이벤트 조직 - 팁

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이벤트를 조직하는 것은 매우 어려운 작업처럼 보일 수 있으며 미리 계획하고 생각하지 않으면 상황이 더욱 복잡해집니다. 그러니 이것을 피하십시오-몇 달 전에 미리 준비하고 이벤트 동안 침착하게 유지하십시오.

단계

4 가지 방법 중 1 : 이벤트 전 개월 계획

이벤트의 목적을 결정하십시오. 조직의 목적을 결정하면 이벤트를 추적하는 데 도움이됩니다. 커뮤니티를 교육하기위한 이벤트를 계획하고 있습니까? 잠재적 인 스폰서를 설득 하시겠습니까? 특정 개인이나 그룹을 칭찬합니까? 이 목적을 최대한 자세히 설명하십시오. 무엇을하든 (교육, 설득, 칭찬 등) 왜 또 그거 해?
- 당신의 사명 선언문 또는 성공의 전제라고 생각하십시오. 원하는 것이 무엇인지 확실히 알게되면 훨씬 쉽게 찾을 수 있습니다!
목표 설정.바로 그거죠 무엇을 성취하고 싶습니까? 이벤트에 참석 한 사람의 수가 아니라 일어난 사실이 아닙니다. 이벤트가 어떻게 진행되기를 원하십니까? 조직에 5 명의 신규 회원이 있습니까? 2,000 만동 모금? 다른 사람의 사고 방식을 바꾸시겠습니까? 모두를 흥분 시키시겠습니까?
- 이벤트에서 가장 원하는 3 가지 결과에 대해 생각하고이를 실현하는 데 집중하세요. 하나의 재정적 목표, 하나의 사회적 목표, 그리고 하나의 개인 목표를 따를 수 있습니다. 그것은 여러분에게 달려 있습니다!
자원 봉사자를 모으십시오. 조직위원회의 여러 분야에서 훌륭하고 좋은 회원이 필요합니다. 그들은 일정, 예산 책정에서 초대장 발송, 포스터 디자인, 손님 환영 및 행사 후 정리에 이르기까지 모든 것을 도울 수 있습니다. 즉, 그들은 당신이 일을 완수하도록 도울 것입니다. 가능하다면 믿을 수있는 자원 봉사자를 찾으세요!
- 주최자와 이벤트 관리자가 계획에서 설정 한 일정에 따라 작업하는지 확인하십시오. 당사자 간의 협력으로 작업이 더 쉬워집니다. 누군가에게 도움을 요청할 때는 처음부터 그 사람에 대한 기대와 이벤트 참여 정도를 명확히하십시오.
- 자원 봉사자를 찾을 수 없다면 이벤트 팀을 고용하십시오! 이것은 전적으로 귀하가 호스팅하는 이벤트 유형에 따라 다릅니다. 이벤트 팀과 함께 장소를 대여하거나 제 3 자로부터 대여 할 수 있습니다.
예상 예산. 모든 지출, 수입, 보조금 및 기타 특별 비용이 예산에 포함되어야합니다. 예산을 책정하지 않으면 방금 사용한 것을 이해하지 못하고 두꺼운 지폐와 빈 지갑으로 이벤트를 끝낼 것입니다. 나중에 놀라지 않도록 첫날부터 현실적이 되십시오!
- 비용을 낮게 유지하는 방법을 찾으십시오. 무료로 일할 자원 봉사자를 고용 할 수 있습니까? 임대 비용이 더 저렴한 위치 (예 : 누군가의 집)를 고려하십니까? 작지만 간단하지만 성공적인 회의가 실패한 호화 파티보다 훨씬 낫다는 것을 기억하십시오.
이벤트 시간과 장소를 결정하십시오. 이것이 요인입니다 가장 중요한 이벤트의. 사람들이 "예, 거기에있을 게요!"라고 말할 시간과 장소는 어떻게 되나요? 모든 사람이 무료 인 시간에 임대료가 충분한 편리한 장소에서 이벤트를 개최하고 싶습니다!
- 살고있는 커뮤니티의 일정을 확인하고 이벤트에 누가 참여하는지 고려하십시오. 주부를 대상으로하는 경우 당일 및 인근 행사를 조직하는 것이 최선의 선택입니다 (추가 탁아 서비스를 제공 할 수 있음). 학생 참가자의 경우 주중 어느 날 저녁 도심에서 이벤트를 개최합니다. 가능하다면 그들의 장소로 가야합니다 어셈블리.
