콘텐츠

• 단계
• 파트 1/3: 각서의 스타일과 언어 선택
• 파트 2/3: 메모 작성 준비
• 파트 3/3: 메모 작성

메모는 회사 내에서 정보를 전달하는 전 세계적으로 인정되는 방법입니다. 서비스 노트는 두 회사 간의 통신에도 사용할 수 있습니다. 메모는 전문적이어야 하며 정보를 명확하게 전달해야 합니다. 메모를 작성한 적이 없다고 걱정하지 마십시오. 이 기사에서 방법을 알려줄 것입니다.

단계

파트 1/3: 각서의 스타일과 언어 선택

1. 1 비공식적인 언어를 사용하지 마십시오. 메모의 언어는 단순하지만 형식적이어야 합니다.
   • "안녕하세요! 드디어 금요일이다! 한 가지 중요한 사항을 말씀드리고 싶습니다."
   • 대신 다음과 같이 작성하십시오. "이 메모는 Project 319의 진행 상황에 대한 최신 정보를 제공합니다."
2. 2 메모에는 중립적인 어조를 유지하십시오. 지나치게 감정적이고 주관적이지 마십시오. 주장을 할 때 사실과 증거에 의존하기 위해 최선을 다하십시오.
   • 예를 들어, 다음과 같이 작성해서는 안 됩니다. "금요일에 원하는 대로 일을 하면 우리 모두가 훨씬 더 행복해질 것입니다."
   • 대신 모든 직원이 금요일에 평상복을 입고 싶어하는지 여부와 이것이 기업 윤리에 어떤 영향을 미치는지 조사하십시오.
3. 3 신호 문구를 사용하십시오. 증거를 제시하거나 출처를 인용할 때는 적절한 문구를 사용해야 합니다.
   • 예: "우리 데이터에 따르면 ..." 또는 "수행된 연구에 따르면 ...".
4. 4 적당한 글꼴과 크기를 선택하십시오. 메모는 읽기 쉬워야 하므로 지나치게 작은 글씨는 사용하지 마십시오. 11 또는 12가 표준 글꼴 크기입니다.
   • Times New Roman과 같은 간단한 글꼴 스타일도 선택해야 합니다. Comic Sans와 같은 재미있거나 멋진 글꼴로 메모를 작성하지 마십시오(그렇게 하면 사람들이 비웃을 것입니다!).
5. 5 표준 필드를 사용합니다. 2.5cm 여백은 메모의 표준이지만 일부 텍스트 편집기에는 여백이 큰 메모 템플릿(예: 3cm)이 포함될 수 있습니다.
6. 6 서비스 노트는 한 줄 간격으로 작성됩니다. 단락과 섹션 사이에 빈 줄을 두십시오.
   • 단락을 들여쓰지 마십시오.

파트 2/3: 메모 작성 준비

1. 1 (직장에서) 중요한 일에 대해 여러 사람에게 알려야 하는 경우 메모를 보내십시오. 정보를 전송했다는 사실을 문서화해야 하는 경우 한 사람에게 보낼 수도 있습니다.
   • 그러나 어떤 경우에는 원하는 사람들과 이야기하는 것이 더 좋습니다.
   • 또한 일부 정보는 서면으로 전송할 수 없습니다.
2. 2 전송된 정보에 따라 메모의 내용과 형식이 다를 수 있습니다. 대부분의 메모에는 다음 정보가 포함되어 있습니다.
   • 문제에 대한 새로운 아이디어나 해결책.예를 들어 초과 근무 비용 계획 문제를 해결하는 방법을 알고 있다면 메모에 적어 상사에게 보내십시오.
   • 명령. 예를 들어, 메모를 보내는 것은 부서에서 주최하는 다가오는 회의에서 책임을 분담하는 효과적인 방법입니다.
   • 보고서. 동료에게 최근 이벤트를 알리거나 프로젝트에 대한 새로운 정보를 알리거나 연구 결과에 대한 보고서를 제출하기 위해 메모를 보낼 수도 있습니다.
3. 3 아마도 당신은 많은 프로젝트를 진행하고 있으며 메모로 공유하고 싶을 것입니다. 그렇게해서는 안됩니다. 서비스 노트에는 하나의 특정 문제(주제, 프로젝트 등)에 대한 정보가 포함되어 있습니다.
   • 메모는 짧고 유익하며 읽기 쉬워야 합니다. 따라서 한 가지 주제에만 집중함으로써 정보를 읽고 고려하도록 할 수 있습니다.
4. 4 메모의 내용과 스타일은 대상 독자에 따라 다르므로 누가 메모를 읽을지 생각하십시오.
   • 예를 들어 중요한 날짜를 계획하는 동료를 위한 메모 스타일과 진행 보고서와 함께 상사를 위한 메모 스타일은 매우 다릅니다.

