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• 단계로
• 1/3 부 : SOP 설정
• 2/3 부 : SOP 작성
• 3/3 부 : 성공과 정확성 보장
• 팁

SOP (Standard Operational Procedure)에는 작업을 단계별로 수행하는 방법에 대한 정보가 포함되어 있습니다. 기존 SOP는 수정하고 업데이트하기 만하면되지만 완전히 설정해야하는 상황에 처할 수도 있습니다.

단계로

1/3 부 : SOP 설정

1. 형식을 선택하십시오. SOP를 작성하는 옳고 그른 방법은 없습니다. 그러나 귀하의 회사에는 원하는 설정에 대한 아이디어를 얻기 위해 살펴볼 수있는 여러 SOP가 이미있을 것입니다. 기존 SOP (있는 경우)를 예로 사용하십시오. 없는 경우 몇 가지 옵션이 있습니다.
   • 간단한 단계로 설정합니다. 이것은 짧고 가능한 결과가 거의 없으며 합리적으로 구체적인 일상적인 절차에 유용합니다. 사실, 필요한 문서와 안전 예방책을 넘어서는 단순한 문장으로 무엇을해야하는지 독자에게 알려주는 요점 목록에 지나지 않습니다.
   • 계층 적 단계가있는 설정. 이는 결정을 내리고, 명확하게하고, 용어를 설명해야하는 10 개 이상의 단계로 더 긴 절차에 적합합니다. 이것은 일반적으로 특정 순서의 주요 단계 및 하위 단계 목록입니다.
   • 순서도를 사용한 설정. 절차가지도와 비슷하고 여러 가지 가능한 결과가있는 경우 플로차트가 최상의 솔루션입니다. 결과를 제대로 예측할 수없는 경우이 설정을 선택해야합니다.
2. 청중에 대해 생각하십시오. SOP를 작성하기 전에 고려해야 할 세 가지 중요한 사항이 있습니다.
   • 청중은 이미 무엇을 알고 있습니까? 대중이 조직과 절차에 대해 잘 알고 있습니까? 용어를 알고 있습니까? 사용하는 언어는 독자의 지식 및 기여도와 일치해야합니다.
   • 청중의 언어 능력. SOP ""를 읽으면 귀하의 언어를 사용하지 않는 사람들이있을 수 있습니까? 그렇다면 캡션 및 다이어그램과 함께 이미지를 포함하는 것이 좋습니다.
   • 청중의 규모. SOP를 여러 사람 (다른 역할)이 동시에 읽는 경우, 문서를 연극의 대화로 설정해야합니다. 사용자 1은 무언가를 한 다음 사용자 2 등을 수행합니다. 이러한 방식으로 모든 사용자는 원활하게 실행되는 기계에서 자신이 어떻게 톱니 바퀴인지 알 수 있습니다.
3. "당신의"지식에 대해 생각하십시오. 결론은 이것이다 : 당신이 이것을 적어 둘 적임자인가? 이것이 무엇인지 이해합니까? 어떻게 잘못 될 수 있습니까? 어떻게 안전해야합니까? 그렇지 않은 경우 작업을 다른 사람에게 넘기는 것이 좋습니다. 잘못 작성되거나 잘못 작성된 SOP는 생산성 저하와 조직 실패로 이어질뿐만 아니라 안전하지 않고 팀에서 환경에 이르는 모든 것에 영향을 미칠 수 있습니다. 요컨대, 당신이 감수하고 싶은 위험이 아닙니다.
   • 완료해야한다고 생각하는 프로젝트라면 매일 절차를 처리하는 사람들에게 도움을 요청하는 것을 두려워하지 마십시오. 인터뷰 수행은 SOP 생성 프로세스의 공통 부분입니다.
4. 단기 또는 장기 SOP 중에서 선택하십시오. 프로토콜, 용어 등에 익숙하고 체크리스트와 같은 짧고 간결한 SOP를 원하는 사람들을 위해 SOP를 작성하거나 업데이트하는 경우 짧게 유지할 수 있습니다.
   • 일반적인 목표 및 기타 관련 정보 (날짜, 작성자, ID 번호 등) 외에 단계 목록 만 포함되어 있습니다. 추가 세부 사항이나 설명이 필요하지 않은 경우 이것으로 충분합니다.
5. SOP의 목적을 염두에 두십시오. 조직에서 반복적으로 반복되는 절차를 처리하고 있음이 분명합니다. 그러나이 SOP가 그토록 가치있는 특별한 이유가 있습니까? 안전을 강조해야합니까? 규정 준수 조치? 훈련에 사용됩니까, 아니면 매일 사용됩니까? 다음은 팀의 성공을 위해 SOP가 필요한 몇 가지 이유입니다.
   • 규정 준수 표준을 충족하기 위해
   • 생산 요구 사항을 최대화하려면
   • 절차가 환경에 부정적인 영향을 미치지 않도록하기 위해
   • 안전을 보장하기 위해
   • 모든 것이 일정에 따라 진행되도록
   • 제조 결함을 방지하려면
   • 교육 문서로 사용
     • SOP에서 무엇을 강조해야하는지 알면 해당 요점을 중심으로 문서를 더 쉽게 구성 할 수 있습니다. 또한 SOP가 얼마나 중요한지 쉽게 알 수 있습니다.

