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• 단계로
• 2 가지 방법 중 1 : 기본 사항
• 2 가지 방법 중 2 : 콘텐츠
• 팁

요약은 비즈니스 문서에서 가장 중요한 부분입니다. 다른 사람들이 읽을 첫 번째 (그리고 종종 유일한) 부분이자 당신이 써야하는 마지막 부분입니다. 전체 문서에 대한 간략한 개요로, 문서를 읽는 바쁜 사람들을 한눈에 읽을 수있는 양과 취해야 할 조치를 한 눈에 보여주기 위해 고안되었습니다.

단계로

2 가지 방법 중 1 : 기본 사항

1. 요약은 비즈니스 부분에 대한 간략한 개요임을 이해하십시오. "간략한"과 "개요"가 여기에있는 단어입니다. 요약은 결코 포괄적이지 않으며 원본을 대체하는 것도 아닙니다. 요약은 원본 문서의 10 %를 초과 할 수 없습니다. 5 %에서 10 % 사이를 얻으십시오.
   • 요약은 발췌와 다릅니다. 발췌는 독자에게 개요와 방향을 제공하고 요약은 요점을 더 많이 표현하고 방향을 제공합니다. 추출은 학술 논문에서 더 자주 사용되며 비즈니스 목적으로 더 많이 사용됩니다.
2. 스타일 및 구조에 대한 지침을 준수하는지 확인하십시오. 대부분의 영향력있는 요약 출처는 특정 스타일 및 구조 지침을 적용해야한다는 데 동의합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
   • 단락은 짧고 간결해야합니다.
   • 요약은 원본 보고서를 읽지 않고도 이해할 수 있어야합니다.
   • 요약은 텍스트가 작성된 청중에게 적합한 방식으로 작성되어야합니다.
3. 문제를 정의하십시오. 요약은 공급망 관리 또는 해외 마케팅 캠페인과 관련된 명확한 문제를 정의해야합니다. 개념적 문제를 거의 이해하지 못하는 기술자가 기본 문서를 작성하는 경우가 많기 때문에 명확한 문제 정의는 요약에서 특히 중요합니다. 문제가 명확하고 이해하기 쉬운 단어로 작성되었는지 확인하십시오.
4. 솔루션을 제공하십시오. 문제는 항상 해결책이 필요합니다. 명확한 목표 (및 원인 자금 조달 이유)를 제공하려면 문제를 효과적으로 해결하는 방식으로 솔루션을 제시해야합니다. 문제가 명확하게 정의되지 않은 경우 솔루션도 의미가 없습니다.
5. 문서를 더 쉽게 탐색 할 수 있도록 이미지, 글 머리 기호, 제목을 사용합니다. 요약은 에세이가 아닙니다. 긴 텍스트 블록 일 필요는 없습니다. 이해도를 높이면 올바른 방향으로 가고있는 것입니다.
   • 동상. 고객 문제의 본질을 정확하게 강조하는 잘 표현 된 이미지는 요약의 핵심을 명확히 할 수 있습니다. 시각적 인 자극은 종종 분석만큼 효과적입니다.
   • 열거. 긴 정보는보다 관리하기 쉬운 목록으로 나눌 수 있습니다.
   • 앞면. 필요한 경우 제목 아래 요약에서 주제를 구성하십시오. 이렇게하면 독자가 요약을 시작할 때 추적 할 수 있습니다.
6. 요약을 신선하고 전문 용어가없는 상태로 유지하십시오. 전문 용어는 이해의 적입니다. 비즈니스 세계에서 꽤 인기가 있습니다. "인터페이스", "레버리지", "핵심 역량"등과 같은 단어는 모두 피해야하는 단어입니다. 그들은 진정한 의미를 모호하게 만들고 요약을 모호하고 불특정하게 만듭니다.