파트 3/3: 메모 작성

1. 1 메모의 제목을 지정합니다. 제목 문서에 대한 비즈니스 서신의 일반적인 관행입니다.
   • 예를 들어 페이지 상단에 "메모" 또는 "메모"라고 쓰십시오.
   • 제목을 중앙에 배치하거나 페이지 왼쪽을 누를 수 있습니다. 이전에 받은 메모를 보고 형식을 복사하는 것이 가장 좋습니다.
2. 2 메모의 제목을 작성합니다. 여기에는 다음 정보가 포함되어야 합니다.
   • 받는 사람: 쪽지를 보내는 사람들의 이름과 직함을 쓰세요.
   • OT: 이름과 직위를 쓰세요.
   • 날짜: 연도를 포함하여 정확한 날짜를 작성합니다.
   • 주제: 메모 내용에 대해 짧지만 정확한 설명을 제공합니다.
   • "제목" 대신 "참조"라고 쓸 수 있습니다.
3. 3 메모를 받는 사람 목록에 메모를 보낼 모든 사람을 포함해야 합니다. 메모의 수신자를 메모의 정보에 영향을 받는 사람들로 제한합니다.
   • 문제가 소수의 사람들에게만 관련된 경우 부서나 회사의 모든 사람에게 메모를 보내지 마십시오.
   • 회사의 모든 직원에게 한 번에 메모를 보내면 메모가 폭격되어 자세히 읽지 않거나 전혀 읽지 않습니다.
4. 4 메모 수신자 목록에 전체 이름과 제목을 포함합니다. 상사와 짧은 다리를 놓고 있더라도 비즈니스 서신에서는 격식있는 어조를 고수하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 그의 사무실에 갈 때는 그를 "블라디미르"라고 부를 수 있지만 메모에서는 그를 "드미트리예프 씨" 또는 "블라디미르 니콜라예비치"라고 부르십시오.
   • 메모 수신자를 나열할 때 이를 염두에 두십시오. 전체 이름과 직위를 포함하십시오.
5. 5 다른 회사의 누군가에게 메모를 보내는 경우 올바른 연락 형식을 결정하는 것이 매우 중요합니다. 이 사람에 대한 정보를 찾는 데 시간을 할애하십시오. 아마도 이것은 그의 회사 웹 사이트에서 수행 할 수 있습니다.
   • 예를 들어, 그 사람이 박사 학위를 가지고 있다면 반드시 포함시키십시오.
   • 또한 이 사람이 가지고 있는 직위를 찾아 메모에 포함시키십시오.
6. 6 메모의 주제에 대해 생각해 보세요. 간결하고 간단해야 합니다.
   • 예를 들어, "신규 고객"은 다소 모호한 주제이며 누군가가 며칠 또는 몇 주 안에 귀하의 메모를 찾고자 한다면 찾기가 어려울 것입니다.
   • 최고의 주제는 "고객 확대 보고서"입니다.
7. 7 서비스메모에는 원칙적으로 인사말을 기재하지 않습니다. 그러나 원하는 경우 "Dmitriev 씨에게" 또는 "동료에게"로 메모 텍스트를 시작할 수 있습니다.
   • 메모는 짧고 유익해야 하므로 인사말을 생략할 수 있습니다.
8. 8 메모의 소개 섹션을 작성합니다. 그 안에 메모를 작성하고 보내는 목적을 명확하게 명시하십시오.
   • 예를 들어 "나는 ...에 편지를 쓰고 있습니다." 메모의 소개 부분에는 메모에 제공된 정보에 대한 간략한 개요가 포함되어야 합니다.
9. 9 소개 섹션은 짧아야 합니다. 세부 사항 및 기타 세부 사항을 제공 할 필요가 없습니다.
   • 여러 개의 짧은 문장(짧은 문단)의 서론 부분을 만드십시오.
10. 10 주요 정보의 표시 스타일을 결정합니다. 2~4개의 단락으로 묶어야 합니다. 프레젠테이션 스타일은 정보 자체에 따라 다릅니다.
