표현하지 마십시오. 제품이나 서비스가 어떻게 처리되었는지에 대해 불만이있을 수 있지만, 성난 이메일에 넣는 것은 아무데도 가지 못할 것입니다. 존중과 예의로 문제를 논의하면 원하는 것을 더 빨리 얻을 수 있습니다.
- 감정을 말로 표현하는 것은 어렵다는 것을 기억하십시오. 문제에 대해 속상하고 즉각적인 해결책을 원하면 전화하는 것이 좋습니다.
당신의 충성심과 감사를 언급하십시오. 회사에 대해 항상 얼마나 충성 스러운지 이메일에 적 으면 직원이 귀하의 메시지에 감사하고 더 빨리 응답 할 것입니다.