콘텐츠

• 단계
• 조언

은행, 보험 회사, 주정부 기관, 고용주 또는 학교에 문제가 있습니까? 그들에게 무언가를하도록 설득하거나 문제를 해결하도록 설득하는 편지를 보내야하는데 어디서부터 시작해야할지 모르겠습니까? 다음 기사에서는 효과적인 설득력있는 편지를 작성하는 방법을 안내 할 것입니다.

단계

4 단계 중 1 : 준비

1. 

   아이디어. 편지 쓰기를 시작하기 전에 편지를 통해 전달하고 싶은 내용,이 편지를 작성하는 이유, 수령인이 나중에 제안 할 수있는 반대에 대해 생각하십시오. 편지를 읽으십시오. 아이디어를 먼저 염두에두면 편지의 주요 내용을 명확하게 정의하고 편지가 목표로하는 주제를 이해하는 데 도움이됩니다.
   • 문장 패턴으로 편지 열기 : "독자"에게 "목적"을 설득하고 싶습니다. "독자"라는 문구를 편지를 보낼 사람으로 바꾸고 "목적"을 납득하려는 것으로 바꾸십시오.
   • 위의 단계를 완료 한 후 스스로에게 물어보십시오. 이유는 무엇입니까? 독자가 귀하의 의견에 동의하기를 원하는 이유에 밑줄을 긋십시오.
   • 이유를 나열했으면 중요도별로 정리하십시오. 모든 중요한 이유를 한 열에 넣고 다른 열보다 덜 중요한 이유를 넣으십시오. 이 단계는 정보를 요약하여 중요하고 관련있는 정보를 강조하는 데 도움이됩니다.

2. 

   
   
   당신의 목적을 아십시오. 목표가 무엇인지 정확히 알고 있어야합니다. 성취해야 할 것은 무엇이며 독자가하기를 원하는 것은 무엇입니까?
   • 동시에 생각하고있는 문제를 해결하기위한 해결책에 대해 스스로 생각하십시오.

3. 

   
   
   목표 문자를 이해하십시오. 주제를 분석하고 이해하면 편지의 구성을 결정하는 데 도움이됩니다. 가능하다면 독자들이 당신의 의견에 동의하거나 동의하지 않는지 또는 중립적 인 편인지 판단하십시오.이 단계는 당신의 마음을 더 많이 두어야 할 곳을 찾는 데 도움이 될 것입니다.
   • 편지를 보내는 사람의 실제 신원을 확인하십시오. 그들은 누구이며 그들이 정말로 당신을 도와야한다고 믿는 이유는 무엇입니까? 귀하의 편지는 무시됩니까, 아니면 처리됩니까? 받는 사람이 높은 위치에 있습니까? 아니면이 문제를 해결하는 담당자입니까? 받는 사람의 위치에 따라 다른 표현이있을 것입니다.
   • 토론중인 주제에 대한 독자의 의견과 사고 방식을 알아보십시오. 당신과 당신의 독자 사이에 모순적인 견해가 생길 수 있습니까? 그러한 견해를 공식적으로 어떻게 제시 할 수 있습니까?
   • 독자가 귀하의 주제에 대해 어떤 관심을 가질 수 있는지 알아보십시오. 그들은 거래 할 수있는 능력이 있습니까? 이 주제에 직접 영향을 받습니까? 검토하는 데 얼마나 많은 시간이 필요합니까?
   • 독자를 설득하기 위해 에세이에 제시해야 할 증거 유형에 대해 생각하십시오.

4. 

   
   
   주제를 조사하십시오. 매우 설득력있는 언어에는 사실에 근거한 증거와 관련 정보가 포함되어야합니다. 다른 관점에서보아야합니다. 당신의 관점에서 문제를 연구하는 것이 아니라 반대되는 견해와 그 사실을 언급하십시오.
   • 사실에 근거한 사실, 논리적 주장, 통계 및 관련 증거를 사용하여 주장을 뒷받침하십시오.
   • 상대방의 입장이 틀렸다고 주장하는 대신 왜 당신의 입장이 옳고 고려할 가치가 있는지 설명하십시오.
   광고

4 단계 중 2 : 편지 서식 지정

1. 

