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• 단계로
• 2 가지 방법 중 1 : 1 부 : 올바른 기술 보유
• 2 가지 방법 중 2 : 2 부 : 대표자되기
• 팁
• 경고

방문객을 맞이하는 모든 회사에는 접수 원이 필요합니다. 안내 원은 회사 또는 기관의 카운터에서 방문객을 맞이하는 사람입니다. 일반적으로 방문자가 만나야하는 첫 번째 사람이며 아시다시피 첫인상은 항상 매우 중요합니다. 안내 원은 방문객을 정중하게 맞이하고 전화 나 이메일로도 정확하게 대답해야합니다. 그것은 회사의 전화 카드입니다.

단계로

2 가지 방법 중 1 : 1 부 : 올바른 기술 보유

1. 뛰어난 조직 능력을 가지고 있습니다. 리셉셔니스트로서 당신은 회사의 명함입니다.--당신은 고객이 가장 먼저 이야기하고 직원들이 정보와 계획을 위해 오는 사람입니다. 전화를 받고 방문자를 추천하는 것 외에도 종종 고객을 대하고 모든 종류의 이벤트를 조직하고 약속을 잡는 등의 작업을해야합니다. 이것은 많은 책임이 수반되기 때문에 접수 원으로서 잘 조직되어있는 것이 중요합니다. 동시에 여러 작업을 수행 할 수 있습니다. 동시에 여러 작업을 수행하고 올바른 순서로 완료 할 수 없으면 접수 원으로 오래 지속되지 않습니다.
   • 조직화하는 좋은 방법은 작업 할 수있는 보관 시스템에 투자하는 것입니다. 상사, 동료 및 고객에게 필요한 서류와 정보를 아는 것이 중요합니다. 이 모든 정보를 컴퓨터 바탕 화면이나 종이에 다른 폴더에 보관하십시오. 자신에게 가장 적합한 방식으로 시스템을 구성하십시오. 네온 스티커 메모가 필요한 경우에도 괜찮습니다.
   • 조직화한다는 것은 또한 자신에게 동기를 부여 할 수 있음을 의미합니다. 어떤 일을하는 방법을 알려주거나 올바른 방향을 유지하기 위해 아무도 필요하지 않습니다. 잘 조직되어 있다면 하루에 완료해야하는 작업과 우선 순위가있는 작업을 정확히 알 수 있습니다.
   • 예를 들어 동료, 계약자, 영업 사원, 응급 서비스 등과 같은 전화 번호가 (많이) 준비되어 있는지 확인하십시오. 특정 시간에 모두 필요합니다. 특수 컴퓨터 프로그램 또는 Rolodex에 전화 번호를 저장하십시오.
2. 약간의 기술 지식이 있는지 확인하십시오. 안내 원이 처리해야하는 가장 중요한 기술은 전화 및 이와 관련된 모든 버튼 및 회선입니다. 컴퓨터 기술도 필수 불가결합니다. 대부분의 안내 원은 이메일을 보내는 방법을 알고 워드 프로세서를 능숙하게 사용할 수 있어야합니다. 스프레드 시트를 작성하고 근무하는 회사에 특정한 프로그램을 사용하는 방법을 알고있는 경우에도 유용합니다.
   • 복사기, 스캐너 및 프린터를 처리 할 수 ​​있어야 할 가능성이 가장 높습니다 (그리고 이러한 장치로 작업 할 때 동료가 경험하는 문제를 해결할 수 있음). 사용하는 장비의 종류를 알고 있다면 가장 일반적인 문제를 해결할 수 있도록 설명서를 자세히 살펴보십시오.
3. 신뢰할 수 있습니다. 접수 원은 항상 자신의 책상에있을 것으로 예상됩니다. 전화를받지 않거나 대기 시간이 너무 길면 회사 이름이 좋지 않습니다. 신뢰할 수있는 사람이되는 것을 최우선 과제로 삼으십시오. 상사가 자신에게 의지 할 수 있고 항상 도움을받을 수 있다는 것을 알고 있다면 자신을 필수 불가결하게 만드십시오.