- 물론 사전에 예약해야 할 이벤트 장소가 많이 있습니다. 이 장소를 가능한 한 빨리 임대하려면 연락하십시오. 생각보다 비쌀 수 있습니다!
물류를 고려하십시오. 모든 측면에서 물류에 대해 생각해야합니다. 주차는 어떻습니까? 참여할 수있는 장애인의 능력? 이벤트 공간으로 무엇을 할 수 있습니까? 어떤 장비가 필요합니까? 유료로 추가로 필요한 것이 있습니까 (예 : 연사 음료, 배지, 출판물)? 이벤트가 순조롭게 진행 되려면 몇 명이 필요합니까?
- 행사의 모든 측면을 고려하기 위해 주최측 구성원과 반성하고 논의하는 것이 매우 중요합니다. 예측하고 피할 수있는 장애물이 있습니까? 손님이 머물 곳이 필요합니까? 어떤 예외가 필요합니까?
마케팅 및 광고를 생각하십시오. 행사를 준비하면서 포스터 초안을 작성하십시오. 포스터에는 날짜, 시간, 장소, 주요 참석자, 이벤트 이름, 이벤트 주제 또는 태그 라인에 대한 정보가 포함되어야합니다. 준비 시간이 너무 빠르기 때문에 이러한 내용을 신중하게 생각하는 데 많은 시간을 할애 할 수 있지만 섹션이 모두 무엇인지 확인하려면 초기 초안을 작성해야합니다!
- 행사를 홍보하는 다른 방법을 생각해보십시오. 이메일을 보내시겠습니까? 메일 메일? Facebook, Twitter 또는 일련의 온라인 이벤트 사이트에서 정보를 제공하고 있습니까 (자세한 내용은 나중에 설명)? 무엇이 필요합니까 전에 사람들을 참여시키고 필요한 것 에 그들을 막을 이벤트?
작업을 재정렬하십시오. 아마도 당신은 지금 매우 혼란 스러울 것입니다. 심호흡을하고 Excel 소프트웨어를 엽니 다. 행사에서 활동의 초안 일정을 준비하십시오. 몇 가지 Excel 스프레드 시트를 사용하여 생각을 정리하십시오. 이 시점에서 불필요한 서류 작업처럼 보일 수 있지만, 앞으로 2 개월 이내에 자신을 돌보는 것에 대해 감사하게 될 것입니다.
- 각 활동에 대한 작업 일정 (기한 포함)을 개발합니다. 주최자의 모든 구성원을 필요한시기와 장소에 기록하십시오. 이러한 방식으로 작업을 예약하고 나중에 질문을 피할 수 있습니다.
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4 가지 방법 중 2 : 행사 2 주 전에 작업 일정 잡기

모든 것이 준비되었는지 확인하십시오. 시간, 위치, 주요 게스트, 이벤트 주최자, 이벤트 이름 및 태그 라인을 식별합니다. 있을 것인가 아무것도 길을 잃을 수 있습니까? 마지막 순간 변경이 발생할 수 있습니까? 이 시점에서 모든 것이 흑백 용지에있는 것처럼 명확해야합니다.
주최자들과 만나십시오. 예산, 일정 등에 대한 승인 요청 주최자 및 이벤트 관리자로부터. 지금이 질문을 다룰 때입니다. 모두가 자신의 의무를 이해 했습니까? 그들은 모든 것에 편안합니까?
- 다시 한 번 주최자와 자원 봉사자들을 만나 가능한 문제에 대해 생각하십시오. 이것은 또한 당신의 행동을 계획하기에 완벽한 시간입니다.
- 주최자에게 내부 문제가 없는지 확인합니다. 모든 부서장, 주최자 및 자원 봉사자와 연락을 유지하십시오.
작업을 다른 사람으로 나누고 경험이있는 사람이 모든 활동을 조정하도록합니다. 특히 대규모 이벤트 인 경우 한 사람의 감독하에 여러 사람을 지정하여 다른 활동을 조정합니다. 이 리더는 주최자의 신뢰를 받아야합니다.