2 가지 방법 중 2 : 콘텐츠

1. 원본 문서로 시작하십시오. 요약에는 다른 문서가 요약되어 있으므로 관리 가능하고 유익한 버전으로 압축하려면 원본에 익숙해야합니다. 원본 문서가 보고서, 사업 계획, 제안서, 매뉴얼 또는 그 밖의 어떤 것이 든, 문서를 살펴보고 주요 사항을 찾으십시오.
2. 간략한 개요 작성 회사가 문서를 지원하는 목적이나 원본 문서 자체의 목적은 무엇입니까? 범위는 무엇입니까?
   • 예: Women World Wide는 가정 폭력에 대한 효과적인 해결책과 가정 폭력 피해자를위한 지원 네트워크를 제공함으로써 전 세계의 모든 여성을 연결하는 것을 목표로하는 비영리 단체입니다. 캐나다 앨버타에있는 본사에서 운영하고 있으며 전 세계 170 개국의 여성으로부터 추천을 받았습니다.”
3. 들리는 참가자를 제공하십시오. 이것은 아마도 요약에서 가장 중요한 부분 일 것입니다. 하나 또는 두 개의 문장으로 독자에게 귀하의 비즈니스에 대한 특별한 점을 분명히해야합니다. 요약을 읽는 사람들의 관심, 거래 또는 협력의 가치가있는 이유는 무엇입니까?
   • 아마도 마이클 조던은 당신의 고객이고 트위터에서 당신의 제품을 무료로 선전했습니다. Google과 파트너 관계를 맺었을 수도 있습니다. 방금 특허를 받았거나 대량 주문을 받았을 수도 있습니다.
   • 때로는 짧은 인용문이나 누군가의 경험으로 충분합니다. 청중의주의를 끌고, 가능한 한 사례를 존중하며, 독자를 문서의 나머지 부분으로 끌어들이는 것입니다.
4. 더 큰 문제를 정의하십시오. 요약의 첫 번째 실제 부분은 문제에 대한 논의이므로 제품 또는 서비스에서 해결중인 문제를 설명하십시오. 문제가 가능한 한 명확하게 설명되었는지 확인하십시오. 잘못 정의 된 문제는 설득력이 없어 보이며 가장 큰 영향을 미치는 솔루션을 제공하지 않습니다.
   • 예 :“로스 앤젤레스는 교통 체증으로 막혀 있습니다. 워싱턴 DC 시내 이후 로스 앤젤레스의 교통 체증은 미국에서 최악입니다. 그것은 단지 성가신 일이 아닙니다. 교통으로 인한 스모그와 오염은 사람들의 생산성을 저하시키고 천식 수준을 높이며 천천히 그러나 확실히 심각한 건강 문제를 야기합니다. LA에는 운전할 수있는 나이보다 많은 차가 있습니다.”
5. 고유 한 솔루션을 생각해보십시오. 큰 문제는 쉬운 부분입니다. 이제 독자에게 큰 문제에 대한 해결책을 가지고 있다고 설득해야합니다. 이 두 가지 성분을 제시 할 때 당신은 훌륭한 아이디어의 길을 걷고있는 것입니다.
   • 예 :“이노텍은 신호등 사전 분류 차선에 특허받은 '스마트 루프'를 설치하여 출퇴근 시간을 단축하는 획기적인 교통 관제 시스템을 설계했습니다. 불을 켜고 그 기지에 봉사하십시오. 운전자는 더 이상 신호등 앞에 몇 분 동안 서있을 필요가 없으며 다른 쪽의 녹색 표시등은 제로 차량이있는 행을 나타냅니다.”
6. 시장 기회에 대해 이야기합니다. 업계에 대한 통계를 포함하여 큰 문제를 확장하십시오. 당신보다 더 큰 척하지 마십시오! 의료 기기 산업이 연간 1,000 억 달러의 가치가 있다는 사실은 새로운 의료 기기가 해당 산업의 일부에만 서비스를 제공하기 때문에 의미가 없습니다. 현실적인 시장 점유율로 잘라내십시오.
7. 고유 한 판매 제안의 이름을 지정하십시오. 여기에서 고유 한 솔루션에 대해 자세히 설명합니다. 귀사의 제품 또는 서비스가 경쟁 제품보다 나은 이유는 무엇입니까? 가정 간호 조직에서 간호 전문가 대신 집에있는 사람들에게 의사를 보내거나, 미리 계획 할 필요가 없도록 같은 날 사람들에게 서비스를 제공하기 때문일 수 있습니다. 당신이 특별한 이유를 설명하십시오.