2/3 부 : SOP 작성

1. 필요한 자료를 설명하십시오. 일반적으로 기술 SOP는 절차 자체에 "추가하여"네 가지 요소로 구성됩니다.
   • 제목 페이지. 여기에는 1) 절차의 제목, 2) SOP의 식별 번호, 3) 발행 또는 수정 날짜, 4) SOP와 관련된 회사, 부서 또는 부서 이름, 5) 서명이 포함됩니다. SOP를 준비하고 승인 한 사람들의. 정보가 명확하다면이 페이지를 원하는대로 설정할 수 있습니다.
   • 인덱스. SOP가 길어 쉽게 조회 할 수있는 경우에만 필요합니다. 간단한 표준 설정이 여기에 필요합니다.
   • 품질 및 품질 관리. 검사 할 수 없으면 절차가 좋지 않습니다. 독자가 원하는 결과를 얻었는지 확인할 수 있도록 필요한 자료와 세부 정보가 있는지 확인하십시오. 예를 들어 평가 예제와 같은 다른 문서의 형태 일 수 있습니다.
   • 참고. 인용되거나 인용 된 모든 참고 문헌 목록이 있는지 확인하십시오. 다른 SOP를 참조 할 때 필요한 정보가 부록에 포함되어 있는지 확인하십시오.
     • 조직에서 이러한 프로토콜이 아닌 다른 프로토콜을 사용하고있을 수 있습니다. 이미 존재하는 SOP를 참조 할 수 있다면이 구조를 버리고 이미있는 것을 고수하십시오.
2. 절차 자체에서 다음을 준수해야합니다.
   • 범위 및 적용 가능성. 즉, 프로세스의 목적, 경계 및 사용 방법을 설명하십시오. 표준, 규정, 역할 및 책임, 입력 및 출력을 추가합니다.
   • 방법론 및 절차. 이것은 뼈의 살점입니다. 필요한 세부 사항과 필요한 모든 장비를 포함하여 모든 단계를 나열하십시오. 후속 절차 및 결정 요소를 포함합니다."what ... if"지점과 잠재적 인 침해 또는 보안 문제를 식별합니다.
   • 용어 설명. 일반적인 용어가 아닌 약어 및 구를 식별하십시오.
   • 건강 및 안전 경고. 이를 별도의 장에 나열하고 관련 단계 옆에 나열하십시오. 이러한 것들을 사소하게하지 마십시오.
   • 장비 및 소모품. 필요한 사항과 언제 어디서 찾을 수있는 장비 또는 장비 표준을 나열하십시오.
   • 경고 및 문제. 그래서 문제 부서. 잘못 될 수있는 것은 무엇이든, 무엇을 찾아야하는지, 완벽한 최종 제품을 위해 무엇이 문제가 될 수 있는지 이야기하십시오.
     • SOP가 너무 언어적이고 혼란스럽지 않게하고 접근 가능한 상태를 유지하기 위해 각 주제에 고유 한 장 (일반적으로 번호가 매겨 짐)을 지정하십시오.