- 이벤트 전에 손님을 맞이하고 대화를 나누는 데 시간을 할애 할 1 ~ 2 명을 배정해야합니다.기본적으로 그들은 모든 손님을 고양시키고이 손님이 돌보고 있음을 보여줄 책임이있는 접수 원입니다.
모든 이벤트 관련 온라인 페이지를 최신 상태로 유지하십시오. 이미 Facebook과 Twitter를 알고 계실지 모르지만 Eventbrite, Evite 및 Meetup과 같이 홍보에 사용할 수있는 다른 많은 온라인 사이트가 있습니다. 이 페이지에 대해 들어 본 적이 없다면 지금 검색하십시오! 이벤트가 해외에 있고 온라인으로 티켓을 판매하고 싶다면 Ticketbud이 매우 유용합니다.
- 물론 가능한 경우 이벤트의 온라인 페이지, 블로그 또는 Facebook 페이지를 업데이트하십시오. 이벤트 알림을 보내고, 사진을 게시하고, 이벤트 응답을 관리 할 수 있습니다. 온라인 상태 일수록 이벤트가 더 널리 알려집니다. 정원 가꾸기, 가정 장식 또는 기타 창의적인 분야와 관련된 이벤트를 주최하는 경우 Pinterest를 사용할 수도 있습니다.
손님으로부터 후원 및 기타 자금원을 모으십시오. 앞으로 몇 주 동안 발생하는 많은 유형의 비용이 있으며 모든 비용을 직접 지불하고 싶지는 않습니다! 시작 비용에 약간의 스크램블-이벤트 장소 대여, 장비 또는 연회 파티입니까? 이벤트 준비를 시작하기 전에 위 금액 중 일부를 지불해야 할 수도 있습니다.
- 문서, 인증, 송장 및 기타 문서를 처리하기위한 시스템을 구축했는지 확인하십시오. 나중에 참조 할 수 있도록 모든 문서를 보관해야하므로 조직을 빨리 구성할수록 특히 파트너가 비전문적으로 일할 때 미래가 더 편리해질 것입니다.
이벤트 프로모션. 간행물을 준비하고, 광고를 시작하고, 언론에 게시하고, 초대장, 전화 통화, 이메일 연락처 그룹을 보내고, 잠재적 인 참석자 또는 스폰서를 만나십시오. 사람들이 귀하의 이벤트를 어떻게 알고 참여할까요? 몇 가지 질문 요소를 제외하고 제공하는 정보가 완전한지 확인하십시오. 손님의 호기심도 자극되어야합니다!
- 타겟 청중에 대해 생각하십시오. 연장자를 초대하고 싶다면 Snapchat 소프트웨어를 통해 메시지를 보내는 데 시간을 낭비하지 않을 것입니다. 그들이가는 곳으로 가거나 청중이 사용하는 도구를 사용하십시오.
이벤트에 필요한 아이템을 모으십시오. 이러한 항목에는 메달, 게임, 기념품, 보상 또는 증서가 포함될 수 있습니다. 미숙 한 사람들이주의를 기울일 수없는 작고 사소한 것들이 많이 있지만, 가장 작은 요소를 모두 알아야합니다. 가구, 음향 장비, 테이블, 식탁보 및 기타 크고 중요한 품목을 잊지 마십시오!
- 이것은 당신이 반성하기 위해 시간을 내야 할 또 하나의 것입니다. 볼펜과 구급 상자에서 배터리, 얼음 조각 및 연장 코드에 이르기까지 준비하는 것을 잊은 5 가지 항목을 찾을 때까지 멈추지 마십시오. 어떤 상황에도 대비하고 싶을 것입니다.
종류 모두. 비디오 녹화를 준비하십시오. 손님을 위해 교통 수단을 조직하십시오. 청소 팀을 위해 음식을 준비하십시오. 목록은 영원히 계속 될 수 있지만 정렬하지 않으면 이벤트를 구성 할 수 없습니다!
- 음식과 음료를 준비하십시오. 이것은 또한 장애인을위한 편의 시설과 같은 특별 편의 시설을 마련하기에 좋은시기입니다. 손님이 채식주의 자이거나 다른 특정 식사가 필요한지 확인하십시오. 많은 온라인 이벤트 티켓팅 사이트에는 손님의 특별 요청을 평가하는 데 도움이되는 "자체 질문"섹션이 있습니다.
