작가:
Louise Ward
창조 날짜:
4 2 월 2021
업데이트 날짜:
1 칠월 2024
콘텐츠
뉴스 레터의 목적은 이벤트, 정책 또는 리소스와 같은 특정 문제에 대해 사람들에게 알리고 그렇게하도록 권장하는 것입니다. 다음은 효과적이고 읽기 쉬운 뉴스 레터를 작성하는 방법에 대한 지침입니다.
단계
4 단계 중 1 : 뉴스 레터 주제 작성
페이지 상단에 "NOTICE"라는 단어를 입력합니다. 본문 바로 밖에는 뉴스 레터가있었습니다. 페이지 상단에서 약 4cm 떨어진 곳에 "NOTICE"라는 단어를 굵게, 가운데 또는 왼쪽 정렬로 작성합니다. 이 단어에 대해 더 큰 글꼴 크기를 선택할 수도 있습니다.
- 제목에서 줄 사이의 이중 간격.
적절하게 임명하십시오. 뉴스 레터는 공식적인 비즈니스 커뮤니케이션 형식이므로 적절하게 다루어야합니다. 보고 할 사람의 성명과 직함을 기재하십시오.- 모든 직원에게 편지를 보내는 경우 "수신자 : 모든 직원"이라고 쓸 수 있습니다.
CC 시리즈에 수신자를 추가합니다. "CC"라인은 "Dear Co"의 형태로 통지를받는 사람들을 의미합니다. 대상 뉴스 레터 개체가 아닙니다. 이것은 귀하가 편지에서 다루고있는 정책이나 문제에 대한 정보가 필요한 사람입니다.
"보낸 사람"줄에 이름을 쓰십시오. 편지의 제목에는 편지의 작성자와 보낸 사람의 이름이 포함되어야합니다. 귀하의 이름과 직함이이 줄에 있습니다.
날짜를 추가하십시오. 일, 월, 연도를 포함하여 전체 날짜를 작성하십시오. 예를 들어 "DATE : 2015 년 1 월 5 일"또는 "DATE : 01.05. 2015. "
주제에 대한 특정 단락을 선택하십시오. 제목은 뉴스 레터의 내용을 독자에게 알려야합니다. 구체적이고 간결해야합니다.- 예를 들어, 제목을 "Ink"로 작성하는 대신 "Ink Use Problem in Office"로 더 구체적으로 작성하십시오.
그에 따라 제목 형식을 조정하십시오. 제목은 페이지 상단의 왼쪽 정렬에 있어야합니다. "RECEIVER :", "SENDER :", "DATE :"및 "ABOUT JOB :"이라는 단어를 대문자로 입력합니다.
- 샘플 제목은 다음과 같습니다.
받는 사람 :받는 사람의 이름과 직함
SENDER : 귀하의 이름 및 직위
DATE : 통지가 작성된 날짜, 월, 연도
About THE : (또는 RELATED TO :) 뉴스 레터에 언급 된 문제 (어떻게 든 강조 표시). - 제목을 작성할 때 항목을 이중선으로 표시하고 텍스트를 정렬해야합니다.
- 뉴스 레터의 헤드 라인과 본문을 구분하기 위해 페이지 너비를 가로 지르는 헤더 아래에 행을 추가 할 수 있습니다.
- 샘플 제목은 다음과 같습니다.
4 단계 중 2 : 뉴스 레터 콘텐츠 작성
수신자가 누구인지 고려하십시오. 모든 사람이 뉴스 레터를 읽고 응답하려면 메시지의 문구, 길이 및 엄숙함을 읽을 사람과 일치시키는 것이 중요합니다. 이것이 잘 작동하려면 누가 메시지를 받고 있는지에 대한 좋은 아이디어가 있어야합니다.
- 독자의 선호도와 관심사에 대해 생각하십시오.
- 독자가 물을 수있는 질문을 예상하십시오. 예, 증거 또는 기타 정보와 같은 뉴스 레터의 내용 중 일부를 생각하여 설득하십시오.
- 독자들이 부적절한 정보 나 감정에 대한 언급을 받아들이는지 확인하십시오.
의식 인사를 건너 뛰십시오. 뉴스 레터는 "Dear Mr. Edwards"와 같은 인사로 시작되지 않았습니다. 대신, 처음부터 메시지에서 논의 할 문제로 바로 들어가십시오.
첫 번째 단락에서 문제를 언급하십시오. 독자가 행동을 취하기를 원하는 이유를 적으십시오. 이것은 에세이의 소개, 즉 문제를 소개하고 문제의 원인을 소개하는 것과 비슷합니다.소개를 뉴스 레터 전체의 요약으로 생각할 수도 있습니다.
- 일반적으로 소개는 약 한 단락으로 구성됩니다.
예를 들어 다음과 같이 작성할 수 있습니다. “2015 년 7 월 1 일에 XYZ Company는 건강 보험에 대한 새로운 정책을 시행 할 것입니다. 직원들은 건강 보험을 받게되며 최소 월급은 600 만 달러입니다.”