     • 이것은 완전한 목록이 아닙니다. 이것은 절차 적 빙산의 일각 일뿐입니다. 조직은주의가 필요한 다른 측면을 나타낼 수 있습니다.
3. 글을 간결하고 읽기 쉽게 유지하십시오. 잠재 고객이 재미로 책을 읽지 않을 가능성이 있습니다. 짧고 달콤하게 작성하십시오. 그렇지 않으면주의를 잃거나 문서를 이해하기 어렵고 이해하기 어렵게됩니다. 문장을 가능한 한 짧게 유지하십시오.
   • 여기 하나 나쁜 예: 사용하기 전에 공기 흡입구의 먼지를 모두 제거하십시오.
   • 여기 하나 좋은 예 ": 사용하기 전에 공기 흡입구의 모든 먼지를 진공 청소기로 청소하십시오.
   • 일반적으로 "당신"에 대해 이야기하지 마십시오. 그것은 그 자체로 말합니다. 적극적으로 말하고 명령형으로 문장을 시작하십시오.
4. 필요한 경우 작업을 수행하는 방법에 대해 프로세스에 관련된 직원을 인터뷰합니다. 마지막으로 원하는 것은 의미가없는 SOP를 작성하는 것입니다. 팀의 안전, 효율성 및 시간을 위험에 빠뜨리고 이미 사용중인 절차를 고려하지 않고 동료가 감사하지 않을 것입니다. 필요한 경우 질문하십시오! 이것은 올바르게 수행되어야합니다!
   • 상황이 명확하지 않으면 다른 사람들에게 모든 역할과 책임을 맡기도록 요청하십시오. 한 팀원은 SOP를 준수하지 않고 다른 팀원은 일부 작업에만 관여 할 수 있습니다.
5. 다이어그램과 순서도를 사용하여 큰 텍스트 덩어리를 조각으로 나눕니다. 특히 까다로운 한두 단계를 처리하는 경우 차트 또는 차트를 사용하여 독자가 쉽게 처리 할 수 ​​있습니다. 읽기가 쉬워지고 모든 것을 이해하려는 모든 노력에서 마음의 휴식을 취합니다. 그리고 당신에게 그것은 더 완전하고 잘 쓰여진 것처럼 보입니다.
   • SOP를 멋지게 꾸미거나 더 인상적으로 보이게 만드는 데 사용하지 마십시오. 의미가 있거나 언어 장벽을 극복하려는 경우에만 수행하십시오.
6. 모든 페이지에 올바른 코딩이 있는지 확인하십시오. SOP는 의심 할 여지없이 많은 SOP 중 하나입니다. 따라서 조직은 특정 인덱싱 시스템을 기반으로 모든 것이 유지되는 일종의 데이터베이스를 유지해야합니다. SOP는 해당 인덱싱의 일부이므로 검색하려면 어떤 형태의 코딩이 필요합니다. 그렇기 때문에 명확하게 설명해야합니다.
   • 각 페이지에는 짧은 제목 또는 ID 번호, 날짜 및 페이지 번호가 있어야합니다. 각주가 필요할 수 있습니다. 이 시점에서 조직의 정책에 따라 다릅니다.