   블록 형식을 사용하십시오. 비즈니스 편지에는 고유 한 형식이 있습니다. 올바른 형식으로 작성된 편지를 읽을 때 독자는 어떤 식 으로든주의가 산만 해지지 않습니다. 반대로 올바르게 정리하지 않으면 편지는 독자의 눈에 나쁜 인상을 남기고 편지를 옆으로 버릴 수 있습니다.
   • 줄 바꿈과 개별 단락을 사용하여 시작하십시오.
   • 각 단락을 맞 춥니 다. 즉, 산문이나 에세이를 쓸 때처럼 단락을 들여 쓰지 마십시오.
   • 단락 사이에 한 줄.
   • 표준 글꼴, 일반적으로 글꼴 크기가 12 인 Times New Roman 또는 Arial을 사용합니다.

2. 

   주소는 편지의 시작 부분에 별도로 배치됩니다. 편지의 왼쪽 상단에 주소를 입력하여 시작하십시오. 이름은 포함하지 말고 주소, 도시,도 (미국과 같은 주가있는 국가의 경우 '주'사용) 및 지역 번호 만 포함하세요. 아래의 별도 행에 전화 번호와 이메일을 입력 할 수도 있습니다. 영국에 거주하는 경우 주소가 오른쪽에 있어야합니다. 그런 다음 한 줄 떨어져 있습니다.
   • 날짜를 입력하세요. 월은 각각 날짜와 연도가 뒤에 오는 문자 형식으로 작성됩니다. 참고 :이 방법은 영어권 국가에서 사용됩니다. 베트남에서는 "일 ... 월 ... 년 ..."주문 사용). 한 줄.
   • 2013 년 6 월 4 일
   • 받는 사람의 이름과 주소를 입력합니다. 받는 사람의 ID를 지정하십시오. 한 줄.

3. 

   인사와 함께 편지를 엽니 다. 받는 사람의 이름이있는 "Dear"는 익숙한 소개 형식입니다. 인사말의 이름이 메시지 헤더의받는 사람 이름과 일치하도록받는 사람의 이름을 올바르게 입력했는지 확인합니다.
   • 성을 언급 할 때받는 사람의 이름과 함께 Mr. (Mr.), Ms. (Ms.), Professor (Dr.)와 같은 칭호를 사용하십시오. 여자를 어떤 이름으로 불러야할지 모르겠다면 "Ms. (Ms.)"를 사용하세요.
   • 항상 제목 뒤에 콜론을 사용하십시오.
   • 인사말과 첫 번째 단락 사이에 줄을 둡니다.
   • 브라운 교수님 께 :

4. 

   
   
   결론으로 편지를 마무리하십시오. 마무리 문장을 쓰기 전에 편지의 어조에 대해 생각하십시오. "감사합니다"는 종결 문장의 기본 유형 중 하나이며 "감사합니다"와 같은 문장이 더 친숙합니다. 편지가 정중하거나 우호적 인 결말과 일치하는지 생각해보십시오. 어떤 종류의 결론을 선택하든 첫 번째 단어는 대문자로, 다음 단어는 소문자로 표기해야한다는 규칙을 따라야합니다. 끝 문장 뒤에는 쉼표가 있습니다.
   • 공식 메일 형식으로 "안부, (정중하게 귀하)"를 선택하십시오. "감사합니다", "친절합니다", "감사합니다, (감사합니다)"또는 "감사합니다, (진심으로)"는 마감 양식입니다. 비즈니스 이메일의 표준입니다. "안녕하세요, (최고,)", "안녕하세요"또는 "좋은 하루 되세요"는 친밀한 표현입니다. 그리고 덜 먼 느낌.
   • 이름을 입력하기 전에 서명을위한 4 줄의 공간을 만드십시오.
   • 감사합니다,
   광고

4 단계 중 3 : 편지 쓰기

1. 

   
   
   간단하고 간결합니다. 설득력있는 편지는 짧고 정중해야합니다. 기업가는 한 페이지 이상의 편지 나 성가신 어조의 편지를 거의 읽지 않습니다. 방황하지 마십시오. 명확하고 일관된 문장을 사용하십시오. 주제에서 벗어난 정보를 피하고 불필요하거나 미미하거나 과도한 정보를 제공합니다.
   • 지나치게 장황한 문장을 사용하지 마십시오. 매우 설득력있는 설명문을 사용해야합니다. 문장은 짧고 이해하기 쉽고 읽기 쉬워야합니다.
   • 너무 긴 단락을 작성하지 마십시오. 각 단락에 너무 많은 정보를 포함하지 마십시오. 독자가 편지를 읽을 때 우울함을 느끼게하거나 주제에서 벗어나거나 문제를 더 혼란스럽게 만들지 마십시오. 각 단락에서 밀접하게 관련된 정보를 고수하고 새로운 아이디어를 개발하기 시작할 때 다른 단락으로 이동하십시오.

