고객에게 비즈니스 편지 쓰기

동영상: 영어 비지니스 이메일을 술술~ 쓰게 해주는 100 문장 💻 | 이영시

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단계로
2 단계 중 1 : 비즈니스 서신 작성
2/2 부 : 비즈니스 서신 쓰기
팁

사업을 운영 할 때 아마도 고객에게 편지를 써야 할 것입니다. 새로운 이벤트 또는 특별 제안에 대해 알려주거나 비즈니스를 대신하여 불만이있는 고객에게 응답해야 할 수도 있습니다. 편지의 이유가 무엇이든 항상 전문적인 어조를 사용하십시오.

단계로

2 단계 중 1 : 비즈니스 서신 작성

전문적인 레터 헤드를 사용하십시오. 비즈니스 서신은 회사를 나타냅니다. 따라서 독특하고 고품질이어야합니다. 회사 로고 또는 브랜드도 그 위에 있어야합니다.
- Microsoft Word의 레이아웃으로 레터 헤드를 만들 수 있습니다. 레터 헤드에 기존 로고 또는 브랜드를 사용해야합니다.
워드 프로세싱 프로그램을 엽니 다. 항상 컴퓨터에서 비즈니스 편지를 작성해야합니다.
- 새 문서를 만들고 문서 여백을 1 인치로 설정합니다.
- Times New Roman, Georgia 또는 Ariel과 같은 serif 글꼴을 사용하십시오. 글꼴 크기는 12보다 크지 않고 10보다 작지 않아야합니다. 글자는 잘못된 글꼴이나 크기로 인해 읽기 어렵지 않아야합니다.
- 단일 간격을 사용해야합니다.
블록 모양을 사용하십시오. 블록 양식은 비즈니스 서신의 가장 일반적인 형식입니다. 또한 작업하기 가장 쉽습니다. 각 제목은 왼쪽 여백에 있어야하며 각 제목 뒤에 공백이 있어야합니다. 비즈니스 서신은 위에서 아래로 시작하여 다음 제목이 있어야합니다.
- 현재 날짜 또는 편지를 보낸 날짜. 날짜는 귀하와 수취인의 기록에 사용할 수 있으므로 중요합니다. 그런 다음 합법적으로 사용할 수도 있습니다. 따라서 날짜가 정확한지 확인하십시오.
- 보낸 사람의 주소입니다. 이것은 표준 주소 형식으로 형식화 된 귀하의 주소입니다. 주소가 이미 레터 헤드에있는 경우이 단계를 건너 뛸 수 있습니다.
- 수취인의 주소입니다. 이것은 편지를 쓰는 사람의 이름과 주소로 구성됩니다. Mr. / Mrs. 사용은 선택 사항입니다. 예를 들어 Nina de Vries에 글을 쓰는 경우 Mevrouw 부분을 생략 할 수 있습니다.
- 서문. "Dear Mrs. de Vries"또는 "Dear Nina de Vries"일 수 있습니다. 누가 편지를 읽을 지 확실하지 않은 경우 "친애하는 선생님 또는 부인"을 사용하십시오. "L.S."를 사용할 수도 있지만 누가 편지를 읽을 지 모르는 경우 마지막 수단으로 만 사용할 수 있습니다.
- 편지의 본문. 이 기사의 뒷부분에서 이에 대해 더 중점적으로 설명하겠습니다.
- 서명과 함께 편지의 마감. "Sincerely"또는 "Sincerely"일 수 있습니다.