3/3 부 : 성공과 정확성 보장

1. 절차를 테스트하십시오. 절차를 테스트하고 싶지 않다면 충분히 잘 작성하지 않았을 것입니다. 프로세스에 대해 "제한된 이해"를 가진 사람 (또는 일반 독자를 대표하는 사람)에게 SOP를 사용하고 지침을 받도록 요청하십시오. 어떤 문제가 발생합니까? 있는 경우이를 해결하고 필요한 조정을 수행해야합니다.
   • 몇 사람이 SOP를 테스트하는 것이 가장 좋습니다. 다른 사람들은 다른 것들에 부딪 힐 것이고, 당신에게 많은 (희망대로 유용한) 답을 줄 것입니다.
   • 절차를 수행 한 적이없는 사람이 절차를 테스트했는지 확인하십시오. 예지력을 가진 사람은 당신의 작업에서 우선이 아니라 앞서 나가기 위해 그것에 의존 할 것입니다.
2. 실제로 절차를 수행하는 사람들이 SOP를 평가하도록하십시오. 결국 상관 없어 진짜로 상사가 SOP에 대해 어떻게 생각하는지. 저 밖에있는 것들에 대한 것입니다. 사실은 협력해야합니다. 따라서 위층 상사에게 보내기 전에 작업을 수행하거나 이미 작업을 수행 할 사람들에게 펜의 열매를 보여주십시오. 무엇을 찾다 여자 그것의?
   • 이들을 참여시키고 프로세스의 일부로 만들면이 SOP를 받아 들일 가능성이 더 큽니다. 그리고 의심 할 여지없이 훌륭한 아이디어가 있습니다!
3. 고문과 품질 관리 부서에서 SOP를 확인하십시오. 팀이 정상이면 고문에게 전달할 수 있습니다. 그들은 작업 자체에 대해 말할 필요가 적을 수 있지만 설정이 괜찮은지, 뭔가를 잊은 경우 알려줄 것이며 모든 것을 공식화하고 시스템의 일부로 만드는 방법을 알려줄 것입니다.
   • 공식 라우팅 시스템을 사용하여 문서 승인을 받으면 승인 프로세스가 올바르게 서명되었는지 확인할 수 있습니다. 이것은 조직마다 다릅니다. 모든 사람이 발언권을 갖고 모든 규칙을 준수했는지 확인하기 만하면됩니다.
   • 아래에 서명이 있어야합니다. 대부분의 회사는 더 이상 전자 서명에 문제가 없습니다.
4. SOP가 승인되는 즉시 사용을 시작하십시오. 먼저 관련 직원을위한 교육을 조직해야 할 수도 있지만, 이는 귀하의 서류가 화장실에 걸려 있음을 의미 할 수도 있습니다. 가능한 한 작업이 사용되었는지 확인하십시오! 훌륭해. 약간의 인정을받을 시간입니다!
   • SOP가 최신 상태인지 확인하십시오. 더 이상 그렇지 않은 경우 즉시 업데이트를 준비하고 업데이트가 승인되고 문서화되었는지 확인한 다음 SOP를 다시 보냅니다. 팀의 안전, 생산성 및 성공은 여기에 달려 있습니다.

팁

• 네덜란드어를 사용하여 단계를 설명하십시오.
• 서면 프로세스가 실제 프로세스와 일치하도록 가능하면 이해 관계자를 참여시켜야합니다.
• 이전 버전의 SOP가 있는지 확인하십시오. 아마도 당신은 몇 가지 빠른 조정으로 자신을 제한 할 수 있습니다. 그것들도 적절하게 문서화하십시오!
• 새 버전마다 문서 기록이 있습니다.
• 독자가 프로세스를 올바르게 따를 수 있도록 순서도 및 이미지를 사용하십시오.
• 명확성에주의하십시오. 다중 해석이 불가능한지 확인하십시오. 익숙하지 않은 사람에게 절차를 보여주고 그들이 어떻게 생각하는지 물어보십시오. 당신은 여전히 ​​놀라움에 직면 할 수 있습니다.
• 승인을 받기 전에 문서를 확인하십시오.