콘텐츠

• 단계
• 방법 1/9: 의제 개발
• 방법 2/9: 초대장 보내기
• 방법 3/9: 회의 장소 준비
• 방법 4/9: 회의에 필요한 도구 제공
• 방법 5/9: 설문지 또는 설문지 준비
• 방법 6/9: 회의 알림 보내기
• 방법 7/9: 일정에 맞게 회의 시작
• 방법 8/9: 회의 주제에 충실
• 방법 9/9: 가능한 한 많은 질문에 답변

회의를 중재하거나 조직하는 사람은 누구나 이 팁을 활용할 수 있습니다. 주최자의 책임에는 참가자를 초대하고 가능한 한 효율적으로 작업하는 데 필요한 모든 것을 제공하는 것이 포함됩니다.주최자는 회의 진행 과정에 대해서도 책임이 있습니다. 그는 회의 주제에 최대한 집중해야 하며 참가자가 회의 규칙에 대해 개인적으로 이야기하지 않도록 해야 합니다. 이 자료는 회의를 조직하고 운영하는 데 도움이 되어 성공적인 회의가 될 것입니다.

단계

방법 1/9: 의제 개발

1. 1 회의 시작 및 종료 시간과 각 문제에 대한 토론 시간 제한을 지정합니다. 회의 참가자는 이를 귀하의 호의로 받아들입니다.
2. 2 조직의 사람들이나 회의를 소집하는 사람에게 어떤 주제가 의제에 포함되어야 하는지 묻고 각 문제에 대한 간략한 설명도 요청하십시오.

방법 2/9: 초대장 보내기

1. 1 초대장을 보내는 가장 좋은 방법은 이메일을 보내는 것입니다. 특히 직원에게 이메일 기능과 캘린더 및 미리 알림을 결합한 프로그램이 있는 경우에는 더욱 그렇습니다.
2. 2 좌석 예약 마감일을 지정합니다. 이렇게 하면 누락된 자료를 준비하기 위해 회의를 중단하지 않도록 필요한 양의 리소스를 준비할 수 있습니다.

방법 3/9: 회의 장소 준비

1. 1 원활한 회의를 위해서는 방을 제대로 준비해야 합니다. 회의에 자주 사용되는 공간(예: 호텔 방 또는 전용 서비스)을 임대할 때 현지 직원이 공간 준비의 뉘앙스를 잘 알고 있다고 믿을 수 있습니다.
   • 강의 배치 - 강사가 주의의 중심에 오도록 의자를 정렬합니다. 이러한 배치는 주요 목적이 일부 정보를 전달하는 것인 경우 특히 효과적입니다.
   • 연극 배치 - 상설 회의장은 방 앞쪽에 설치됩니다(연사와 전문가가 앉는 테이블). 다른 참가자들의 의자 배치는 강당과 흡사하다.
   • 학교 배치 - 회의 참가자가 말하는 동안 메모를 할 수 있도록 테이블이 일련의 의자 앞에 설정됩니다. 초점은 스피커에 있습니다.
   • 라운드 테이블. 참가자가 별도의 팀으로 활동하고 그룹 또는 개별 참가자 간의 아이디어 교환을 촉진하려면 이 배열을 선택하십시오.
   • U자 모양의 테이블을 설치하세요. 이것은 참가자들이 서로를 보고 필요에 따라 상호 작용할 수 있는 회의실 스타일입니다.
   • 청중과의 소통이 포함된 공개 회의를 계획하고 있다면 스피커를 중앙에 두고 의자를 원에 배치하세요.

방법 4/9: 회의에 필요한 도구 제공

1. 1 완전한 회의 준비에는 펜, 노트북, 작업 보조 도구, 유인물 및 회의 중에 필요할 수 있는 모든 것이 포함됩니다.
2. 2 질문을 위한 공간을 따로 두십시오. 참가자가 질문을 적거나 접착식 종이 스티커를 사용하여 붙일 수 있는 포스터 또는 보드가 될 수 있습니다. 회의 참가자는 특정 시간에 질문에 대한 답변을 받고 회의가 더 원활하게 진행된다는 것을 알게 됩니다.
3. 3 긴 회의 참가자를 위해 음료와 간식을 준비하십시오. 짧은 회의의 경우 각 테이블에 물병과 과자 ​​한 그릇을 올려 놓는 것으로 충분합니다.

방법 5/9: 설문지 또는 설문지 준비

1. 1 회의 참가자는 회의 직후에 품질을 평가하거나 1~2일 이내에 설문지를 작성하여 이메일로 보낼 수 있습니다.
2. 2 평가 시트와 설문지를 통해 참가자가 회의를 어떻게 인식했는지 확인할 수 있습니다.

방법 6/9: 회의 알림 보내기

1. 1 참가자 등록 마지막 날 또는 그 1~2일 전에 알림이 전송됩니다.
2. 2 누군가가 계획을 변경하여 강제로 참여를 철회한 경우 보고하도록 요청하십시오.

방법 7/9: 일정에 맞게 회의 시작

1. 1 회의에 늦게 오는 사람은 "따라잡을" 수 있지만 다른 사람을 기다리게 하는 것은 무례한 것으로 간주됩니다.
2. 2 회의를 시작할 때 휴식 및 점심 시간, 화장실 위치, 회의 참가자가 질문할 수 있는 장소와 방법을 포함한 조직적 공지를 합니다.

방법 8/9: 회의 주제에 충실

1. 1 회의 주최자는 참가자에게 회의 주제를 안내해야 합니다. 관련 주제에 대해 외출을 허용하면 작업 일정을 방해할 위험이 있습니다.
2. 2 정해진 휴식시간과 점심시간을 지킨다.

방법 9/9: 가능한 한 많은 질문에 답변

1. 1 회의 참가자로부터 질문을 수집합니다. 가능한 한 많은 사람들의 관심을 만족시킬 수 있도록 응답에 충분한 시간을 허용하십시오.
2. 2 회의 후에는 다른 사람 앞에서 말하기가 부끄러운 회의 참가자나 대면 토론이 필요한 특정 문제가 있는 사람들이 접근할 수 있도록 손이 닿는 거리에 있어야 합니다.
3. 3 회의 참가자들에게 설문지나 체크리스트를 작성하도록 상기시키고 회의에 참석해 주셔서 감사합니다.