2. 

   
   
   처음 두 문장에서 주요 아이디어를 설명하십시오. 가볍고 간단한 시작 문장으로 시작하세요. 처음 두 문장에 소원 (즉, 주요 아이디어)을 설명합니다.
   • 첫 번째 문단은 2-4 개의 문장으로 구성되어야합니다.

3. 

   두 번째 단락은 편지의 목적을 강조해야합니다. 이 단락에서 생각, 요구 사항 또는 목표를 설명하십시오. 구체적인 이유, 정보 또는 내용을 제공하는 대신 자신의 입장, 요점, 관심사 또는 요구 사항을 완전히 설명하고 문제의 중요성을 설명하십시오. 당신이 행동을 취하도록 강요하는 것이 당신에게 얼마나 영향력이 있는지.
   • 사실적인 문장으로 합리적이고 정중 한 방식으로 콘텐츠를 배열하는 것을 잊지 마십시오. 지나치게 감정적 인 언어 사용을 피하고, 강요된 단어를 사용하지 않으며, 독자에게 무례한 문장을 사용하지 마십시오 (여기에서 독자는 개인 또는 조직 일 수 있음). 상대방에게 무례 함을 보여주지 않습니다.

4. 

   다음 단락에서 뒷받침하는 요점을 만드십시오. 다음 몇 단락은 관련 정보와 추가 세부 사항을 제공하여 귀하의 요점을 정당화합니다. 논리적, 사실적, 합리적, 실용적 및 법적 세부 정보를 제공해야합니다. 감정적, 신념 또는 단순히 개인적인 욕구 인 의견을 제공하지 마십시오. 독자가 긴 이야기를 읽도록하지 마십시오. 포인트는 빠르고 정확하게 작성되어야합니다. 이를 달성하는 데 도움이되는 몇 가지 작은 전략은 다음과 같습니다.
   • 독자의 관심을 끌기 위해 실제 통계 및 이벤트를 인용합니다. 제시된 통계와 사실이 신뢰할 수 있고 합법적 인 출처에서 나온 것이며 통계와 사실이 원래 컨텍스트에서 정직하게 적용되고 있는지 확인하십시오. .
   • 연구 전문가를 인용하여 그들이이 문제에 대해 당신과 비슷한 견해를 가지고 있음을 보여주고 반대측의 견해에 반대하십시오. 이 전문가들은 자신이 연구하는 분야에서 신뢰할 수있는 위치를 가져야하며 문제의 문제에 대해 지적 할 수 있어야합니다.
   • 귀하의 요청이 승인되어야하는 이유를 제공하십시오. 누군가에게 무엇인가를 요청하는 것보다 더 효과적으로 마음을 바꿀 수 있도록 무언가를해야한다고 믿는 이유를 누군가에게 설명함으로써 설득하는 방법. . 현재 상황과 변경해야하는 이유를 설명하십시오.
   • 요구 사항에 대해 말하는 문제에 대한 세부 정보, 사양 및 이해를 제공하십시오. 문제를 해결하기위한 과거의 노력이나 조치의 부족을 언급합니다.
   • 문제의 문제와 관련된 증거에는 예가 첨부되어야합니다. 독자가 문제의 중요성을 보게 할 증거를 제시하십시오.
   • 단락에서 언급 할 내용을 제한하는 것을 잊지 마십시오. 귀하의 사례와 상황을 간단하게 설명하십시오. 세부 사항에 너무 깊지 않지만 충분한 핵심 내용을 제공해야합니다. 가장 관련성이 높은 통계, 전문가 및 추천 글 만 선택하십시오.

5. 

   상대방의 의견을 반박하십시오. 누군가를 효과적으로 설득 할 수있는 열쇠는 반대 의견에 도전하는 것입니다. 독자의 불쾌한 주장이나 질문을 예측하고 싶다면 편지에 언급 할 수 있습니다. 반대편과 공통점을 찾거나 설득력있는 견해를 제시하여 의견을 뒷받침하십시오.
   • 자신의 의견 차이와 상대방을 공개적으로 인정해야합니다. 그것들을 숨기려고하면 논쟁이 약해질뿐입니다. 대신 상대방과 공통점이있는 가치, 경험 및 문제를 강조하십시오.
   • 판단적인 언어를 사용하지 마십시오. 너무 많은 감정을 말로 표현하면 논쟁의 공정성이 떨어집니다. 너무 많은 부정성과 판단력이 담긴 편지는 독자의 의견 동의를 방해 할 수 있습니다.