   • 예 :“Intellilight에는 집에 아무도 없을 때 즉시 감지하는 부가가치가 있습니다. 빈 방에 불이 계속 켜져 있으면 방에서 움직임이 감지되는 즉시 자동으로 꺼졌다가 다시 켜집니다. 이것은 전기 요금에 대한 고객의 비용을 절약하고 에너지를 덜 낭비합니다. "
8. 필요한 경우 비즈니스 모델에 대해 이야기하십시오. 일부 요약에는 비즈니스 모델이 필요하지 않습니다 (예 : 비영리 조직에는 일반적으로 비즈니스 모델이 없음). 그러나 비즈니스에 하나가있는 경우 비즈니스 모델은 명확하고 따르기 쉬워야합니다. 실제로, 당신은 "사람들이 지갑에서 돈을 주도록하는 방법은 무엇입니까?"라는 질문에 답하고 있습니다. 특히 요약에서 모델을 단순하게 유지하십시오. 간단한 요약 만 있으면됩니다.
9. 필요한 경우 관리 팀에 대해 이야기하십시오. 일하는 분야에 따라 이것은 요약에서 가장 중요한 부분 중 하나가 될 수 있습니다. 투자자 나 은행가는 아이디어가 아니라 팀을 신뢰합니다. 아이디어는 쉽게 떠 올릴 수 있지만 이러한 아이디어를 구현하는 것은 강력한 팀에 의해서만 가능합니다. 팀이 비즈니스 계획을 실행할 수있는 경험과 지식이있는 이유를 즉시 보여주십시오.
10. 시장, 비즈니스 모델 및 과거 실적을 기반으로 청구를 뒷받침하는 재정 지원 및 예측을 제공합니다. 당신은 아래에서 위로 재정적 인 그림을 개발해야합니다. 이러한 예측의 요점은 건전한 가정을 기반으로 재무 그림을 그릴 수있는 능력과 능력을 나타내는 것입니다.
    • 투자자 그룹을위한 계획을 세울 때, 이것에 너무 많은 시간을 소비하지 마십시오. 그들은 당신이 얼마나 많은 돈을 벌 수 있는지 알지 못하기 때문입니다. 투자자는 일반적으로 재무 상황에 따라 결정을 내리지 않습니다. 그들은 궁극적으로 자신의 재정적 결정을 내립니다.
11. 천천히 그러나 확실하게 귀하의 요청에 응답하십시오. 지금은 요약의 목적에 따라 투자 또는 대출을 요청할 때입니다. 회사가 가치를 추가하는 이유를 다시 설명 할 수 있습니다. 독자에게 해결하려는 큰 문제와 가능한 시장 점유율을 상기 시키십시오. 마지막으로, 팀과 업무 수행 능력을 다시 한 번 강조하십시오. 귀하의 비즈니스를위한 다음 중요한 이정표에 도달하는 데 필요한 금액을 물어보십시오. 포기할 주식 수 또는 지불 할이자를 표시하지 마십시오. 이것은 나중에 개인적인 협상에서 이루어져야합니다.
12. 요약을 다시 읽으십시오. 기본 사항을 작성했으면주의 깊게 읽으십시오. 요약을주의 깊게 확인해야합니다. 다시 읽으면서 연극의 청중에 대해 생각하십시오. 새로운 참조가 설명되고 해당 주제에 익숙하지 않은 사람에게 해당 언어가 명확하게 설명되어 있는지 확인하십시오. 필요한 경우 다시 작성하십시오.
    • 다른 사람이 다음 사항에 특별한주의를 기울이고 새로운 관점으로 요약을 읽도록하십시오.
      • 명쾌함. 단어가 명확하고 아이디어가 더 명확하며 요약 전문 용어가 없습니까?
      • 결함. 문법, 구두점 및 맞춤법 오류가 여전히 존재할 수 있습니다. 누군가가 숫자와 통계를 다시 확인하도록하는 것도 좋은 생각입니다.
      • 힘. 아이디어가 흥미로운 제안으로 번역됩니까? 제안이 실패하면 어디에서 실패합니까?
      • 통일. 어떤 부분이 잘 어울리지 않나요? 어느 것?

팁

• 요약 내용이 바쁠수록 더 적게 읽 힙니다.
• 대부분의 워드 프로세싱 소프트웨어에서 사용할 수있는 문서 템플릿으로 시작할 수 있는지 확인하십시오.
• 이 네 가지 구성 요소는 다양한 비즈니스 환경에서 요약에 사용할 수도 있습니다.