논의중인 문제에 대한 정보를 제공합니다. 독자는 해결하려는 문제에 대한 일반적인 정보가 필요할 수 있습니다. 몇 가지 정보를 제공하되 간결하며 필요한 사항을 설명하십시오.
- 적절한 경우 정책이 시행 된 이유를 설명하여 뉴스 레터를 계속 진행하십시오. 예를 들어 다음과 같이 작성할 수 있습니다. "지방 정부는 해당 지역의 모든 직원에게 월 6 백만 VND의 최저 임금을 받도록 결정했습니다."
토론에서 주장을 뒷받침하십시오. 수행 할 조치를 요약하십시오. 제안하는 솔루션에 대한 증거 및 주장. 가장 중요한 정보로 시작한 다음 구체적이거나 뒷받침하는 사실을 다룹니다. 당신이 제안한 행동을 취하는 것이 유익하거나 그렇게하지 않는 것이 해롭다는 것을 독자에게 보여주십시오.
- 특히 긴 메시지에 그래픽, 목록 또는 차트를 자유롭게 추가하십시오. 이 정보가 실제로 관련성이 있고 설득력이 있는지 확인하십시오.
- 긴 메시지의 경우 각 섹션을 명확하게하기 위해 더 짧은 제목을 작성하는 것이 좋습니다. 예를 들어, "정책"을 작성하는 대신 "새 계절 직원 정책"을 작성하십시오. 독자가 뉴스 레터의 기본 사항을 명확하게 볼 수 있도록 각 헤드 라인을 구체적이고 간결하게 작성하십시오.
독자가 취해야 할 조치를 제안하십시오. 뉴스 레터는 회사의 신제품 발표, 새로운 비용보고 정책 또는 회사의 작업 방법에 대한 프레젠테이션 등 특정 문제에 대한 행동을 촉구하는 것입니다. 제목. 끝이나 문장에서 독자가 수행해야하는 행동을 상기하십시오.
- 예를 들어, "모든 직원은 2015 년 6 월 1 일부터 새 회계 시스템을 사용해야합니다."라고 쓸 수 있습니다.
- 제안을 뒷받침하는 몇 가지 증거를 추가 할 수 있습니다.
긍정적이고 격려적인 요약으로 편지를 마무리하십시오. 뉴스 레터의 마지막 단락은 문제를 해결하기 위해 다음 단계를 반복해야합니다. 여기에는 조직의 연대를 상기시키는 것도 포함됩니다.
- 다음과 같이 쓸 수 있습니다. "나중에이 문제에 대해 논의하고 계속해서 귀하의 결정에 대해 논의 할 것입니다."
- “이 카테고리 확장에 대해 기쁘게 생각합니다. 우리는 그것이 비즈니스 성장에 도움이 될 것이며 회사는 더 지속 가능하게 운영 될 것이라고 믿습니다.”
- 이 단락은 보통 1-2 문장 정도입니다.
4/4 부 : 전체 뉴스 레터
뉴스 레터의 형식을 올바르게 지정하십시오. 표준 형식을 사용하여 메시지를 읽기 쉽게 만드십시오. Times New Roman 또는 Arial 크기 12 글꼴을 사용합니다. 왼쪽, 오른쪽 및 아래쪽 여백은 2.5cm입니다.
- 단락을 정렬합니다. 단락, 이중 간격 및 여백 분할 여부.
뉴스 레터를 검토하십시오. 메시지를 검토하고 편집하여 명확하고 간결하며 설득력 있고 오타가 없도록합니다. 문구의 일관성을 확인하십시오. 학문적 단어 또는 전문적 단어의 유형.
- 철자, 문법 및 내용 오류를 확인하십시오. 이름, 날짜 또는 숫자에 특히주의하십시오.
- 메시지가 너무 길지 않은지 확인하고 불필요한 내용을 잘라내세요.
서명. 뉴스 레터에는 서명란이 없습니다. 그러나 머리글 앞에와 이름 옆에 추가해야합니다. 그것은 당신이 뉴스 레터를 확인했음을 증명합니다.
레터 헤드를 사용하십시오. 뉴스 레터 전용 특수 레터 헤드를 만들거나 일반 비즈니스 레터 헤드를 사용할 수 있습니다.
- 전자 문서의 초안을 작성하는 경우 (예 : 전자 메일 보내기) Word에서 회사 로고와 기본 연락처 정보가 포함 된 별도의 레터 헤드를 만들어야합니다. 해당 제목을 보내는 뉴스 레터의 템플릿으로 사용하십시오.
메일 발송 방법을 선택하십시오. 뉴스 레터를 보내는 가장 좋은 방법을 결정하십시오. 인쇄하여 모든 사람에게 배포 할 수 있습니다. 이메일로 보낼 수도 있습니다.