4. 좋은 경청자가 되십시오. 안내 원이되는 데있어 중요한 부분은 전화로, 고객이 데스크에서 질문 할 때 또는 정보가 전달 될 때 다른 사람들의 말을 듣는 것입니다. 경청을 잘하면 더 효율적으로 일할 수 있습니다. 누군가가 당신에게 요구하는 것을 즉시 이해하면 문제를 더 쉽게 해결할 수 있고, 고객이 도움을받을 수있는 부서로 고객을 더 잘 안내 할 수 있습니다.
5. 모든 것을 기록하십시오. 당신의 상사가 당신에게 무언가를 요구하면 세부 사항을 기록하십시오. 고객이 전화를 걸면 정보 (이름, 연락처, 원하는 정보 등)를 적어 두십시오. 메모는 정리를 유지하고 하루에 발생하는 모든 사소한 일을 상기시키는 데 도움이됩니다. 노트 나 노트북에 메모를 적어두고 항상 보관하십시오. 특히 5 시간 전에 전화 한 사람이 무엇을 원했는지 알고 싶다면이 기능이 얼마나 유용한 지 놀라실 것입니다.
   • 메시지를 자세히 작성하고 작성한 내용을 읽으십시오. 메시지 및 / 또는 연락처 세부 정보를 적 으면서 반복하여 올바른 정보를 가지고 있는지 확인하십시오.
6. "좋은 아침입니다. ____ (귀하의 이름)에게, ____ (회사 이름)에게 말하고 있습니다. 무엇을 도와 드릴까요?"와 같은 표준 인사말로 정중하게 전화를받습니다.한두 번 벨이 울린 후에 전화를 받아야합니다. 1 분 이상 대기 상태로 두는 것은 좋지 않습니다 (생각하는 것보다 더 오래 걸립니다).
   • 전화 한 사람이 요청하는 사람의 이름을주의 깊게 들으십시오. 확인하려면 반복하십시오. 이해하기 어려운 경우 발신자가 이름의 철자를 입력 할 수 있는지 물어보십시오.
   • "잠깐만 요. Smith 씨에게 연결하겠습니다."와 같은 표준 문구를 사용하여 대화를 깔끔하게 전달합니다. 또는 그 사람이 대화중인 경우 : "Smit 씨가 현재 대화 중입니다. 기다리시겠습니까 아니면 메시지를 전달 하시겠습니까?". 발신자에게 정중하게 감사하고 통화를 전달합니다.
7. 다른 방문객과 동일한 전문성과 예의로 소포 배달원에게 인사하십시오. 배달을 위해 서명해야 할 수도 있습니다. 서명이 읽기 쉬운 지 확인하십시오. 배달원은 패키지를 놓을 위치가 필요할 수 있습니다. 그러한 문제에 대해 올바른 직원에게 문의하십시오.
8. 비즈니스에 오는 고객을 효과적이고 정중하게 맞이합니다. 방문자가 자신이 누구이며 찾고있는 사람을 말한 후에는 그 사람과 연결하고 거기에 누가 있는지 알려줍니다. 이를 위해 사용할 수있는 표준 문장은 "Mr. Smit, Mrs. Jansen XYZ b.v.가 2시 약속을 위해 여기에 있습니다"입니다. 항상 이름과 성, 그리고 그들이 대표하는 회사를 제공하십시오. 약속이 있는지 물어 보는 것이 유용합니다. 그런 다음 Smit은 고객을 기다리게하는 위치와 소요 시간에 대한 추가 지침을 제공합니다. 그런 다음 방문자에게 "Smit 씨가 곧 도착할 것입니다"라고 말할 수 있습니다. 또는 : "Smit 씨가 회의를 마치고 5 분 안에 도착할 것이라고 말했습니다. 앉아주세요."