- 책상과 의자, 배경, 마이크, 스피커, 컴퓨터, 프로젝터, 연단 등 이벤트 장소에 필요한 모든 것을 준비하십시오.
연락처 목록을 준비하십시오. 주최자의 전화 번호, 주소 및 이메일 주소가 필요합니다. VIP (특히 중요한 손님) 및 상품 또는 서비스 제공 업체와 유사한 목록을 작성하십시오. 누군가가 나타나지 않거나 늦을 때 사용할 수있는 목록입니다.
- 연회 팀이 늦었다 고합시다. 넌 뭐 할거야? 연락처 목록을 즉시 가져 와서 전화하십시오. 오, 그들은 당신이 그것을 얻을 곳으로 잘게 썬 돼지 고기 90 파운드? 도대체 무엇이. A 씨에게 목록을 주면 그는 트럭을 타고 종이에 적힌 고기 수거 주소로갑니다. 재난을 피했습니다. 이제이 서비스 팀을 고용하거나 더 명확한 방향을 제시해서는 안된다는 것을 알고 있습니다!
주최자와 함께 이벤트 장소로 이동하십시오. 주변을 관찰하고 주차장, 화장실, 방 및 문을 평가하십시오. 복사하고 전화를 걸고 필수품을 구입할 수있는 근처의 장소를 찾으십시오. 전반적으로 이벤트 장소를 가까이에 두십시오.
- 집을 임대하기 위해 연락 한 사람에게 이야기하십시오. 그들은 누구보다 장소에 대해 더 잘 이해해야합니다. 알아야 할 문제가 있습니까? 제한된 시간? 문이 특정 시간에 잠겨 있습니까? 그렇게되지 않기를 바라지 만 화재 경보 점검 일정에 대해서도 알아봐야합니다.
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4 가지 방법 중 3 : 행사 24 시간 전에 준비

침착하십시오. 넌 할 수있어. 침착 함을 유지하고 혼란 스럽거나 불안해하지 않는 것이 특히 중요합니다. 당신은 몇 달 동안 준비하고 있습니다! 모든 것이 잘 될 것이다. 차분할수록 팀원이 차분해질수록 이벤트가 더욱 원활 해집니다. 게다가 모든 것이 곧 끝날 것입니다!
- 진심으로 할 수 있습니다. 가능한 모든 문제에 대해 생각하면서 할 수있는 모든 작업을 수행했습니다. 문제가 발생하면 문제를 해결하는 방법을 알고 있습니다. 그리고 기억하세요 : 아무도 당신을 비난 할 수 없습니다. 시끄러운 손님, 음식은 좋지 않습니다. 사람들은 당신이 모든 것을 통제 할 수 없다는 것을 이해할 것입니다. 편하게 하다. 당신은 괜찮을 것입니다.
주최자의 마지막 확인. 이벤트 장소에 도착하는 방법과 도착시기에 대해 모든 사람에게 이야기하십시오. 가장 원하지 않는 것은 뒷문이 어디 있는지 모르기 때문에 행사 당일 전체 주최자가 전화를 걸 때입니다.
- 아무도 말하거나 질문하지 않더라도 다른 사람의 태도를 측정하기 위해 최선을 다하십시오. 그들은 모두 자신의 일에 만족합니까? 그들은 서로 잘 지내나요? 그렇지 않다면 모두에게 말하고 매듭을 제거하십시오. 누군가 다른 부서에 적합하거나 다른 부서와 함께 일할 수도 있습니다.
모든 초대와 응답을 확인하십시오. Excel 스프레드 시트에 손님을 나열하고 인원 수를 집계합니다. 대부분의 이벤트에서 확인 된 참가자 수는 아니다 이벤트에 실제로 참여한 사람들의 수를 보여줍니다. 50 명의 검증자를 가질 수 있지만 결국에는 5 명만 또는 최대 500 명이 참여합니다. 검증 인의 수를 알아야하지만 참석자가 너무 적거나 너무 많은 상황을 처리 할 준비를하십시오!
- 이벤트에 대해 VIP 게스트에게 상기시킵니다. "아, 맞아. 내일은 아니야?"라고 말하는 사람들의 숫자에 놀랄 것입니다. 간단한 전화 나 문자로이를 피할 수 있습니다.