    • 예를 들어, 중요도 순으로 또는 프로젝트가 세분화되는 프로세스에 따라 정보를 표시할 수 있습니다.
11. 11 서비스 노트는 독자가 정보를 쉽게 이해할 수 있도록 섹션(단락)으로 나누어야 합니다. 또한 섹션은 메모의 중요한 요점을 식별하는 데 도움이 됩니다.
12. 12 각 섹션의 제목을 지정하십시오. 단락의 제목은 포함된 정보를 명확하게 나타내야 합니다.
    • 예를 들어, 예정된 사무실 이전 메모를 새 사무실 위치, 장비 및 문서 포장 지침, 이전 일정과 같은 섹션으로 나눌 수 있습니다.
13. 13 각 섹션의 첫 번째 문장은 독자에게 이 단락의 내용을 알려야 합니다.
    • 노트의 개별 단락이나 섹션은 고려 중인 주제의 특정 요점에 초점을 맞춰야 합니다.
14. 14 중요한 사항을 강조하려면 목록이나 목록을 만드십시오. 이를 통해 독자는 요점에 집중하고 정보를 더 빨리 읽고 흡수할 수 있습니다.
15. 15 메모의 크기는 1-2페이지를 넘지 않아야 합니다.
    • 한 줄 간격과 단락 사이에 빈 줄이 있는 표준 메모 크기입니다.
16. 16 제시된 정보를 요약하는 단락을 포함하는 것을 고려하십시오. 대부분의 경우, 특히 짧은 메모를 작성한 경우에는 필요하지 않습니다.
    • 그러나 제시된 정보가 매우 복잡하거나 메모의 크기가 표준보다 크면 제시된 정보를 요약하는 작은 단락(즉, 요점)을 포함하는 것이 좋습니다.
17. 17 필요하지 않다고 생각하더라도 닫는 단락을 포함시키십시오. 다음을 고려하세요:
    • 메모의 목표는 무엇입니까? 독자들에게 무언가를 하도록 격려하시겠습니까? 직원이 정시에 보고해야 합니까? 그렇다면 마지막 단락에 이를 명확하게 명시하십시오.
    • 추가 조치가 필요하지 않은 경우 다음 결론을 작성하십시오. "이 문제에 대해 기꺼이 논의하겠습니다." 또는 "이 주제에 대해 질문이나 의견이 있으면 기꺼이 답변해 드리겠습니다."
18. 18 원하는 경우 메모 끝에 이름이나 서명을 넣으십시오(필수 사항은 아님). 그렇다면 다른 직원들로부터 받은 메모를 살펴보십시오.
    • 그들이 메모에 서명하면(예: "진심으로, Ivanov AA), 똑같이 하십시오.
    • 메모에 서명하고 싶지 않다면 문서 끝에 이니셜을 넣을 수 있습니다.
19. 19 표, 그래프 또는 보고서가 메모에 첨부된 경우 첨부 파일에 대해 미리 알림을 표시합니다. 이렇게 하려면 문서 끝에 "부록: 표 1"과 같이 씁니다.
    • 첨부 파일은 메모의 본문에 언급되어야 합니다.
    • 예를 들어, 새 사무실로의 이사를 앞두고 있다면 “우리는 분기 말까지 이사를 완료할 예정입니다. 자세한 이사 일정은 별표 1을 참조하세요."
20. 20 메모를 제출하기 전에 반드시 확인하십시오. 문장이 문법적으로 정확한지, 메모에 철자나 구문 오류가 없는지, 정보가 의미가 있는지 확인하십시오.
    • 먼저 확인한 후에 쪽지를 보내지 마십시오(물론 긴급한 쪽은 제외). 문서를 따로 보관하고 한 시간 후에 다시 확인하십시오. 아마도 이전에 놓친 새로운 오류와 부정확성을 발견하게 될 것입니다.
    • 메모에 기밀 정보가 포함된 경우 회사의 개인 정보 보호 정책을 확인하고 메모를 검토하고 확립된 규칙 준수에 대한 의견을 제시할 사람의 이름을 찾으십시오.