2/2 부 : 비즈니스 서신 쓰기

타겟 고객이 누구인지 결정하십시오. 편지의 어조는 대상 청중에 관계없이 항상 전문적이어야합니다. 그러나받는 사람에 따라 언어 나 단어 선택을 변경해야 할 수도 있습니다. 다른 회사의 인사 부서에 글을 쓰는 경우에는보다 공식적인 언어를 사용해야합니다. 그러나 특정 클라이언트에게 글을 쓰는 경우 좀 더 캐주얼하거나 캐주얼 한 언어를 사용할 수 있습니다.
- 목표 그룹을 결정한다는 것은 목표 그룹을 명확하게 할 수 있음을 의미합니다. 독자가 이해하지 못하는 용어는 사용하지 마십시오. 예를 들어, 고객은 회사의 우주 프로그램에 사용되는 약어를 모르기 때문에 편지에 사용하지 마십시오.
- 좋은 비즈니스 서신을 작성하는 황금률은 명확하고 간결하며 예의를 갖추는 것입니다.
첫 번째 문장에서 편지의 목적을 표시하십시오. 편지의 목적을 고려하십시오. 고객에게 새 위치를 알리기위한 것입니까? 미납 청구서 또는 미결제 잔액을 고객에게 상기시키기위한 것입니까? 아니면 고객의 불만에 대응하기 위해? 이 목표를 염두에두고 독자에게 편지의 내용을 즉시 알릴 수있는 첫 번째 문장의 초안을 작성하십시오. 편지의 목적에 대해 모호하지 마십시오. 간단합니다.
- 사업주로서의 의견을 표명하려면 "나"로 시작하십시오. 회사 또는 조직을 대신하여 글을 쓸 때 "우리"를 사용하십시오.
- 다음과 같은 직접적인 진술에 초점을 맞 춥니 다. "이 편지를 통해 귀하에게 알리고 싶습니다"또는 "이 편지를 통해 귀하에게 요청하고 싶습니다". 사업주로서 편지를 쓰는 경우 "I"진술서를 사용할 수도 있습니다. 예 : "다음으로 인해 연락 중입니다."또는 "최근에 ...에 대해 더 알고 싶습니다."
- 예를 들어 (사업주로서) 지난달 미지급 계정에 대해 Nina de Vries에게 편지를 쓴 경우 다음과 같이 시작할 수 있습니다. "2015 년 3 월부터 계정에 미결제 잔액이있어이 편지를 통해 연락드립니다. . "
- 또는 회사의 직원으로서 회사의 우주 프로그램에 대한 고객의 불만에 응답하면 "우리는 화성에 대한 우주 프로그램에 대한 불만을 접수했습니다."라고 편지를 시작할 수 있습니다.
- 고객에게 대회에서 우승했거나 교육 과정에 참가했음을 알리기 위해 편지를 쓸 수도 있습니다. 다음과 같은 문장으로 시작하십시오. "알려 드리겠습니다 ..."또는 "알려 드리고 싶습니다 ..."
- 나쁜 소식을 전해야한다면 "알려 드려 죄송합니다 ..."또는 "세심한 고려 끝에 ...하지 않기로 결정했습니다."와 같은 문장으로 시작하십시오.
수동태 대신 능동태를 사용하십시오. 일반적인 언어에서 우리는 종종 수동적 인 형태를 사용합니다. 그러나 수동적 인 형식은 당신이 작성하는 것을 지루하고 혼란스럽게 만듭니다. 적극적인 양식은보다 적극적인 어조를 설정하기 때문에 비즈니스 서신에서 훨씬 더 효과적입니다.
- 수동적 형태의 예는 다음과 같습니다 .`` 어떤 특정 불만 사항을 해결할 수 있습니까? ''문장의 제목 인 고객 ( '당신')은 문장의 시작 부분이 아니라 문장의 끝 부분에 있습니다. 문장의.
- 활성 양식의 예는 "불만 사항을 해결하기 위해 무엇을 할 수 있습니까?"입니다.이 버전의 문장은 활성 양식으로되어있어 독자가 훨씬 더 명확하고 이해하기 쉽습니다.
- 수동적 형식을 사용하면 실수 나 의심스러운 부분에주의를 기울이지 않고 메시지를 전달할 수 있습니다. 그러나 이것을 사용하십시오. 일반적으로 활성 양식은 비즈니스 서신에서 훨씬 더 효과적입니다.
해당되는 경우 독자와의 이전 이벤트 또는 대화를 지적하십시오. 이달 초 Nina de Vries에 연락하여 미납 청구서에 대한 경고를 받았을 수 있습니다. 또는 지난달 회의에서 한 고객이 우주 프로그램에 대해 불만을 표명했을 수도 있습니다. 이미 독자와 상호 작용 한 적이 있다면이를 인정하십시오. 독자에게 이전 연락처를 상기시켜주고 비즈니스 서신이 더 시급하고 중요해 보이게합니다.
- "미납 청구서에 대한 편지에서 계속"또는 "3 월에 지불 해 주셔서 감사합니다"와 같은 문구를 사용하십시오. 또는 "5 월 컨퍼런스에서 우주 프로그램에 대한 귀하의 입장에 대해들을 수있어 매우 도움이되었습니다."
요청하거나 도움을 제공하십시오. 정중하게 요청하거나 협력 관계의 형태로 도움을 제공함으로써 독자에게 긍정적 인 분위기를 조성하십시오.
- 고객에게 청구서 지불을 요청하는 사업주라고 가정 해 보겠습니다. "가능한 한 빨리 미납 청구서를 정산 해 주시면 감사하겠습니다."와 같은 문구를 사용하십시오.
- 회사를 대신하여 글을 쓰고 있다고 가정 해 보겠습니다. 다음과 같은 문장을 사용하십시오. "귀하와 인사 담당자 간의 대면 회의를 주선 해 드리겠습니다."
- 독자가 가질 수있는 질문이나 우려 사항에 답할 수도 있습니다. "귀하의 계정에 관한 질문이나 우려 사항에 대해 기꺼이 답변 해 드리겠습니다."또는 "프로그램에 대한 자세한 내용을 알려 주시겠습니까?"와 같은 문구를 사용하십시오.
편지를 닫습니다. 자신과 독자를위한 클릭 유도 문안을 추가하십시오. 특정 날짜 이전에 지불을 요청하거나 독자와 공식 약속을 잡는 것에 대한 메모 일 수 있습니다.
- 앞으로 수취인을 언급하는 문장을 추가하십시오. "다음 주 예산 회의에서 뵙기를 기대합니다."또는 "본사를 방문하는 동안이 문제에 대해 더 논의하기를 기대합니다."
- 편지에 추가 할 문서에주의하십시오. "첨부 파일에서 미결제 청구서를 찾을 수 있습니다."또는 "첨부 파일에서 우주 프로그램 사본을 찾을 수 있습니다."와 같은 문장을 추가하십시오.
- 마지막 문장으로 편지를 끝내십시오. 고객 또는 고객에게 "감사합니다"를 사용합니다.
- 당신이 모르는 사람들에게 형식적인 편지에 "진심으로"를 사용하십시오.
- 잘 아는 사람이나 함께 일하는 사람에게 글을 쓸 때는 "안부"또는 "안부"만 사용하십시오.
편지를 다시 읽으십시오. 글자에 철자 오류로 가득 차 있으면 정확한 서식과 단어가 모두 헛된 것입니다!
- 수동형의 사용을 기록하고 문장을 능동형으로 변경하십시오.
- 길고, 불분명하고, 복잡한 문장에주의를 기울이십시오. 비즈니스 서신에서는 일반적으로 적은 것이 더 많으므로 가능하면 문장 길이를 줄이십시오.