행사장으로 가서 모든 준비가되었는지 확인하세요. 방이 깔끔하고 준비 되었습니까? 전자 장치가 설치되어 작동합니까? 필요한 경우 모든 장치를 사전 설치할 수 있습니까? 직원들이 행사에 대해 충분히 준비 했습니까?
- 이벤트에 충분한 지지자가 있는지 확인하십시오. 당연히 필요한 것보다 더 많은 서포터가있는 것이 가장 좋습니다. 누군가에게 긴급 상황을 요청하거나, 손님을 알릴 누군가가 필요하거나, 예상 할 수없는 문제를 해결해야 할 수도 있습니다. 또는 커피를 더 부을 사람이 필요할 수도 있습니다.
이벤트 참가자를위한 키트를 준비합니다. 이 키트에는 물병, 캔디 바, 스티커 메모, 볼펜, 브로셔 및 필요한 기타 정보가 포함될 수 있습니다. 작은 기념품을 추가하려는 경우에도 좋습니다.이것은 이벤트가 잘 조직되어 있음을 보여주는 훌륭한 하이라이트이며 동시에 손님이 가치 있다고 느끼게합니다.
- 이 키트는 손님이나 주최자 또는 둘 다를위한 것일 수 있습니다! 그래 놀라 바와 볼펜을 싫어하는 사람은 누구입니까?
일정 이벤트 정보 (실행 시트 또는 실행 시트). 다음은 필요한 모든 정보를 시간 및 / 또는 부서별로 나눈 목록입니다. 중요한 활동으로 몇 분 안에 작업 프로그램을 준비하십시오. 실행중인 시트의 템플릿은 전적으로 귀하가 결정할 것입니다. 쉽게 읽을 수 있도록 정보를 최소한으로 유지하십시오.
- 정말 힘들다면 이것들을 만드십시오. 종 다른 실행 시트가 유용 할 수 있습니다. 발표자는 장소와 시간에 참석할 다른 게스트의 목록을 알고 싶어 할 가능성이 높습니다. 주최자는 장비, 일정 및 청소 계획 목록을 원할 것입니다. 러닝 시트를 작성할 시간이 충분하면이 정보가 매우 유용합니다.
행사장에 가져갈 품목 목록을 작성하십시오. 이벤트에 도착하고 모든 것이 준비되면 얼마나 안 좋을까요? 각자 모두 당신은 모두 거기에 집에서 12,000 컵을 잊었다는 것을 알고 있습니까? 이것은 나쁘다. 당신은 모든 것을 망쳤습니다. 그러니 목록을 만들고 한 번 더 확인하고 준비 할 모든 재료를 가져 오십시오!
- 항목이 서로 다른 곳에 흩어져있는 경우 각 사람에게 특정 작업을 할당합니다. 그렇게함으로써 당신은 공황 상태에서이 아이템들을 모으는 데 8 시간을 소비 할 필요가 없습니다. "한 그루의 나무는 어린 나무를 만들지 않고 세 그루의 나무가 모여서 산이 높다"-고대 사람들이 말했다.
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4/4 방법 : 이벤트 날짜 제어

주최자 및 자원 봉사자와 함께 행사장에 일찍 도착하십시오. 모두가 있고 전자 장치가 제대로 작동하는지 확인하십시오. 마지막 순간 질문이 있습니까? 시간이 있으면 청량 음료를 마시고 나누고 모두를 격려하고 쉬자! 넌 할 수있어. 준비되었습니다.
- 주최자가 특별한 배지를 착용하거나 알아볼 수있는 물건을 소지하고 있는지 확인하여 이벤트 참가자가 필요할 때 도움을 요청할 수 있도록합니다. 때때로 카키색 정장으로는 충분하지 않습니다.
모든 종류의 내부 과 외부. 우편함에 풍선이 필요합니까? 방 구석에 포스터? 문과 복도는 어떻습니까? 손님이 이벤트 장소에 도착하기 위해 혼란스러운 미로를 통과해야한다면 안내 할 많은 표지판을 세워야합니다.
- 건물 앞에있는 환영 배너와 기타 정보 게시판이 특히 도움이 될 것입니다. 사람들이 거리에서 바로 이벤트 장소를 알아볼 수 있기를 바랍니다. 이것에 대해 궁금 할 것이 없습니다!