- 이메일로 메시지를 보내는 경우 이메일의 HTML 형식을 지정할 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 메시지를 PDF로 저장하고 이메일로 첨부 할 수 있습니다.
4/4 부 : 뉴스 레터 템플릿 사용
사용 가능한 편지 서식 파일을 찾습니다. 처음에 쓰는 대신 샘플 글자를 사용할 것인지 고려하십시오. 그렇다면 첫 번째 단계는 온라인에서 좋은 메일 템플릿을 찾는 것입니다. Microsoft Word에는 편지 템플릿도 있습니다. 템플릿은 종종 동일한 기본 형식을 사용하지만 다른 글꼴, 글꼴 크기 및 레이아웃을 사용합니다.
- 필요에 맞는 템플릿을 다운로드하십시오.
- 온라인에서 템플릿을 사용하기 전에 사용 약관을 읽으십시오.
컴퓨터에 다운로드 한 메시지 템플릿을 엽니 다. 다운로드 키를 누르면 편지 템플릿이 컴퓨터에 자동으로 다운로드되거나 다운로드가 시작되기 전에 몇 단계를 수행 할 수 있습니다. 편지 템플릿은 zip 파일로 다운로드되며 압축을 풀고 Microsoft Word에서 열어야합니다.
- 예상치 못한 소프트웨어 문제가 발생하지 않고 메시지 템플릿이 설계된대로 작동하지 않을 수 있도록 최신 버전의 Microsoft Word를 사용하는 것이 좋습니다. 이전 버전의 Microsoft Word가있는 경우 편지 템플릿을 다운로드하기 전에 소프트웨어를 업데이트하십시오.
헤더 (헤더)를 만듭니다. 샘플 메시지의 본문은 변경 될 수 있습니다. 원하는대로 샘플 메시지의 일부를 사용자 지정할 수 있습니다. 예를 들어, 편지 템플릿 헤더에 로고와 저작권 기호를 추가 할 수 있습니다. 헤더를 클릭하고 회사 정보를 입력하십시오.
편지 양식 헤더의 섹션을 작성하십시오. "TO"및 "FROM", "CC"및 "SUBJECT"필드를 반드시 입력해야합니다. 이러한 필드를 생략하지 않도록주의하고 공백으로 두십시오. 입력하는 동안 종종 실수를합니다.
메시지 텍스트를 입력하십시오. 뉴스 레터 본문에 소개, 이유, 토론 및 요약을 작성합니다. 원하는 경우 글 머리 기호를 사용하거나 목록을 만들어 정보를 구성 할 수 있습니다.
- 편지 서식 파일의 형식을 유지하십시오. 이렇게하면 단락이 올바른 여백과 글꼴 크기로 정렬됩니다.
- 필요한 경우 테이블을 사용하도록 뉴스 레터를 사용자 지정할 수도 있습니다. 특히 글 머리 기호 또는 유사한 목록을 사용하면 메시지가 혼란 스럽거나 읽기 어려운 경우가 있습니다.
- 템플릿에서 모든 텍스트를 삭제해야합니다. 동시에 메일을 보내기 전에주의 깊게 메일을 확인하십시오.
바닥 글을 확인하는 것을 잊지 마십시오. 바닥 글은 추가 정보를 제공하는 페이지 하단의 빈 영역입니다. 이 사이트에 회사 또는 개인 연락처 정보를 추가 할 수 있습니다. 시간을내어 정보의 정확성을 확인하는 것은 매우 중요합니다. 마지막으로 발생하고 싶지 않은 일은 메시지가 완벽하게 작성되었지만 잘못된 연락처 정보가 있거나 정보가 누락 된 경우입니다.
메시지의 모양을 조정합니다. 샘플 메시지의 가장 매력적인 점 중 하나는 텍스트의 색상을 변경할 수 있다는 것입니다. 이것은 약간의 개성을 보여주고 텍스트를 더 돋보이게하는 데 도움이됩니다. 또한 뉴스 레터가 전문적인 것이 아니라 눈에 띄게 보이도록 상황에 맞는 색상을 선택할 수도 있습니다.
뉴스 레터를 일관된 텍스트로 저장합니다. 사본을 저장하십시오. 정보 교환을 용이하게하기 위해 백업 전자 문서를 갖게됩니다.
나중에 사용할 수 있도록 템플릿을 저장합니다. 제목이 변경된 샘플 메시지를 사용해야 할 때마다 메시지의 특정 제목과 일치하도록 항목을 사용자 지정하기 만하면됩니다. 이렇게하면 시간을 절약하고 모든 사람의 관심을 끄는 일관되고 전문적인 뉴스 레터를 만들 수 있으므로 즉시 읽을 수 있습니다. 광고
조언
- 너무 많은 이유를주지 마십시오. 당신이 무언가를 원하는 이유를 설명하는 것은 중요하지만 너무 많이 쓰지 마십시오.
- 뉴스 레터는 짧아야합니다.
