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• 단계로
• 2 단계 중 1 부 : 보고서 설정
• 2/2 부 : 종합하기

상태 보고서는 집안일처럼 보일 수 있지만 실제로 작성하는 것은 경영진과 소통 할 수있는 좋은 기회가 될 수 있습니다. 작업중인 프로젝트에 관계없이 프로젝트의 예산과 진행 상황을 설명하는 구체적인 세부 정보를 제공하는 데 집중해야합니다. 가장 중요한 정보는 처음에 요약에 적으십시오. 그런 다음 결과 및 과제 측면에서 프로젝트를 설명하는 주요 세부 사항을 계속 진행합니다. 짧지 만 유익한 정보를 제공하면 경영진이 기뻐합니다.

단계로

2 단계 중 1 부 : 보고서 설정

1. 비용과 시간표에 집중하십시오. 작업중인 프로젝트에 관계없이 관리자는 예산 및 진행 상황에서 상황이 어떻게 진행되고 있는지 알고 싶어합니다. 프로젝트가 재정적으로 어떻게 진행되고 있는지에 대한 정보를 수집하는 보고서를 설정합니다. 또한 프로젝트가 제 시간에 제대로 진행되고 있는지 여부에 대한 의견을 남기십시오.
2. 문제에 대해 정직하십시오. 프로젝트 비용 및 진행 문제가 있다는 것을 알고 있다면 숨기지 마십시오. 그것은 나중에 더 큰 문제로 이어질 것입니다. 대신, 이러한 문제가 잘 진행되고있는 일과 어떤 관련이 있는지 생각해보십시오.
   • 예를 들어, 프로젝트에 1,000 개의 티셔츠를 1,000 달러에 생산하고 배송하는 것이 포함되어 있다면 300 개만 만들었지 만 이미 500 달러를 썼다면 염려 할 수 있습니다.
   • 또한 일정보다 2 일 앞서 자신을 발견하고 그것에 대해 언급 할 수 있습니다.
3. 문제에 대한 해결책을 제시하십시오. 상태 보고서의 목적 중 일부는 관리자가 다음 단계를 결정하도록 돕는 것입니다. 발견 한 특정 문제에 대한 해결책을 제안하여 도움을 줄 수 있습니다. 보고서를 설정할 때 솔루션이 비용 및 진행 상황과 어떤 관련이 있는지 메모하십시오.
   • 예를 들어, 티셔츠 사업이 일정보다 앞당겨 예산이 뒤처 졌다면이를 생산량을 늘리고 균형을 맞추는 이유로 볼 수 있습니다.