- 이벤트에 프런트 데스크와 등록 된 손님이 있습니다. 손님이 문에 들어가면 무엇을해야하는지 정확히 확인해야합니다. 그렇지 않으면 그들은 불확실성과 불편한 상태에서 맴돌 게 될 것입니다. 위에서 언급 한 리셉션 섹션을 기억하십니까? 손님의 모든 질문을 환영하고 대답 할 수 있도록 문 옆에 대기 할 사람을 지정하십시오.
- 떠 다니는 음악! 음악은 이벤트의 수줍은 분위기를 지울 것입니다.
이벤트 참가자가 무슨 일이 일어나고 있는지 알고 있는지 확인하십시오. 발표자가 늦는 경우 이벤트 지연 알림을 제공해야합니다. 식사 시간이 예상보다 오래 걸리는 경우 이벤트 참석자에게 일정 변경 사항을 알려야합니다. 이벤트가 계획대로 진행되는 경우는 매우 드뭅니다. 일정을 꼼꼼히 따르지 않을 때는 파티가 계속 대화를 나눠야합니다.
사진을 찍다! 이것을 적어 두는 것이 좋습니다. 동시에 사람들은 이벤트의 순간을 포착하기 위해 카메라를 들고있는 누군가를 보게되어 기뻐할 것입니다. 스폰서 배너, 배너, 환영 게이트, 리셉션 공간 등을 사진으로 찍으십시오. 이 사진들을 내년에도 사용할 수 있습니다!
- 가능하면 친구 나 전문 사진 작가에게 맡기십시오. 할 일이 충분합니다! 손님과 수다를 떨며 식사를해야하니 다른 사람이 촬영을 맡아야합니다.
이벤트 후에 문서를 넣기. 손님의 인식에 몇 가지 아이디어를 심어야하며, 그들이 구체적인 생각, 반성 또는 행동 결심으로 이벤트를 떠나기를 원합니다. 따라서 브로셔 나 함께 가져갈 수있는 품목을 준비하십시오. 후 행사.
- 이 섹션에 대한 최근 이벤트 폴링을 고려할 수 있습니다. 그들이 자신의 생각을 말할 수있는 수단을 제공하고, 개선해야 할 사항과 다음 행사에서 원하는 사항을 제공하십시오. 물론 그들이 어떻게 참여할 수 있는지!
행사장 정리! 파워 카운터를 확인하고, 배너를 제거하고, 가구를 청소하십시오. 특히 임대료를 지불하고 돌아가고 싶을 때 사이트를 원래 상태로 되돌리기를 원할 것입니다. 장소 제공자가 부과하는 추가 요금을 피할 수도 있습니다. 청소 과정이 가능한 한 빠르고 부드럽도록 작업을 균등하게 나누십시오.
- 귀중품이 남아 있지 않은지 다시 확인하십시오. 그렇다면 분실물 청구 양식을 준비하십시오.
- 실수로 물건을 훼손한 경우 임대를 위해 연락 한 사람에게 알려주십시오. 정직과 솔직함은 항상 최고의 태도입니다.
- 가능한 한 많은 쓰레기를 제거하십시오. 그 후에는 유지 보수 부서가 인수합니다.
이벤트 이후의 모든 임무를 관리하십시오. 주최하는 이벤트의 유형에 따라 이벤트 후에 할 일이 없을 수도 있고, 감사 할 사람 목록과 보류중인 영수증이있을 수 있습니다. 다음은 시작하기위한 몇 가지 아이디어입니다.
- 조직위원회의 모든 구성원, 특히 후원자와 자원 봉사자에게 감사드립니다. 그들 없이는 이벤트를 조직 할 수 없습니다!
- 돈 문제를 완료하고 처리하십시오. 이 작업은 가능한 한 빨리 수행해야하며 결함이 적을수록 좋습니다.
- 당신을 도와 준 사람들에게 감사의 파티를 주최하십시오. 팀원이 감사함을 느끼고 동시에 후원자가 변화와 좋은 대의를 가져 왔음을 알기를 원합니다.
- 이해 관계자에게 기념품이나 기타 출판물을 배포하십시오.
- 스폰서 및 다른 사람에게 송장을 전송합니다.
- 이벤트의 온라인 페이지에 사진을 게시하십시오.
경험을 통해 배우고 다음에 더 잘할 수 있도록 회의를 개최하십시오. 모든 것이 끝난 후에는 무엇을 다르게하고 싶습니까? 작동하는 것과 그렇지 않은 것은 무엇입니까? 그런 이벤트를 주최 하시겠습니까? 너는 무엇을 배웠니?
