사무실 문서 정리 방법 : 7 단계 (사진 포함) - 팁

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콘텐츠

단계
조언
필요한 것

특히 많은 양의 파일과 문서를 구성 할 때 사무실 파일을 구성하는 것은 간단한 작업이 아닙니다. 그러나 미리 계획하고 파일링 시스템을 결정함으로써 이러한 문제를 극복 할 수 있습니다. 이를 통해 비즈니스 프로필을 구성하고 중요한 문서를 더 빨리 찾을 수 있습니다. 작업을 시작하기 위해 사무실 기록을 구성하는 방법에 대한 아래 문서를 찾을 수 있습니다.

단계

3 단계 중 1 : 적절한 시간 조정

중간에주의가 산만 해지지 않도록 애플리케이션을 구성하는 데 일정 시간을 확보하십시오. 시작하기 전에 새 프로필을 만들 수 있도록 카드 보드와 스티커를 준비하십시오. 광고

2/3 부 : 문서 및 기록 정리

문서와 파일 더미를 더 작고 관리하기 쉬운 청크로 분할합니다.
- 스택을 한 번에 하나씩 처리하고 불필요한 용지를 정리하거나 파기하여 수량을 줄이고 중복성을 제한하십시오.
- 나머지 문서와 파일을 두 부분으로 나눕니다. 하나는 향후 몇 달 동안 처리해야하는 파일 용이고 다른 하나는 긴급 처리가 필요하지 않은 보관 파일 용입니다.
클라이언트 프로필이있는 경우 폴더를 알파벳순으로 구성합니다. 예를 들어, 각 바인더가 개인 또는 회사의 이름 인 경우 해당 개인의 이름으로 레코드를 정렬 할 수 있습니다. 이 경우 고객의 전체 이름이 포함 된 각 프로필 카드에 레이블을 지정해야합니다.표지를 알파벳순으로 정리 한 다음 파일 서랍에 레이블을 지정하여 특정 문자로 시작하는 이름이있는 서랍을 확인합니다.
레코드가 비즈니스의 여러 부분에 속하는 경우 범주별로 정렬합니다. 일부 기록은 송장, 보증 또는 계약과 관련되어 있으며이를 여러 범주로 나누어야합니다. 각 기록에 적절한 레이블을 붙이고 모든 관련 문서를 기록에 배치합니다. 보조 프로필을 만들어야 할 수 있으므로 매달린 표지를 사용하여 각 카테고리를 표시하고 표지를 보조로 표시합니다.
- 중요한 문서를 빠르게 찾을 수 있도록 긴급 문서 포트폴리오를 만듭니다.
- 처리가 필요한 파일에 쉽게 액세스 할 수 있도록 임시 파일은 앞쪽에, 보관 파일은 서랍 뒤쪽에 둡니다.
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3/3 부 : 월별로 레코드 정렬

위의 방법을 사용하는 것 외에도 바인더를 월 (및 연도)별로 구성 할 수 있습니다. 즉시 정리할 시간이 없다면 날짜 처리를 위해 월간 기록에 논문을 넣을 수 있습니다. 이 단계는 문서를 더 빨리 저장할 위치를 결정하는데도 도움이됩니다.
- 월별 기록은 다른 유형의 문서를 저장하는데도 적합합니다.
연말에 월간 기록에 남아있는 논문을 확인하면 새 템플릿뿐만 아니라 새 기록 그룹 (카테고리 이름)이 시스템에 누락 된 것을 확인할 수 있습니다. 새해에 해당 논문에 대한 프로필을 만듭니다.
나머지 종이를 월별로 자릅니다. "혼합"그룹 (연도-)에 파일 보관. 광고