2/2 부 : 종합하기

1. 보고서에 제목을 지정하십시오. 간단한 요약, 제목 및 날짜로 서면 보고서를 시작하십시오. 상태 보고서는 짧아야하므로 별도의 제목 페이지에있을 필요가 없습니다. 이메일로 보고서를 제출하는 경우, 관리자가 이메일의 내용을 알 수 있도록 명확한 제목으로 충분합니다.
   • "Parker Transport 2017 년 8 월 보고서"와 같은 것은 괜찮습니다.
   • 보고하는 기간을 명확하게 알 수 있도록 항상 데이터를 제공하십시오.
   • 회사에서 특정보고 형식을 사용하는 경우 해당 형식도 사용해야합니다.
2. 요약부터 시작하십시오. 관리자는 바쁘고 가장 중요한 정보를 즉시 확인해야합니다. 보고서의 시작 부분에있는 몇 줄은 예산과 진행 상황에서 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 간략하게 설명하는 문제의 핵심으로 이동합니다.
   • 관리자가 보고서를 읽고 처음 몇 분 동안 모든 정보를 볼 수 있는지 확인하십시오.
   • 예를 들어,“Parker Transport가 현재 일정보다 앞서 있습니다. 예산의 50 %를 지출하고 제품의 30 %를 생산했습니다. 생산을 가속화하여 비용을 절감 할 수 있습니다.”
   • 관리자가 처음에 보는 것에 만족한다면 이미 충분히 알고있을 수 있습니다. 요약에 문제를 나타내는 내용이 있으면 보고서 아래의 관련 정보로 빠르게 이동할 수 있습니다.
3. 가장 관련성이 높은 세부 정보를 입력하세요. 이정표와 주요 데이터를 중심으로 지금까지 가장 중요한 결과를 나열합니다. 활동보다는 결과 측면에서 관리자에게 알립니다.
   • 예를 들어,“우리의 프로덕션 리더 인 Frank와 Sandra는 잘 해냈습니다. Frank는 항상 아주 일찍 거기에 있고 Sandra 's는 항상 모든 것을 제 시간에 생산할 수 있도록 마지막으로 떠납니다.”
   • 대신 핵심 데이터를 강조하십시오. "프로덕션 리더 (Frank 및 Sandra)가 하루에 2 시간 씩 생산 시간을 늘 렸기 때문에 일정보다 20 % 앞서 있습니다."
4. 사실을 정리하십시오. 여기에서 관리자의 스타일에 맞게 보고서를 조정할 수 있습니다. 관리자의 업무 방식을 알고 있다면 그에 따라 보고서를 수정할 수 있습니다. 확실하지 않은 경우 잘 아는 스타일로 짧고 직접적인 요약에 집중하십시오.
   • 관리자가 큰 이야기를보고 싶다면 한 장의 이름을 "결과", 다른 "도전", 세 번째 "솔루션"으로 지정할 수 있습니다.
   • 시간순으로보기를 좋아하는 관리자의 경우 "이번 주 진행 상황"장에 이어 "다음 단계"를 참조하십시오.
5. 총알을 사용하십시오. 관리자는 필요한 정보를 빠르고 쉽게 읽을 수있는 방식으로 제공 받아야합니다. 단락이 너무 길어서 주요 정보를 읽고 위장 할 수 없습니다. 그러나 목록을 사용하면 보고서를 쉽게 검색 할 수 있습니다.
   • 관리자 나 회사가 구체적으로 완전한 서면 보고서를 요청하는 경우, 당연히 그 소원을 이행해야합니다.
6. 필요에 따라 시각적 요소를 추가합니다. 일부 관리자는 프로젝트 진행 상황을 설명하는 시각적 단서를 추가하는 것이 도움이된다고 생각합니다. 예를 들어, 비용에 대한 총알 옆에 초록색 표시등을 놓을 수 있습니다 (잘된다면 진행 상황에 대한 표시 등 옆에 주황색 표시 등).
7. 관리자에게 제출하기 전에 필요에 따라 보고서를 검토하고 수정하십시오. 철자 오류와 실행되지 않는 문장은 짧고 비교적 비공식적 인 상태 보고서에서도 유효하지 않습니다. 전자 맞춤법 및 문법 검사에만 의존하지 마십시오. 보고서를 짧고 직접적으로 유지하려면 제거 할 수있는 항목 (예 : 불필요한 부사 및 형용사)을 고려하십시오.
   • 예를 들어 "Marie와 Sam의 진정으로 훌륭한 노력 덕분에 최고의 달인 8 월 판매가 잘되고 있습니다."와 같은 문구는 피하십시오.
   • 훨씬 더 간결하게 말할 수 있습니다. "Marie와 Sam의 노력 덕분에 8 월 판매는 아직 최고입니다."
8. 다른 지침이없는 한 한 달에 한 번 이상보고하십시오. 회사는 매주 또는 격주와 같은 특정 기간에 따라 상태 보고서를 제공하도록 요청할 수 있습니다. 일반적으로 한 달에 한 번 이상보고하는 것은 관리자에게 정보를 제공하는 데 유용합니다. 상태 보고서가 언제 있어야하는지 확실하지 않으면 그에게 연락하십시오.
   • 관리자가 보고서를 덜 자주 받기를 원하면 당연히 요청한대로 할 것입니다.