2 가지 방법 중 2 : 2 부 : 대표자되기

1. 긍정적 인 태도를 가지십시오. 위에서 언급했듯이 접수 원은 회사의 명함입니다. 고객이 먼저 당신을보고 사무실에 올 수없는 사람들의 질문에 대답합니다. 누구도 시큼하거나 심술 궂은 얼굴로 인사를 받고 싶어하지 않습니다. 항상 얼굴에 미소를 지으며 쾌활한 성격을 유지하십시오. 까다로운 고객이 신경을 쓰더라도 인내심을 가지십시오.
   • 매우 어려운 고객이 있더라도 강하고 행복한 성격을 가지고 있음을 계속 상기하십시오. 그들이 당신에게 좌절감을 털어 놓고 있다고 스스로에게 말하되, 당신이 그들을 수용하기 위해 최선을 다하는 한, 당신은 잘못을 저지르는 사람이 아니라는 것을 알아 두십시오. 폭발하는 것보다 시원함을 유지하는 것이 좋습니다.
2. 인사말을 준비하십시오. 항상 친절한 태도로 고객을 맞이하는 것이 중요합니다. 고객을 돕기 전에 무언가를 끝내야하더라도 고객을 맞이하는 것이 중요합니다. 그래야 고객이 본 적이 있고 도움을받을 수 있다는 것을 알 수 있습니다.
   • 예를 들어 다음과 같이 인사 할 수 있습니다. "안녕하세요! 앉으시면 바로 함께하겠습니다!"
3. 공손. 존중하십시오. 모든 사람을 오늘 사무실에 들어오는 가장 중요한 사람인 것처럼 대하십시오. 이것이 당신의 직업입니다. 오늘 아침 교통 체증으로 몇 시간을 보냈거나 새 가죽 신발 위에 커피를 쏟은 것에 대해 아무도 신경 쓰지 않습니다. 개인적인 걱정은 집에 남겨 두십시오. 고객이 편안하게 느끼고 대화를 즐기십시오.
4. 드레스 대표. 당신은 회사를 대표하므로 깔끔하게 보여야합니다. 기업 문화에 맞는 의류에 투자하십시오. 특정 유형의 비즈니스 (예 : 의류 브랜드)의 접수 원이라면 해당 브랜드의 옷을 입는 것이 좋을 수 있습니다. 패션이나 기타 요소가 중요한 곳에서 일하지 않는 한, 보수적 인쪽으로 가십시오.
   • 회사에 의류에 관한 특정 규정이 있는지 확인하십시오. 당신의 회사는 공식적인 작업복으로 괜찮을 수 있지만 당신을 기억하지 마십시오 ...에 공식적으로 옷을 입으십시오 (스웨트 팬츠는 인정되지 않을 수 있습니다).
5. 항상 깔끔하게 보입니다.

팁

• 업무와 개인적인 것을 분리하십시오. 그것은 또한 직장에서 개인적인 대화와 이메일을 처리하지 않는다는 것을 의미합니다. IT 부서는 컴퓨터 활동을 모니터링 할 수 있습니다.
• 관리자에게 친절하게 대하고 할 일이 없을 때 도와 줄 수 있는지 확인하십시오.
• 누가 당신의 월급을 지불하는지 기억하고 항상 그들을 존중하십시오.
• 화장실에 가야 할 때, 점심을 먹으러 갈 때, 휴가를 갈 때 등 책상이나 전화를 주시 할 수있는 사람을 찾으십시오. 그렇게하면 돌아올 때 화난 사람들이 당신을 기다리고있는 일이 없을 것입니다.
• 도움이 필요하면 동료에게 물어보십시오. 불평을함으로써 적보다 더 나은 친구를 만들 수 있습니다.
• 우편물 처리도 종종 업무의 일부입니다. 첫날 어디로 가야하는지, 누가 언제 배달 할 것인지 즉시 파악하십시오.
• 항상 새로운 작업을 기꺼이 배우십시오. 다재다능 함은 많은 것을 가져올 수 있습니다.
• 메시지를 중복하여 작성하고 메시지의 대상자에게 사본을 제공하십시오. 또는 일기를 사용하면 특히 이름이나 전화 번호를 찾는 경우 일을 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

경고

• "안 할게"라고 말하지 마십시오. 그러면 곧 직장을 잃게됩니다.
• 당신이 좋은 척하지 마십시오. 사람들은 그것을 통해 바로 봅니다. 진심으로 관심을 갖고, 예의 바르고, 존중하십시오. 이렇게 할 수 없다면 접수 원이되어서는 안됩니다. 당신은 회사의 명성을 떨어 뜨립니다. 그런 다음 공개적으로 나올 필요가없는 사무직을 찾으십시오.
• 고객이나 발신자와 논쟁하지 마십시오. 그 / 그녀를 상급자에게 소개하십시오.