6. 

   요청을 다시 반복하여 청구하십시오. 메시지 끝에서 요청이나 의견을 반복하십시오. 이 단락에서는 해결책을 제안하거나 문제 해결을위한 조치를 취할 수 있습니다. 이 서신에 대해 전화, 이메일 또는자가 점검을 통해 후속 조치를 취할 것임을 서신에 언급하십시오.
   • 잘 정립 된 문장으로 끝나는 것은 독자가 당신에게 의지하도록 설득하거나 적어도 당신의 관점에서 문제를 더 명확하게 볼 수 있도록 도와줍니다.
   • 자신의 솔루션이나 방법을 가져 오십시오. 타협에 동의하거나 양측이 한 발 물러서십시오. 독자에게 당신이 한 일과 상황을 다루기 위해 무엇을 준비하고 있는지 보여주십시오.
   광고

4/4 부 : 최종 단계

1. 

   오류를 확인하십시오. 철자 오류와 잘못된 문법 구조는 독자에게 당신에 대한 나쁜 인상을주는 첫 번째 것입니다. 기사에 오류가 없을 때만 독자는 기사가 전달하고자하는 내용과 아이디어에 집중할 수 있습니다. 보내기 버튼을 누르기 전에 문자를 여러 번 다시 읽으십시오. 편지가 잘되는지 들으려면 큰 소리로 읽으십시오.
   • 필요한 경우 다른 사람에게 편지의 맞춤법 오류를 검사하도록하십시오 (또는 맞춤법 검사 소프트웨어를 사용할 수 있음).

2. 

   실제 서명으로 서명하십시오. 이메일 대신 편지를 보내는 경우 직접 서명하십시오. 이것은 편지를 개인화하고 편지가 귀하가 작성했는지 확인하는 데 도움이됩니다.

3. 

   다른 중요한 사람들을 복사하십시오. 회사 또는 다른 조직의 다른 사람이 귀하의 편지를 읽어야하는 경우 사본을 보내십시오. 이것은 보낼 사람의 동일한 수를 인쇄하고 실제 사본에 서명하고 보내는 것을 의미합니다.

4. 

   발신자는 사본을 보관해야합니다. 언제 전송되었는지와받는 사람의 정보와 함께 기록을 항상 기록해 두십시오. 문제가 해결 될 때까지 문제를 해결하기 위해 다음에 수행해야 할 작업을 기록해 둡니다. 광고

조언

• 공식적인 형식으로 작성해야합니다. 편지를받는 사람은 당신이 일상적이거나 비공식적 인 대화 언어를 사용한다면 당신을 신뢰하지 않을 것입니다.형식적인 언어를 사용하면 의미없는 속어를 사용하는 것보다 더 정중 한 편지를 만드는 데 도움이됩니다!
• 부드러운 언어를 사용하십시오. 사람들은 그들에게 친절한 사람들을 돕는 경향이 있습니다.
• 주제에서 벗어난 것이 아닙니다. 말하는 주제와 관련이없는 추가 정보를 추가하지 않도록주의하십시오. 대신 관련 콘텐츠에 충실하고 문제를 복잡하게 만들지 마세요. 실제 사실을 사용하여 눈에 띄게 만드십시오.
• 단계, 작업 또는 제안 중 일부를 명확하게 표시해야하는 경우 중간 단락에 글 머리 기호 만 사용하십시오.
• 표준 영어를 사용하여 편지를 쓰십시오 (영어권 국가의 경우). 이것은 텍스트 나 소셜 미디어가 아닙니다. 이것은 공식적인 편지입니다. 약어, 속어, 그림 이모티콘으로 메시지를 전달할 수 있습니다.
• 회사 또는 에이전트의 인식에 따라 초점 포인트를 조정합니다. 비영리 단체와 대기업은 다르게 생각할 수 있습니다.
• 독자들이 당신에게 빚진 것이 있고 당신에게 무언가를 요구하는 것처럼 대하지 마십시오. 대신 친절하고 전문적인 언어로 설득하십시오.