작가:
Eugene Taylor
창조 날짜:
15 팔월 2021
업데이트 날짜:
1 칠월 2024
콘텐츠
많은 사람들이 공식적인 이메일 작성을 매우 꺼립니다. 일반적으로 이메일을 사용하여 개인 및 비공식 메시지를 보냅니다. 교사, 고용주, 고객, 정부 기관 또는 기타 공식 대상에 이메일을 보내야하는 경우 따를 수있는 몇 가지 간단한 지침이 있습니다. 메시지를 명확하고 간결하게 유지하고 일반적으로 허용되는 스타일, 어조 및 서식 표준을 따릅니다. 이메일을 보내기 전에 읽고 확인하는 것을 잊지 마십시오.
단계로
3 가지 방법 중 1 : 올바른 형식 선택
중립적 인 이메일 주소를 사용하십시오. 사용자 이름, 닉네임 또는 닉네임이 아닌 실제 이름의 변형 인 이메일 주소를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 추가 숫자 나 문자없이 이름 만 포함하는 이메일 주소를 만들려면 마침표 및 / 또는 하이픈 또는 하이픈을 사용할 수 있습니다. - 예를 들어 [email protected]과 같은 이메일 주소는 전문적이지 않습니다. 반면 [email protected] 주소는 훨씬 더 진지한 인상을줍니다.
전문적인 글꼴을 고수하십시오. 대부분의 전자 메일 서비스 공급자는 다양한 글꼴 및 레이아웃 스타일 중에서 선택할 수 없습니다. 어느 쪽이든 Times New Roman 또는 Arial과 같은 글꼴을 사용하여 공식 이메일에서 전통적인 스타일을 고수하는 것이 가장 좋습니다. Comic Sans 또는 Old English와 같은 장식용 글꼴을 사용하지 마십시오. 또한 다음 사항에 유의하십시오. - 글꼴 크기 12와 같이 읽기 쉬운 글꼴 크기로 이메일을 입력합니다.
- 이메일의 내용 및 목적과 관련하여 사용이 정당화되지 않는 한 기울임 꼴, 강조 표시 또는 다색 글꼴과 같은 특수 스타일은 사용하지 마십시오.
- 모든 텍스트를 대문자로 쓰지 마십시오. 모든 것을 대문자로 입력하면받는 사람에게 소리를 지르는 것처럼 보입니다.
짧고 정확한 주제를 선택하십시오. 제목에서 이메일의 내용을 정확히 설명하는 키워드를 몇 단어 이하로 사용하십시오. 이렇게하면 이메일에 제목이 없거나 너무 모호한 제목 또는 이메일이 중요하지 않다는 인상을주는 제목이 있기 때문에 독자가 메시지를 간과하는 것을 방지 할 수 있습니다. - "질문", "내가 보낸 메시지"또는 "중요한 주제에 대한 이메일"과 같은 주제는 너무 모호하거나 중복되어 완전히 쓸모가 없습니다.
- 반면에 "일정, 손님 목록, 점심 기본 설정 및 3 월 12 일 회의 개요"와 같은 주제는 너무 길어서 처리 할 수 없습니다. 또한이 제목은 여러 주제를 다룹니다.
- "Meting Damage to Escalator March 12"와 같은 제목은 짧고 명확합니다. 그는 수신자에게 단일 주요 주제와 해당 날짜를 가리 킵니다.
3 가지 방법 중 2 : 메시지 작성
적절한 인사말을 선택하십시오. 항상 적절한 인사말로 공식 이메일을 시작하십시오. 수취인에게 이름으로 전화하는 것이 가장 좋습니다 (알고있는 경우). 원칙적으로 공식 이메일의 인사말은 항상 "Dear ..."로 시작하고 그 뒤에 제목 (선생님 / 부인), 사람의 성 및 쉼표가 이어집니다. 이메일 주소를받는 사람을 이미 알고있는 경우 "Dear ..."다음에 이름을 입력하여 인사말을 시작할 수 있습니다. - 귀하의 이메일 주소를받는 사람의 이름을 모를 경우 "Dear Sir / Madam", "Dear Chairman / Dear Board"또는 필요한 경우 "Tower it 관심 대상"과 같은 인사말을 사용하십시오.
- "Hello", "Hi", "Goodbye"또는 기타 캐주얼 한 인사말로 이메일을 시작하지 마십시오.