- 모든 사람으로부터 응답을 받으면 모두 읽으십시오. 손님의 응답이 없더라도 이벤트 주최자에게 물어보세요! 그들은 어떻게 생각합니까? 그들은 그 시간을 즐겼습니까? 그래 놀라 바와 펜이 공짜 였기 때문일 것입니다.
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조언

준비 할 문서 목록 :
- 잠정 예산
- 이벤트 일정 (이벤트의 각 프로그램 시간)
- 초대
- 게스트리스트
- 행동 계획
- 작업 일정 (완료 일정)
- 보도 자료 문서
- 연설
- 참석자 목록
- 당사자의 연설 (연사 이력서 첨부)
- 작업 프로그램
- 일정은 분 단위로 나뉩니다.
- 연락처 네트워크 목록 (주최자의 전화 번호)
- 지참 할 물품 목록
- 완료해야 할 작업 목록
- 이벤트 보고서 (언론 및 기타)
행사 전에 다음 영역을 담당 할 개인 / 부서를 지정하십시오.
- 기부자
- 참석자
- 중요한 게스트, 연사
- 기사를 디자인, 인쇄, 수집하고 해당 제품을 평가합니다.
- 보상, 기념품, 선물, 배너, 증서
- 차량, 케이터링, 이벤트 장소 준비, 장식, 배경, 주차
- 미디어, 홍보 (대외 관계), 마케팅
위치를 선택하고 가격을 협상 할 때 고려해야 할 요소 :
- 현장 수용 인원 (공식적으로 참석하지 않은 참가자를 제외하고 참가자 수)
- 식사 가능 여부 (해당 장소에서 식사가 가능한 경우)
- 시간 (이벤트 시작 및 종료 시간)
- 조명 (야간 행사시)
- 에어컨이 있는지 여부
- 필요한 장비 제공 (마이크, 스피커 등)
- 가구 (가구, 테이블 타월 등)
- 공연장에서 음악 및 엔터테인먼트 이벤트를 개최 할 수 있습니까 (덜 공식적인 쇼 포함)
- 발전기
- 장소에 대한 쉬운 접근-장소가 도심에 있든 없든 (대리인이 어려움없이 참석할 수 있는지 여부)
- 주최자, 탈의실 등을위한 특별실
- 총 비용
행사 당일 다음 사항을 담당 할 사람 / 부서를 지정합니다.
- 일반 조정
- 화장실
- 음식
- 현장 작업
- 호스트 (MC)
- 컴퓨터, 프로젝터
- 사진 작가
- 접수 원
- 군중 제어 및 군중과 함께 PR
- 주차장
- 보호
- 문서 및 소모품 배포 (특정 개인 및 모든 이벤트 참가자에게 선물 및 증서)
이벤트 날짜를 결정할 때 고려할 요소 :
- 주요 게스트와 다른 VIP 게스트가 당일 이용 가능합니까?
- 타겟 고객에게 가장 적합한 날은 언제입니까?
항상 자신의 업무와 책임을 다른 사람에게 넘겨서는 안됩니다.
일은 책임이 있습니다.
정시에. 지연 될 경우보고해야하는 사람에게 작업을 완전하고 즉시보고하십시오.
문제가 발생할 때 다른 사람을 비난하지 말고 너무 많이 생각하지 말고 더 많은 스트레스를 유발하고 문제를 해결할 방법을 찾으십시오.
비상 사태에 대비 한 대피 계획이 있는지 확인하십시오. 이벤트가 대규모 인 경우 경찰과 의사가 근무 중인지 확인하십시오.

경고

당황하거나 스트레스를받지 마십시오. 차분한 자세는 더 나은 결과를 가져옵니다.
어떤 상황에도 대비하십시오. 때때로 당신이 통제 할 수없는 일이있을 것입니다. 당신이 주최자의 일원이라면 누군가가 당신에게 소리를 지르더라도 화를 내지 마십시오. 그 사람은 긴장할 수 있습니다. 코디네이터라면 스트레스를 받거나 당황하지 마십시오. 침착하게 모든 것을하십시오. 가능한 상황과 그 상황에서 무엇을 할 것인지에 대해 생각해보십시오.