필요한 경우 첫 번째 단락에서 자신을 소개하십시오. 귀하의 메시지가 신규 고객, 지원하려는 회사의 채용 및 선택 부서장 또는 지방 자치 단체의 공무원과 같이 현재 기존 관계가없는 사람에게 전달되는 경우 먼저 말하십시오. 당신이 누구이며 당신의 메시지에 대한 이유가 무엇인지. 이메일 시작 부분에서 한두 문장으로이 작업을 수행하십시오. - 예를 들어, 잠재적 인 고용주에게 이메일을 보내려면 "제 이름은 Erik van Raam입니다. 이 이메일의 이유는 CarrièreXYZ.nl 웹 사이트에 언급 된 행정 보조직에 지원하고 싶기 때문입니다. "
가장 중요한 정보부터 시작하십시오. 자신을 소개하고 메시지의 이유를 요약 한 후 이메일 본문으로 이동할 수 있습니다. 가장 중요한 정보를 거의 맨 위에 놓으십시오. 이렇게하면받는 사람의 소중한 시간을 존중하고 전자 메일의 목적을 신속하게 명확하게 할 수 있습니다. - 예를 들어, 정부 기관의 공무원에게 편지를 보내는 경우 가장 먼저 "제 이름은 Aletta van Raam입니다. 검찰청 웹 사이트에서 귀하의 이메일 주소를 찾았습니다. 교통 위반과 관련하여 2009 년 12 월 31 일에 접수 된 소환장에 대해 질문하기 위해 편지를드립니다. "
그것이 어떤 것인지 직접 말하십시오. 공식적인 이메일에서는 예의를 지키는 한 직접적이라고해도 전혀 문제가되지 않습니다. 덤불을 돌아 다니다 보면 독자의주의가 약해져서 독자가 원하는 것이 무엇인지 정확히 결정하기가 더 어려워집니다. - 예를 들어, 선생님에게 이메일을 보내는 경우 "저는 Diana Franssen입니다."와 같이 불필요한 내용으로 공간을 낭비하지 마십시오. 나를 아십니까? 화학 221은 현재 제가 가장 좋아하는 과목입니다. 강의가 구성되는 방식이 마음에 듭니다. 나는 항상 모든 것을 완벽하게 따를 수 있고 시험에서 무엇을 기대해야하는지 항상 정확히 알고 있습니다. 시험에 대해 말하자면 다음 시험 주에 대해 물어보고 싶었습니다. "
- 대신 다음과 같이 작성하는 것이 훨씬 더 명확합니다. "제 이름은 Diana Franssen이고 여러분과 함께 Chemistry 221에 참석하고 있습니다. 다가오는 시험 시간에 발생할 수있는 충돌에 대한 질문으로 여러분에게 편지를 쓰고 있습니다."
짧게 유지하세요. 지정된 길이의 이메일에 대한 표준 규칙은 없습니다. 그럼에도 불구하고 이메일의 경우 한 화면 (노트북 또는 PC)의 최대 길이를 유지하는 것이 가장 좋습니다. - 이메일이 비교적 긴 경우 여러 개의 짧은 단락으로 나눕니다. 각 단락의 시작 부분을 들여 쓰는 대신 두 단락 사이에 빈 줄을 삽입합니다.
언어를 형식적으로 유지하십시오. 전문적인 맥락에서 공식적인 이메일을 작성하기 때문에 당연히 좋은 인상을 남기고 싶어합니다. 완전한 문장과 정중 한 문구를 사용하십시오. 다음과 같은 것을 피하십시오. - 속어
- 불필요한 약어 또는 축약
- 이모티콘과 스마일
- 저속한 언어
- 농담
이메일을 제대로 닫으십시오. 인사말에 적용되는 내용은 마무리에도 적용됩니다. 여러 가지 허용되는 방법으로 공식 이메일을 닫을 수 있습니다. 마감 아래에 항상 귀하의 이름과 직위를 포함하십시오. 이메일 내용에 따라 다음 폐쇄 중 하나 이상을 사용할 수 있습니다. - "답장을 기다리고 있습니다."
- '진심으로,'
- '진정으로,'
- ‘미리 감사합니다.’
- '친절한 감사'
3/3 방법 : 보낼 이메일 준비
포함 할 첨부 파일을 추가하십시오. 이메일에 특정 첨부 파일을 포함해야하는 경우 이메일 본문에 해당 첨부 파일을 나열하여 수신자에게 이메일에 첨부 파일이 있음을 알립니다. 첨부 파일의 수와 크기를 작게 유지하고 기존의 널리 호환되는 파일 형식을 선택하십시오. - 예를 들어, "첨부 됨 이력서 및 포트폴리오 사본을 PDF 형식으로 보내 드리겠습니다."와 같은 주석을 추가하십시오.
철자 및 문법 오류가 있는지 이메일을주의 깊게 확인하십시오. 이메일 서비스 제공 업체 나 워드 프로세싱 프로그램의 맞춤법 검사기에 맹목적으로 의존하지 마십시오. 이메일을 크게 읽거나 다른 사람에게 확인을 요청하는 것은 오타, 철자 오류 또는 불명확 한 문장을 고르는 좋은 방법입니다. 
이메일에 기밀 정보가 없는지 확인하십시오. 이메일은 100 % 안전한 통신 시스템이 아닙니다. 전자 메일 서버가 해킹 될 수 있으며 수신자가 의도적 으로든 아니든 다른 사람과 공개하고 싶지 않은 정보를 공유 할 수 있다는 점을 기억하십시오. - 이메일에 비밀번호, 계정 번호 또는 기타 기밀 정보를 포함하지 마십시오.
